淺談民營企業檔案收集工作的重要性

劉永珍

摘 要：檔案是一筆寶貴的文化財富，是記錄發展、傳承文化、延續文明的重要載體。對于民營企業來說，做好檔案收集工作十分必要。基于此，文章從檔案收集工作的內容出發，詳細論述民營企業檔案收集的重要性，并探究檔案收集的途徑，旨在為民營企業提供參考。

關鍵詞：民營企業；檔案收集；重要性；途徑

檔案收集的意義非常的重大，在理論上說，收集是企業檔案管理的基石，收集是提高服務水平的階梯，收集是文件向檔案轉化的橋梁，收集是豐富和優化企業檔案館（室）藏的重要途徑，收集是開拓市場的前提和保障。因此，各大民營企業應做好檔案收集工作，為企業發展提供有力支撐。

1 檔案收集工作概述

檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在企業、個人手中有價值的檔案分別集中到企業檔案室和各級檔案館的工作。簡單來說，民營企業檔案收集主要包括以下三個方面：其一，接收本企業需要歸檔的檔案；其二，收集和接收現階段同行業企業具有長久保存價值的檔案；其三，收集和整理歷史檔案，包括歷代王朝檔案、民國檔案、革命時期檔案等。

2 民營企業檔案收集工作的重要性

2.1 收集是企業檔案管理的基石

檔案管理工作千頭萬緒，收集是民營企業檔案工作大廈的第一塊基石。俗諺說得好：良好開端是成功的一半。所以，收集工作效果如何直接影響到檔案工作的業績，決定了檔案館（室）在企業眾多管理職能部門中的“聲譽”。檔案收集工作做好了，不僅可以大大豐富館（室）藏，保存一定企業的發展軌跡，而且也為后續的檔案利用與信息資源開發提供了可能。保管檔案的目的是為了利用，有了豐富的館（室）藏，檔案利用者才能夠獲得需要的信息，從而提高檔案工作在他們心中的地位，使他們從感性上體會到檔案工作的重要性，理性地增強他們的檔案意識，使之在往后的日子里能夠更加積極主動地支持檔案工作。因此，企業檔案工作者，務必要對檔案收集工作有清晰的認識，花大力氣鋪好這塊基石。

2.2 收集是提高服務水平的階梯

檔案的收集整理、歸檔入庫，整個流程下來，所有的這些最終都是一個目的——“利用”。能夠服務社會、服務企業、服務個人。并且利用價值越大越好。大部分民營企業的核心檔案中，有一部分是黨群、經營和生產技術管理類的文件材料，這部分內容在業務流程中屬于文書崗位范疇，還有一部分的核心檔案是屬于人事檔案業務范疇的干部職工的人事檔案的收集。在長期的文件資料的收集中，收集人員兢兢業業，及時準確的收集。尤其是對于一些檔案意識比較淡薄的單位在收集的過程中，檔案員憑借良好的業務素質，在收集范圍中指向明確，堅持原則，及時跟進，能夠確保檔案的完整性。

2.3 收集是文件向檔案轉化的橋梁

文件材料是管理工作中自然產生的，但是轉化成檔案必須經過文書管理者的整理、立卷、報送、移交和檔案部門的收集、整理、建檔等環節。在整個轉化過程中，收集環節既屬于文書工作又屬于檔案工作，它是文書工作的最后一個環節，又是檔案工作的第一個環節，兩項工作在此疊加，分別以“交”和“接”的形式完成了文件向檔案的轉化，這個轉化過程也將企業各部門工作與檔案工作緊密地連接起來。所以，文件要轉化為檔案必須借助于“收集”這座橋梁。

2.4 收集是豐富和優化企業檔案館（室）藏的重要途徑

豐富館（室）藏的主要標準是：數量充分，質量優化，內容充實，結構合理。檔案工作既然是管理檔案為社會服務的專門事業，那么怎樣服務社會呢？從一定意義上說首先取決于檔案的藏量多少和質量高低。任何一所檔案館（室），它的館藏越豐富、越珍貴，年代越久遠，它就越能為社會做出更多的貢獻，更加受到社會的重視。在國外，有人把檔案館視為“歷史科學的糧倉”，并千方百計地收集各種有關文件經常充實這個“糧倉”。實踐經驗充分證明，一個檔案機構的收藏是否豐富，檔案是否完整，這是衡量檔案機構工作做得好與壞的一個重要標志；也是開展利用工作，特別是檔案館開放歷史檔案，開展編輯研究，出版檔案史料的一個前提條件。各級各類檔案機構如果都能竭力豐富自己的館藏，這對于保全祖國的歷史文化遺產，使之能為我國社會主義建設各項事業服務，無疑是具有重大意義的。不斷豐富館藏，應當始終作為收集工作的一個重要指導思想。

2.5 收集是開拓市場的前提和保障

近年來，中國經濟持續增長，民營企業逐漸增多，這種形勢下，市場競爭日趨激烈。各大民營企業認識到，在這種環境下，研究新課題，研發核心技術，開拓市場，是提升企業管理水平和影響力的重要舉措，是實現企業可持續發展的有效途徑。而新課題的研發和科研項目的進行，都離不開歷史數據的支撐，離不開對檔案材料的查詢，海量的檔案資源能夠幫助企業迅速找到亮點，激發研發人員靈感，為新課題的論點提供有力支撐，因此，要想開拓市場，在市場競爭中占據不敗之地，做好檔案收集工作十分必要。

3 民營企業檔案收集的有效途徑

3.1 建立檔案收集培訓班

培訓班是提升檔案收集人員工作水平的有效方式，因此，各大民營企業可以建立檔案收集培訓班，在培訓班上對各部門提出的企業管理中的資料問題進行分析解答，并推廣新的溝通方式，使各方人員可方便在群里及時溝通。

另外，信息檔案管理中心還應定期組織資料碰頭會、檔案培訓、現場檢查指導等活動，隨時對資料收集整理中遇到的問題進行溝通解決，確保項目檔案完整、準確、系統、規范和安全。

3.2 開展多渠道的檔案收集工作

對于企業而言，檔案收集渠道越多，接觸到的資料越多，收集到的資料也越多。因此，在檔案收集過程中，相關人員應開拓收集渠道，采取靈活多變的形式進行收集。現階段，大部分民營企業檔案收集渠道較為單一，只是通過走訪本單位的形式進行，這導致收集到的檔案資料有限，這種情況下，檔案收集部門應拓寬收集渠道，通過互聯網等方式進行收集，可以在日常工作、生活中關注微博、微信等新媒體，關注本行業發展趨勢，同時可以對其他企業的優秀檔案進行收集，進而豐富企業檔案庫，保證檔案的完整性。

3.3 完善相關的檔案管理制度

健全的企業檔案管理制度，是企業檔案資料收集工作順利開展的保障，可以確保企業檔案收集的及時性和完整性。因此企業管理者必須重視檔案管理工作制度的建立和健全，企業檔案管理工作者要從實際出發，根據自身企業的特點以及發展狀況制定適合本企業的檔案管理制度，并依法建檔。另外，民營企業檔案管理人員要定期對收集人員進行業務考核，加大對考核不及格人員的處罰力度，同時落實責任制，將收集工作落實到個人，一旦發現檔案收集工作出現問題，立即找到相關負責人，進而保證檔案收集工作的有效性，同時提升收集人員的責任意識和工作積極性。

4 結語

檔案收集工作是檔案管理的基礎和保障，是檔案管理工作進行的前提，因此，民營企業應認識到檔案收集的重要意義，積極探尋新的收集渠道，完善收集管理制度，全面提升收集的效率和質量，促使企業檔案管理向著信息化、數字化方向發展，促使企業走向現代化。

參考文獻

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