探究事業(yè)單位檔案管理實(shí)施“件”歸檔

馬闖

摘 要：近年來，隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深入推進(jìn)，事業(yè)單位在發(fā)展過程中也獲得了更為廣闊的空間。為了充分確保事業(yè)單位能夠獲得合理有序的運(yùn)行，做好檔案管理工作是關(guān)鍵。本文就針對事業(yè)單位檔案管理實(shí)施“件”歸檔的方式進(jìn)行了簡要的探討分析，希望可以為事業(yè)單位的更好更優(yōu)發(fā)展提供一份基礎(chǔ)的理論保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；歸檔方式

1 引言

事業(yè)單位運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的文件資料在由工作人員進(jìn)行采集后，會統(tǒng)一送往檔案室，然后交由相應(yīng)的檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。細(xì)致對于文件與檔案的區(qū)別進(jìn)行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)兩者最大的不同就在于文件資料中只涉及單一的文件數(shù)據(jù)，而檔案管理則是由經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件資料形成的。對事業(yè)檔案實(shí)施以“件”為單位歸檔，不僅打破了傳統(tǒng)的檔案管理分類方法，也為檔案管理工作的開展開辟了更為廣闊的空間。隨著《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布，歸檔文件整理的步驟得到了明顯的簡化。下面我們就結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的具體形式，深入對于事業(yè)單位檔案已建為單位進(jìn)行歸檔的方法進(jìn)行探討，從而充分發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際效果。

2 事業(yè)單位檔案管理實(shí)施“件”歸檔的優(yōu)勢性分析

傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅工作量較大，而且涉及內(nèi)容較為復(fù)雜，為了有效提升檔案管理工作的開展效率，在事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，實(shí)施“件”歸檔的方案是十分重要也是十分必要的。具體來說，其優(yōu)勢性包括以下幾點(diǎn)：

1）實(shí)施“件”歸檔的方案可以充分適應(yīng)計(jì)算機(jī)檔案管理的需求。隨著事業(yè)單位現(xiàn)代化水平的逐步提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍也越來越廣泛。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要采用的是案卷級黑尾文件及手工檢索的方式來實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理。此種方式最大的缺陷就在于所需要錄入的數(shù)據(jù)量較多，檢索的速度較慢，很難滿足事業(yè)單位高速運(yùn)作的要求。盡管目前在許多事業(yè)單位當(dāng)中已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為輔助性的事業(yè)單位檔案管理方式，但由于受到相應(yīng)管理軟件的限制，仍然難以充分發(fā)揮其實(shí)際作用。實(shí)施“件”歸檔的方案有利于事業(yè)單位檔案工作的計(jì)算機(jī)管理，更能促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理工作的實(shí)現(xiàn)。

2）實(shí)施“件”歸檔的方案可以有效緩解檔案管理人員的工作強(qiáng)度。事業(yè)單位發(fā)展的主要目的就是提升經(jīng)濟(jì)收益，在這樣的的情況下，檔案管理人員身兼數(shù)職、工作量較大的問題始終存在，實(shí)施“件”歸檔的方案可以將繁復(fù)的檔案管理工作轉(zhuǎn)為細(xì)小的部分，有效緩解了檔案管理人員工作強(qiáng)度較大的問題。

3）實(shí)施“件”歸檔的方案強(qiáng)化了檔案的保密性。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，一份案卷由多個(gè)分部分的文件數(shù)據(jù)組成，當(dāng)需要進(jìn)行調(diào)取利用時(shí)，檔案部門需要交付整卷文件，這在無形之中增加了檔案泄密問題出現(xiàn)的幾率。實(shí)施“件”歸檔的方案，則可以從根本上避免此類問題的出現(xiàn)。

4）實(shí)施“件”歸檔的方案便于檔案的復(fù)制存儲。當(dāng)需要對于事業(yè)單位的檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)取利用時(shí)，很多時(shí)候，所需的僅僅是單份的文件。當(dāng)需要對于所需文件進(jìn)行掃描及復(fù)印時(shí)，就需要將整本的案卷拆分開來。拆卷、取卷、再重新裝釘，不僅增加了檔案管理人員的工作量，同時(shí)也容易對于檔案原件造成損壞。實(shí)施“件”歸檔的方案，不僅有效節(jié)約了人力物力，同時(shí)也更加便于復(fù)印、攜帶。

3 事業(yè)單位檔案管理實(shí)施“件”歸檔的具體方法分析

3.1 隨辦隨歸

事業(yè)單位檔案管理實(shí)施“件”歸檔的檔案管理方法從本質(zhì)上來看就是將大份的案卷拆分為細(xì)小的文件，但檔案管理工作不同于文件管理，我們在要求開展檔案管理工作時(shí)隨辦隨歸，并非只是單純的要求再形成一份文件之后及時(shí)進(jìn)行歸檔，還應(yīng)當(dāng)確保此份文件已經(jīng)通過了歸檔程序。對于一些較為小型的事業(yè)單位，所涉及到的檔案數(shù)量較少，在日常開展整理工作時(shí)，必須要求檔案管理人員做到隨辦隨歸。對于一些涉及較多文件的事業(yè)單位，我們在要求他們做到隨辦隨歸的前提之下，還要求其檔案管理部門能夠增加接收歸檔檔案的次數(shù)。

3.2 歸檔鑒定

根據(jù)相應(yīng)的檔案管理工作規(guī)范要求，事業(yè)單位的檔案管理部門在收錄、分類、管理檔案之前，應(yīng)當(dāng)對于檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒別。首先，應(yīng)當(dāng)明確檔案價(jià)值的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，例如檔案的真實(shí)性、檔案文件的規(guī)范性等。其次，應(yīng)當(dāng)對于事業(yè)單位歸檔文件的范圍進(jìn)行合理的界定，從根本上避免將無關(guān)文件作為有效檔案進(jìn)行管理的問題的出現(xiàn)。

3.3 分類方法

《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布拓展了更多種類的檔案歸檔方法。在選取歸檔方法時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)前的實(shí)際情況，充分結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中人工管理以及計(jì)算機(jī)管理配合使用的特點(diǎn)，對于黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)以及經(jīng)手管理等多個(gè)部分進(jìn)行細(xì)致的分類。

3.4 設(shè)置檔號

事業(yè)單位檔案管理實(shí)施“件”歸檔的方式，檔案的管理方法發(fā)生了變化，隨之而來的原有的賬號也會發(fā)生一定的變化。為此，我們需要重新設(shè)置檔號，檔號內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括分類號、入檔時(shí)間、保管期限、檔案件號等。

3.5 其他內(nèi)容

在實(shí)施“件”歸檔的文件管理方式之后，對于原有的檔案管理模式造成了一定的影響，事業(yè)單位。在進(jìn)行檔案盒的排列時(shí)，仍然可以沿用原有的檔案排列方法，只需要在對于歸檔文件進(jìn)行排列、編目、裝盒時(shí)遵循《歸檔文件整理規(guī)則》中的文件整理要求即可。

4 總結(jié)

綜上所述，對事業(yè)檔案實(shí)施以“件”為單位的歸檔，開辟了檔案管理工作的新途徑。因此，必須突破傳統(tǒng)檔案管理模式和方法的局限性，以發(fā)展的眼光看待此類管理方法。但就目前情況來看，以“件”為單位的歸檔方式在我國事業(yè)單位中應(yīng)用的時(shí)間較短，許多方面的內(nèi)容仍然不夠完善，在未來的發(fā)展過程中，我們?nèi)匀恍枰獙τ谑聵I(yè)單位檔案管理工作的開展進(jìn)行更為深入的研究，積極發(fā)現(xiàn)在這一過程中存在的問題，有效推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的良性發(fā)展。

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