關于企業檔案管理體制改革的探討

陳艷君

摘 要：隨著市場經濟的發展，企業之間的競爭日趨激烈，企業在重視營銷手段和經營理念更新的基礎上，也更加重視公司的內部管理。近年來，隨著網絡技術和信息技術的發展，檔案管理方式逐漸創新，原有的企業檔案管理模式已經不能適應時代發展的需要，為此，只有推動企業檔案管理體制的深入改革，才能保證企業檔案管理水平提升與企業的發展步伐相一致，從而為企業發展提供不竭的動力。筆者在對企業檔案管理體制改革必要性進行分析的基礎上，對企業檔案管理體制改革的有效路徑和對策進行了分析，希望能夠為廣大企業提供有益參考。

關鍵詞：企業檔案；管理體制；改革；必要性；對策

作為企業內部管理的重要一環，企業檔案管理在企業發展中的意義重大，良好的企業檔案管理，對于企業的正確決策的制定以及企業內部文化的塑造有著積極的影響。在市場大環境下，企業的運轉效率不斷提升，辦公自動化、無紙化等新鮮事物不斷出現，在極大程度上改變了企業的工作體制和工作方式，然而對于企業檔案管理而言，這些新興的、便利的技術手段并沒有被及時運用到工作當中，導致我國企業檔案管理水平遲遲難以得到有效提升。基于此，筆者認為，檔案管理一定要與時俱進，加快推進管理體制的改革，從而有效促進企業的穩定和可持續發展。

1 企業檔案管理體制改革的必要性分析

1.1 企業檔案管理體制改革是提升檔案管理意識的必然要求

在以往的企業發展過程當中，“重經營而輕管理”的現象普遍存在，這種意識體現在企業的檔案管理當中，就表現為檔案管理水平不高，檔案工作的連續性不強，檔案的完整性、連續性欠缺，檔案價值的挖掘和開發嚴重不足。長久以來的這些問題的廣泛存在，使得目前我國企業內部的檔案管理已經完全不能適應時代發展與企業進步的現代化、信息化需求，檔案的價值不足以支持企業的可持續進步。為此，我們必須進行企業檔案管理體制的改革，在企業發展中充分尊重檔案管理工作、重視檔案管理工作，在全企業上下牢固樹立收集檔案、保護檔案、利用檔案的意識，并著重做好工作人員的素質提升，從而保證企業檔案管理水平的有效提升。

1.2 企業檔案管理體制改革是提升檔案管理效率的必要途徑

傳統的企業檔案管理方式，大多數時候只是依靠檔案管理部門的“單打獨斗”，相關工作人員要深入每一個部門的每一項工作當中，搜集有關企業營銷行為、活動組織、人事信息以及歷史沿革等等的文件，并對這些文件進行進一步的整理和歸檔。在這一過程當中，收集到的檔案類型不一、材料標準各異，這就給檔案工作帶來了很多的不便；此外，非專業的檔案管理部門認識不到檔案保存的重要性，因此對于一些需要入檔的材料隨意擺放，極容易導致相關資料的遺漏和丟失，給檔案管理工作帶來了極大的困難。進行企業檔案管理體制改革，就是要改變傳統的檔案管理模式，引入更加標準化、信息化和規范化的工作流程，并在全公司內部建立健全的檔案管理體系，真正使每一個部門都能參與到檔案管理工作當中，確保檔案資料的格式統一、整理方式統一以及提交路徑統一，從而在提高檔案管理工作效率的同時，加深檔案管理部門與企業其他職能部門的聯系，促進檔案管理工作的與時俱進與效能提升[1]。

1.3 企業檔案管理體制改革是使檔案價值真正作用于企業發展的重要方式

以往的企業檔案管理，大多是以收集和保存企業發展資料為目標，對于檔案的價值開發嚴重不足，很多檔案收集上來以后，要么進行非必要的加密，要么被束之高閣，導致檔案的查找和利用存在一定的難度。對企業檔案管理體制進行改革，就是要實現企業檔案的進一步對外開放，促使檔案資料信息效能的充分發揮。比如，將檔案利用到企業文化的塑造當中，通過專門的企業文化展廳的搭建，向客戶或者新入職員工進行企業發展檔案的相關展示，可以使客戶和員工更好地了解企業的內在，從而迅速拉近與企業的距離，形成與企業的情感共識，促進商業合作的達成，促進員工對于企業認同感的提升。

2 企業檔案管理體制改革的路徑及對策分析

創新是改革的動力，只有加快創新，才能真正發揮改革的效能，從而促進能力的提升。對于企業檔案管理體制改革而言，我們首先也是必須要做好的工作就是鼓勵創新、加快創新、落實創新，筆者從管理理念、工作方式以及人才培養三個方面，具體論述了改革中的創新思路及創新舉措。

2.1 創新檔案管理理念，提升企業檔案的服務屬性

隨著我國經濟的不斷發展以及對于發展理念認識的進一步深入，“共享”這一概念已經融入到我國社會各行各業的發展當中，成為社會的熱門詞匯。對于企業而言，“共享經濟”強調的是企業之間要加強溝通和協作，以資源的整合，促使雙方應有的更大利益的實現。作為企業內部管理中的重要一環，檔案在“共享經濟”的實現中功不可沒，做好檔案管理理念的創新，認識到檔案資料的共享價值，可以實現企業與友商之間的良好互動，從而幫助雙方實現更大的經營收益。為此，企業一定要高度重視檔案管理工作，并根據檔案的實際發展，不斷提升檔案資料的服務屬性，使其對內能夠促進正確決策的形成、促進良好的企業文化的形成；對外能夠提供有價值的商業信息，從而促進行業的協同發展，以便更好地為我國的經濟建設服務。企業要為檔案管理理念的創新創設良好的環境，不斷克服因循守舊的思想以及自我封閉的意識，逐步建立與市場經濟相適應的檔案工作運行管理機制，進一步提高檔案的對外開放程度，促使檔案更多地走向員工當中、走向友商當中、走向社會當中，增強檔案的社會影響力，不斷激發檔案的內在價值屬性，并為企業塑造良好的社會形象和社會口碑做出更大的貢獻[2]。

2.2 創新檔案工作方式，加快信息化技術手段在檔案工作中的推廣和應用

要逐步克服以往檔案工作“單打獨斗”的模式，要充分調動企業各個部門的積極性，使其認識到自身在提高企業檔案管理工作水平中的職責，從而在企業內部形成“上下聯動、齊抓共管”的檔案工作方式，促進檔案管理工作的提高。首先，企業要不斷完善內部的檔案管理系統，通過專業的檔案管理軟件的配備，實現檔案管理部門與其他部門之間的直接對口關聯，使檔案管理部門能夠時刻知悉各個部門的工作動態，從而及時將有價值的檔案催繳入件；其次，要進一步明確企業檔案管理的規范標準，使各部門在輔助檔案工作的過程當中，都能按照統一的規范進行材料的準備，從而有效減少檔案收集、入庫之后的工作量，防止出現系統不兼容的問題；第三，要加快企業檔案的信息化、電子化進程，并進一步簡化檔案管理中的程序，在做好現有新入檔案的電子化歸檔的基礎上，根據不同的門類要求以及線索特征，做好企業老舊檔案的整理和入庫工作，并通過信息技術的有效關聯，提升電子檔案資料之間的內在聯系性，以便更好地發揮檔案的使用價值。

2.3 創新人才培養方式，促進檔案管理效率的提升

人才是做好企業檔案管理工作的核心，也是保證企業檔案管理體制改革真正有所成效的重點。企業應不斷創新檔案人才的培養方式，通過專業檔案管理人員的招聘以及對現有人員進行新技術、新方法的培訓，不斷提升工作人員的在工作中的“戰斗力”。要不斷加強對于企業檔案管理人員的職業道德培訓，加強其對于檔案管理工作的責任心和積極性，從而保證檔案管理工作的高質量、高效率進行。此外，企業還可以將市場經營機制引入到檔案管理當中，通過必要的工作責任機制和獎懲機制的建立，促進企業檔案管理效率的有效提升[3]。

參考文獻

[1]劉葭.新時期如何推進企業檔案管理體制改革[J].卷宗，2014，（8）：66-66，67.

[2]陸丹.優化企業檔案管理體制改革的方法與對策思考[J].辦公室業務，2018，（5）：106.

[3]劉連軍.企業檔案管理體制改革策略之研究[J].卷宗，2018，（22）：3.