新形勢下事業單位檔案管理的改革探討

黎麗華

摘 要：目前國內事業單位不斷加強信息化建設，改革轉型基本完成，其中檔案管理工作改革關系著事業單位的整體發展，應當給予高度重視。本文先對現階段事業單位檔案管理工作中存在的主要問題進行分析，并在此基礎上就如何加強管理和促進改革創新，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：事業單位；新形勢下；檔案管理；問題；對策

隨著社會經濟的快速發展，網絡科技逐漸向大眾生活領域深入。在當前信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化建設已成主流之勢。現階段國內很多事業單位的檔案數據管理工作，基本上都實現信息化、數字化，有效促進了事業單位的快速發展。

1 現階段事業單位檔案管理問題分析

在當前社會轉型的關鍵時期，雖然事業單位整體保持著良好的發展態勢，但是檔案管理工作中卻暴露出一些問題，具體分析如下：

1.1 對檔案管理重視度不夠

對于事業單位而言，其發展過程中會產生大量的檔案資料，而且其中很多信息數據都是直接關乎本單位的重大決策是否能夠準確做出。然而，對于純數字性的資料很少有人給予高度的重視，事業單位的工作人員甚至是檔案管理人員也不重視本職工作。實踐中可以看到，他們對于本單位的檔案管理認知也只是局限于相關資料和信息數據的收集以及管存等方面，甚至片面地認為檔案管理人員的工作只是負責資料的整理，屬于文職或者后勤類工作，沒有技術含量，也不能直接為單位創造效益，簡直不值一提。在這種思想觀念的影響下，事業單位的安全管理工作難見實效，其中一個很大的原因是單位領導以及管理層對此不重視，未能將其放在一個相對較高的位置對待。在該種情況下，事業單位的領導對檔案管理工作不予過問，因此投入也就不足，以致于檔案管理必須的硬件設施和基礎條件相對較差，影響檔案管理工作質量和效率。

1.2 檔案管理者的綜合素養有待提高

在部分人的眼中，檔案管理是非常簡單的工作，主要負責相關資料和信息的收集整理以及存儲等工作，這種觀念是片面的、錯誤的。事實上，事業單位的檔案管理工作非常的復雜，對工作的專業性要求非常的高，因此對檔案管理人員的綜合素養也有較高的要求，技能、經驗等都非常的重要。然而，從目前國內事業單位發展現狀來看，檔案管理部門的從業人員主要有兩種，一種是剛剛畢業的學生，沒有工作經驗，很多工作都需要摸索，同時部分年輕人沒有耐心，不能從大量的檔案資料中總結有價值的信息為事業單位的發展服務；另一種則是臨退休的老同志，雖然他們比較有耐心，但是不甘于從原來的崗位上調離，加之對檔案管理工作不甚了解，而且對現代先進的網絡技術手段掌握不到位，因此很大程度上難以勝任當前的崗位職務。

2 加強事業單位檔案管理的有效策略

目前國內為數不少的事業單位在檔案管理工作中經常會出現問題，在該種情況下需要提高人員素質以及采取先進的檔案管理模式和手段，突出創新的重要性。基于以上對現階段事業單位檔案管理工作中存在的主要問題分析，筆者認為要想加強檔案管理和提高管理效率，應當從以下幾個方面著手：

2.1 提高思想重視度，強化人員培養

思想是行動的指南，要求加強事業單位檔案管理，就必須先從思想上真正重視起來，而根據事業單位的特點來不斷提高檔案管理重視度。在當前的形勢下，事業單位應當不斷提高對檔案管理人員的教育與培訓，采取先進的經驗和理念來提高管理人員的積極性與主動性，對檔案管理人員加強培訓。同時，還要立足實際，建立健全管理體系，以此來確保能夠有效滿足事業單位檔案管理標準與要求。值得一提的是，事業單位若想進一步加強對檔案管理人員的專業能力培養，就必須定期開展專項培訓活動，準確把握檔案管理流程，以此來提高事業單位檔案管理工作效率。 建立多渠道、多層次以及重實效的檔案人才培訓與考核機制，并以此為基礎來逐步提高人員綜合素質和業務技能。同時，檔案管理部門應當對檔案管理形式優化改進，保證其能夠有效滿足時代要求，促進事業單位可持續發展。

2.2 創新管理機制和優化提升檔案管理能力

針對現階段事業單位檔案管理中的問題，檔案資源應用效益非常的差，新形勢下對管理人員提出了更高的要求。正所謂無規矩不成方圓，在事業單位檔案管理工作中應當不斷創新和改進管理機制，并且通過管理制度的切實執行來提高檔案管理水平。檔案管理人員應當采用標準化的檔案管理流程和方案，嚴格按照“三嚴三實”的要求，結合實際情況，由領導干部組織并建立標準化檔案資料錄入標準以及日常管理規章，各方面應當合理分工，并且加強協作，將檔案管理工作目標進行科學的分解，采取階段性實施方法；同時，還要對檔案資源進行優化整合與共建共享，即檔案資料的網上查詢便捷、人性化，管理制度必須覆蓋技術體系、資源構建以及重要檔案資料的查詢權限和無紙化運用等多個方面。同時，還要制定切實可行的配套措施和機制，為事業單位檔案管理工作的標準化以及規范化發展創造有利條件。

2.3 健全和改進事業單位檔案管理方式和方法

在新的歷史形勢下，應當不斷加快檔案管理現代化、信息化建設。基于以上建立的檔案管理制度，應當嚴格落實這些機制，這是提高檔案管理水平根本，為此需創新和改進方式方法，加強現代化建設。實踐中，我們應當根據事業單位檔案信息化建設要求，制定管理標準和方法，并在此基礎上確定信息化系統平臺搭建的功能要求以及相關技術規范。同時，還應當立足實際，制定信息和網絡安全管理機制，本著依法治檔原則，為基礎項目檔案管理工作的信息化建設提供制度保障。比如，制定電子案卷質量以及數字檔案接收標準，這有利于保證電子檔案歸檔質量。同時，還要制定網絡整理、著錄、標引以及檢索和利用標準，從而使檔案管理信息化統一、規范。事業單位檔案自動化以及館藏數字化建設過程中，應當合理而又充分地利用檔案資料。

事業單位在利用電子檔案時應當注意以下事項。首先，安全可靠性。由于電子檔案涉及范圍非常的廣泛，而且擴展也非常的迅速，因此近年來事業單位信息數據量不斷增多。由于網絡化的發展非常的快，因此如何在網絡環境下防范事業單位檔案系統病毒、黑客，確保檔案安全可靠性。其次，真實客觀性。在事業單位檔案管理工作中，因從電子文件生成到歸檔缺少規范化管理，大量的草稿性文件自生自滅，事業單位檔案管理工作中多數電子檔案與紙質檔案間沒有建立統一管理方法，影響了電子檔案的可靠性和完整性，從而嚴重影響了其真實性。數據質量是管理平臺成敗關鍵的所在，應當嚴把數據關，確保輸入的所有數據的準確性和完整性，否則無法保證該系統的運行。為此，我們應當建立嚴格的事業單位檔案資料應用審核制度，在信息數據輸入過程中，應當先對數據信息進行嚴格的審核，輸入數據后需認真校對。最后，提高事業單位檔案資料應用效力。這是由載體性質決定的，電子檔案載體不固定，實踐中必須制定嚴格的制度，確保事業單位檔案資料管理工作實現信息化、制度化以及數據化，以此來提高檔案資料的應用價值。

3 結束語

總而言之，在當前信息時代背景下，事業單位的檔案管理理念、模式創新改革已成定勢。實踐中應當從思想觀念的轉變、檔案管理制度的創新以及落實方式和方法的改進等方面入手，多管齊下、形成合力，這樣才能提高檔案管理效率，才能為事業單位的發展提供服務。

參考文獻

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