關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

陳艷君

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)在重視營(yíng)銷手段和經(jīng)營(yíng)理念更新的基礎(chǔ)上，也更加重視公司的內(nèi)部管理。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式逐漸創(chuàng)新，原有的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，為此，只有推動(dòng)企業(yè)檔案管理體制的深入改革，才能保證企業(yè)檔案管理水平提升與企業(yè)的發(fā)展步伐相一致，從而為企業(yè)發(fā)展提供不竭的動(dòng)力。筆者在對(duì)企業(yè)檔案管理體制改革必要性進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)檔案管理體制改革的有效路徑和對(duì)策進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)閺V大企業(yè)提供有益參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理體制；改革；必要性；對(duì)策

作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要一環(huán)，企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的意義重大，良好的企業(yè)檔案管理，對(duì)于企業(yè)的正確決策的制定以及企業(yè)內(nèi)部文化的塑造有著積極的影響。在市場(chǎng)大環(huán)境下，企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率不斷提升，辦公自動(dòng)化、無紙化等新鮮事物不斷出現(xiàn)，在極大程度上改變了企業(yè)的工作體制和工作方式，然而對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，這些新興的、便利的技術(shù)手段并沒有被及時(shí)運(yùn)用到工作當(dāng)中，導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)檔案管理水平遲遲難以得到有效提升。基于此，筆者認(rèn)為，檔案管理一定要與時(shí)俱進(jìn)，加快推進(jìn)管理體制的改革，從而有效促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理體制改革的必要性分析

1.1 企業(yè)檔案管理體制改革是提升檔案管理意識(shí)的必然要求

在以往的企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中，“重經(jīng)營(yíng)而輕管理”的現(xiàn)象普遍存在，這種意識(shí)體現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，就表現(xiàn)為檔案管理水平不高，檔案工作的連續(xù)性不強(qiáng)，檔案的完整性、連續(xù)性欠缺，檔案價(jià)值的挖掘和開發(fā)嚴(yán)重不足。長(zhǎng)久以來的這些問題的廣泛存在，使得目前我國(guó)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理已經(jīng)完全不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展與企業(yè)進(jìn)步的現(xiàn)代化、信息化需求，檔案的價(jià)值不足以支持企業(yè)的可持續(xù)進(jìn)步。為此，我們必須進(jìn)行企業(yè)檔案管理體制的改革，在企業(yè)發(fā)展中充分尊重檔案管理工作、重視檔案管理工作，在全企業(yè)上下牢固樹立收集檔案、保護(hù)檔案、利用檔案的意識(shí)，并著重做好工作人員的素質(zhì)提升，從而保證企業(yè)檔案管理水平的有效提升。

1.2 企業(yè)檔案管理體制改革是提升檔案管理效率的必要途徑

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，大多數(shù)時(shí)候只是依靠檔案管理部門的“單打獨(dú)斗”，相關(guān)工作人員要深入每一個(gè)部門的每一項(xiàng)工作當(dāng)中，搜集有關(guān)企業(yè)營(yíng)銷行為、活動(dòng)組織、人事信息以及歷史沿革等等的文件，并對(duì)這些文件進(jìn)行進(jìn)一步的整理和歸檔。在這一過程當(dāng)中，收集到的檔案類型不一、材料標(biāo)準(zhǔn)各異，這就給檔案工作帶來了很多的不便；此外，非專業(yè)的檔案管理部門認(rèn)識(shí)不到檔案保存的重要性，因此對(duì)于一些需要入檔的材料隨意擺放，極容易導(dǎo)致相關(guān)資料的遺漏和丟失，給檔案管理工作帶來了極大的困難。進(jìn)行企業(yè)檔案管理體制改革，就是要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，引入更加標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化的工作流程，并在全公司內(nèi)部建立健全的檔案管理體系，真正使每一個(gè)部門都能參與到檔案管理工作當(dāng)中，確保檔案資料的格式統(tǒng)一、整理方式統(tǒng)一以及提交路徑統(tǒng)一，從而在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，加深檔案管理部門與企業(yè)其他職能部門的聯(lián)系，促進(jìn)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)與效能提升[1]。

1.3 企業(yè)檔案管理體制改革是使檔案價(jià)值真正作用于企業(yè)發(fā)展的重要方式

以往的企業(yè)檔案管理，大多是以收集和保存企業(yè)發(fā)展資料為目標(biāo)，對(duì)于檔案的價(jià)值開發(fā)嚴(yán)重不足，很多檔案收集上來以后，要么進(jìn)行非必要的加密，要么被束之高閣，導(dǎo)致檔案的查找和利用存在一定的難度。對(duì)企業(yè)檔案管理體制進(jìn)行改革，就是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的進(jìn)一步對(duì)外開放，促使檔案資料信息效能的充分發(fā)揮。比如，將檔案利用到企業(yè)文化的塑造當(dāng)中，通過專門的企業(yè)文化展廳的搭建，向客戶或者新入職員工進(jìn)行企業(yè)發(fā)展檔案的相關(guān)展示，可以使客戶和員工更好地了解企業(yè)的內(nèi)在，從而迅速拉近與企業(yè)的距離，形成與企業(yè)的情感共識(shí)，促進(jìn)商業(yè)合作的達(dá)成，促進(jìn)員工對(duì)于企業(yè)認(rèn)同感的提升。

2 企業(yè)檔案管理體制改革的路徑及對(duì)策分析

創(chuàng)新是改革的動(dòng)力，只有加快創(chuàng)新，才能真正發(fā)揮改革的效能，從而促進(jìn)能力的提升。對(duì)于企業(yè)檔案管理體制改革而言，我們首先也是必須要做好的工作就是鼓勵(lì)創(chuàng)新、加快創(chuàng)新、落實(shí)創(chuàng)新，筆者從管理理念、工作方式以及人才培養(yǎng)三個(gè)方面，具體論述了改革中的創(chuàng)新思路及創(chuàng)新舉措。

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念，提升企業(yè)檔案的服務(wù)屬性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及對(duì)于發(fā)展理念認(rèn)識(shí)的進(jìn)一步深入，“共享”這一概念已經(jīng)融入到我國(guó)社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，成為社會(huì)的熱門詞匯。對(duì)于企業(yè)而言，“共享經(jīng)濟(jì)”強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)之間要加強(qiáng)溝通和協(xié)作，以資源的整合，促使雙方應(yīng)有的更大利益的實(shí)現(xiàn)。作為企業(yè)內(nèi)部管理中的重要一環(huán)，檔案在“共享經(jīng)濟(jì)”的實(shí)現(xiàn)中功不可沒，做好檔案管理理念的創(chuàng)新，認(rèn)識(shí)到檔案資料的共享價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)與友商之間的良好互動(dòng)，從而幫助雙方實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)營(yíng)收益。為此，企業(yè)一定要高度重視檔案管理工作，并根據(jù)檔案的實(shí)際發(fā)展，不斷提升檔案資料的服務(wù)屬性，使其對(duì)內(nèi)能夠促進(jìn)正確決策的形成、促進(jìn)良好的企業(yè)文化的形成；對(duì)外能夠提供有價(jià)值的商業(yè)信息，從而促進(jìn)行業(yè)的協(xié)同發(fā)展，以便更好地為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。企業(yè)要為檔案管理理念的創(chuàng)新創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，不斷克服因循守舊的思想以及自我封閉的意識(shí)，逐步建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的檔案工作運(yùn)行管理機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案的對(duì)外開放程度，促使檔案更多地走向員工當(dāng)中、走向友商當(dāng)中、走向社會(huì)當(dāng)中，增強(qiáng)檔案的社會(huì)影響力，不斷激發(fā)檔案的內(nèi)在價(jià)值屬性，并為企業(yè)塑造良好的社會(huì)形象和社會(huì)口碑做出更大的貢獻(xiàn)[2]。

2.2 創(chuàng)新檔案工作方式，加快信息化技術(shù)手段在檔案工作中的推廣和應(yīng)用

要逐步克服以往檔案工作“單打獨(dú)斗”的模式，要充分調(diào)動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門的積極性，使其認(rèn)識(shí)到自身在提高企業(yè)檔案管理工作水平中的職責(zé)，從而在企業(yè)內(nèi)部形成“上下聯(lián)動(dòng)、齊抓共管”的檔案工作方式，促進(jìn)檔案管理工作的提高。首先，企業(yè)要不斷完善內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，通過專業(yè)的檔案管理軟件的配備，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與其他部門之間的直接對(duì)口關(guān)聯(lián)，使檔案管理部門能夠時(shí)刻知悉各個(gè)部門的工作動(dòng)態(tài)，從而及時(shí)將有價(jià)值的檔案催繳入件；其次，要進(jìn)一步明確企業(yè)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使各部門在輔助檔案工作的過程當(dāng)中，都能按照統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行材料的準(zhǔn)備，從而有效減少檔案收集、入庫之后的工作量，防止出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容的問題；第三，要加快企業(yè)檔案的信息化、電子化進(jìn)程，并進(jìn)一步簡(jiǎn)化檔案管理中的程序，在做好現(xiàn)有新入檔案的電子化歸檔的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同的門類要求以及線索特征，做好企業(yè)老舊檔案的整理和入庫工作，并通過信息技術(shù)的有效關(guān)聯(lián)，提升電子檔案資料之間的內(nèi)在聯(lián)系性，以便更好地發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。

2.3 創(chuàng)新人才培養(yǎng)方式，促進(jìn)檔案管理效率的提升

人才是做好企業(yè)檔案管理工作的核心，也是保證企業(yè)檔案管理體制改革真正有所成效的重點(diǎn)。企業(yè)應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案人才的培養(yǎng)方式，通過專業(yè)檔案管理人員的招聘以及對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行新技術(shù)、新方法的培訓(xùn)，不斷提升工作人員的在工作中的“戰(zhàn)斗力”。要不斷加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)于檔案管理工作的責(zé)任心和積極性，從而保證檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率進(jìn)行。此外，企業(yè)還可以將市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)機(jī)制引入到檔案管理當(dāng)中，通過必要的工作責(zé)任機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立，促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率的有效提升[3]。

參考文獻(xiàn)

[1]劉葭.新時(shí)期如何推進(jìn)企業(yè)檔案管理體制改革[J].卷宗，2014，（8）：66-66，67.

[2]陸丹.優(yōu)化企業(yè)檔案管理體制改革的方法與對(duì)策思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（5）：106.

[3]劉連軍.企業(yè)檔案管理體制改革策略之研究[J].卷宗，2018，（22）：3.