檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

宋春燕

摘 要：在我國(guó)醫(yī)療改革進(jìn)一步發(fā)展和深化的背景下，醫(yī)院檔案管理模式的改革也在全面展開(kāi)。本文簡(jiǎn)要介紹了醫(yī)院檔案管理的定義和重要性，探討了檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式；檔案管理

1 醫(yī)院檔案管理概述

醫(yī)院檔案管理是收集、整理、歸檔和利用各種醫(yī)院文件和信息材料，包括醫(yī)院發(fā)展材料、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)材料、大型設(shè)備材料、人事材料、行政材料等。檔案管理是重要的醫(yī)院檔案，能夠有效地整理和保存各種形式的醫(yī)院信息資源，包括文件、圖表、圖像、電子數(shù)據(jù)等。完成相應(yīng)的工作后，醫(yī)院部門需要將完整的信息材料提交給檔案館存檔。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)各部門提供的檔案進(jìn)行分類和歸檔。具有保存價(jià)值的檔案被提取和歸檔。因此，檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展中起著非常重要的作用。

2 改革醫(yī)院檔案管理模式的必要性

現(xiàn)代管理理念不斷發(fā)展和完善。檔案管理模式亟待改革。它需要以檔案為參考。通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值，可以有效促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展。許多先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到檔案管理中。因此，也應(yīng)該積極推動(dòng)從紙質(zhì)檔案管理模式向電子檔案管理模式的發(fā)展。此外，在醫(yī)院檔案管理改革中，我們也應(yīng)該注意分析醫(yī)院檔案管理的弊端，并結(jié)合實(shí)際情況采取有效的管理策略。只有結(jié)合實(shí)際情況改革和創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，才能保證檔案的應(yīng)用水平，為醫(yī)院管理和發(fā)展提供參考，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3 醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題分析

3.1 醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系落后

醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，且在實(shí)際的管理過(guò)程中容易受到來(lái)自多方面因素的影響，因此在現(xiàn)階段全面推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有一定的難度。國(guó)內(nèi)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系較為落后，信息化水平較低，不同地區(qū)不同醫(yī)院的醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)存在明顯差異，不同醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)之間缺乏良好的兼容效果和信息共享能力，甚至在同一家醫(yī)院的內(nèi)部人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療物業(yè)檔案之間的管理都無(wú)法有效連接，致使醫(yī)院檔案管理發(fā)展速度緩慢。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)低

一般來(lái)講，醫(yī)院檔案管理部門的工作人員年齡比較大，多數(shù)為老年人，且知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊。檔案管理人員也不具備計(jì)算機(jī)知識(shí)，不夠了解各種系統(tǒng)的操作技巧，缺乏復(fù)合型的檔案管理人才，這是降低檔案管理水平的重要因素。雖多數(shù)醫(yī)院重視先進(jìn)人才的引入，但引入的都是臨床人才，并未將檔案管理人才的引入作為工作核心。這種情況下，醫(yī)院缺乏先進(jìn)、素質(zhì)高的檔案管理人才，無(wú)法滿足新醫(yī)改需求。

3.3 醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)較差

醫(yī)院各個(gè)部門和科室職能分工十分細(xì)碎，在醫(yī)務(wù)人員日常工作過(guò)程中，醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)中都會(huì)隨時(shí)形成電子檔案文件。但是由于各個(gè)科室之間缺乏統(tǒng)一的管理，工作人員的檔案管理信息化意識(shí)較差，直接導(dǎo)致了在實(shí)際工作當(dāng)中，對(duì)于信息化的文件重視力度不夠，并沒(méi)有將電子文件等同于醫(yī)療信息檔案，因此也未能從檔案管理的角度出發(fā)，對(duì)電子信息文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和使用，導(dǎo)致了大量的電子信息和數(shù)據(jù)流失。部分醫(yī)務(wù)工作人員疲于日常診療工作，很少有精力和時(shí)間參與到數(shù)字化信息處理工作環(huán)節(jié)，此種發(fā)展模式嚴(yán)重制約了我國(guó)醫(yī)療體系檔案管理工作朝信息化和系統(tǒng)化方向發(fā)展。

4 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

4.1 提高對(duì)醫(yī)院檔案的重視

要想真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理模式的改革，就要提高醫(yī)院工作人員對(duì)于醫(yī)院檔案的重視，需要醫(yī)院的所有工作人員都認(rèn)識(shí)到檔案管理的深刻意義。比如，醫(yī)療設(shè)備的檔案可以幫助醫(yī)院了解相關(guān)的信息，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備購(gòu)買的決策提供依據(jù)，檔案不僅可以充分發(fā)揮出醫(yī)療設(shè)各的功效，還可以防止醫(yī)院重復(fù)購(gòu)買或者閑置醫(yī)療設(shè)備；而且，醫(yī)療設(shè)備檔案還可以保障設(shè)備的安全可靠運(yùn)行，因?yàn)榫S護(hù)人員在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的檢修或者維護(hù)時(shí)，需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)信息，比如線路圖或者操作手冊(cè)等，這些都在設(shè)備檔案中有明確的記錄。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案主要用來(lái)記錄醫(yī)院所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，為醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理提供了很大的便利。由此可以看出，醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，醫(yī)院的工作人員需要提高對(duì)醫(yī)院檔案的重視

4.2 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理

多年以來(lái)，醫(yī)院多存在重視醫(yī)療業(yè)務(wù)，輕視檔案存檔現(xiàn)象，從某種程度上降低了檔案管理效率。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員需重視檔案管理，不能再停留在相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理、利用上，需對(duì)檔案管理工作引起高度重視，積極、主動(dòng)地學(xué)習(xí)先進(jìn)性的管理技術(shù)，在工作中起到帶頭作用。另外，醫(yī)院還需建立規(guī)范性的管理制度，以提高醫(yī)院檔案的管理水平，可從這樣幾點(diǎn)進(jìn)行：第一，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，明確每位檔案管理人員職責(zé)，保證檔案的完整性。第二，建立長(zhǎng)效的檔案管理監(jiān)督制度，動(dòng)態(tài)性的監(jiān)督檔案使用情況，避免檔案遺漏、丟失。對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的檔案，隨時(shí)詢問(wèn)科室。第三，根據(jù)醫(yī)院的具體情況，制定符合規(guī)范的檔案管理制度，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。

4.3 提高醫(yī)院檔案管理的信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人工收集、整理以及檢索檔案的模式已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代下檔案管理的需求。醫(yī)院檔案的內(nèi)容越來(lái)越多，載體也越來(lái)越多樣，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案不僅容量非常大，還不容易丟失，可以保存很長(zhǎng)的時(shí)間，也為檔案管理人員的檢索提供了便利。如果醫(yī)院中存有年代比較久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，也可以使用掃描的方法將其保存為電子檔案。

另外，我國(guó)的醫(yī)療技術(shù)也在不斷進(jìn)步，很多醫(yī)學(xué)影像結(jié)果或者醫(yī)學(xué)監(jiān)測(cè)的結(jié)果都會(huì)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的輸出。而醫(yī)院要想保存、檢索或者利用這些數(shù)據(jù)，就要通過(guò)電子化的檔案管理平臺(tái)來(lái)進(jìn)行。需要注意的是，醫(yī)院電子檔案管理平臺(tái)需要設(shè)定非常嚴(yán)格的查詢權(quán)限，由檔案管理部門全權(quán)負(fù)責(zé)平臺(tái)的管理工作，這樣才能避免醫(yī)院檔案泄露或者病患的隱私被侵犯。

4.4 定期組織醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量與相關(guān)工作人員自身專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)有著直接關(guān)系。所以，在檔案管理模式改革過(guò)程中應(yīng)充分重視對(duì)相關(guān)工作人員專業(yè)業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)的培訓(xùn)工作。對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的方法和形式是多元化的，比如，定期組織相關(guān)工作人員開(kāi)展座談會(huì)交流和分享工作經(jīng)驗(yàn)，辦培訓(xùn)班，為相關(guān)人員提供進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)等等。應(yīng)充分依據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的具體情況來(lái)選擇針對(duì)性的培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人員掌握扎實(shí)的醫(yī)院檔案管理專業(yè)知識(shí)，進(jìn)一步加深對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。并且，在檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)保證所選用的人才既具備檔案專業(yè)理論知識(shí)，同時(shí)也具備良好的計(jì)算機(jī)操作技能，對(duì)原有人員應(yīng)不斷組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)技能和職業(yè)綜合素養(yǎng)，從而滿足醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)和發(fā)展的切實(shí)需要，切實(shí)優(yōu)化和提高醫(yī)院檔案管理工作的總體水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院應(yīng)全面改革現(xiàn)有的檔案管理模式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，敢于打破醫(yī)院管理的固有模式，全面提高醫(yī)院工作的管理水平，有效發(fā)揮醫(yī)院檔案的積極作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的醫(yī)學(xué)科研和決策提供重要依據(jù)，從而促進(jìn)醫(yī)療水平的進(jìn)步和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供重要保障，最終使醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。

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