探究事業單位檔案管理實施“件”歸檔

馬闖

摘 要：近年來，隨著我國事業單位改革的不斷深入推進，事業單位在發展過程中也獲得了更為廣闊的空間。為了充分確保事業單位能夠獲得合理有序的運行，做好檔案管理工作是關鍵。本文就針對事業單位檔案管理實施“件”歸檔的方式進行了簡要的探討分析，希望可以為事業單位的更好更優發展提供一份基礎的理論保障。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；歸檔方式

1 引言

事業單位運行過程中所產生的文件資料在由工作人員進行采集后，會統一送往檔案室，然后交由相應的檔案管理人員進行整理歸檔。細致對于文件與檔案的區別進行研究，我們可以發現兩者最大的不同就在于文件資料中只涉及單一的文件數據，而檔案管理則是由經過系統整理的文件資料形成的。對事業檔案實施以“件”為單位歸檔，不僅打破了傳統的檔案管理分類方法，也為檔案管理工作的開展開辟了更為廣闊的空間。隨著《歸檔文件整理規則》的頒布，歸檔文件整理的步驟得到了明顯的簡化。下面我們就結合當前事業單位檔案管理工作的具體形式，深入對于事業單位檔案已建為單位進行歸檔的方法進行探討，從而充分發揮檔案管理工作的實際效果。

2 事業單位檔案管理實施“件”歸檔的優勢性分析

傳統的檔案管理模式不僅工作量較大，而且涉及內容較為復雜，為了有效提升檔案管理工作的開展效率，在事業單位檔案管理工作的過程中，實施“件”歸檔的方案是十分重要也是十分必要的。具體來說，其優勢性包括以下幾點：

1）實施“件”歸檔的方案可以充分適應計算機檔案管理的需求。隨著事業單位現代化水平的逐步提升，計算機技術的應用范圍也越來越廣泛。在傳統的檔案管理工作中，主要采用的是案卷級黑尾文件及手工檢索的方式來實現檔案的分類管理。此種方式最大的缺陷就在于所需要錄入的數據量較多，檢索的速度較慢，很難滿足事業單位高速運作的要求。盡管目前在許多事業單位當中已經將計算機技術作為輔助性的事業單位檔案管理方式，但由于受到相應管理軟件的限制，仍然難以充分發揮其實際作用。實施“件”歸檔的方案有利于事業單位檔案工作的計算機管理，更能促進事業單位檔案信息化管理工作的實現。

2）實施“件”歸檔的方案可以有效緩解檔案管理人員的工作強度。事業單位發展的主要目的就是提升經濟收益，在這樣的的情況下，檔案管理人員身兼數職、工作量較大的問題始終存在，實施“件”歸檔的方案可以將繁復的檔案管理工作轉為細小的部分，有效緩解了檔案管理人員工作強度較大的問題。

3）實施“件”歸檔的方案強化了檔案的保密性。在傳統的檔案管理模式下，一份案卷由多個分部分的文件數據組成，當需要進行調取利用時，檔案部門需要交付整卷文件，這在無形之中增加了檔案泄密問題出現的幾率。實施“件”歸檔的方案，則可以從根本上避免此類問題的出現。

4）實施“件”歸檔的方案便于檔案的復制存儲。當需要對于事業單位的檔案內容進行調取利用時，很多時候，所需的僅僅是單份的文件。當需要對于所需文件進行掃描及復印時，就需要將整本的案卷拆分開來。拆卷、取卷、再重新裝釘，不僅增加了檔案管理人員的工作量，同時也容易對于檔案原件造成損壞。實施“件”歸檔的方案，不僅有效節約了人力物力，同時也更加便于復印、攜帶。

3 事業單位檔案管理實施“件”歸檔的具體方法分析

3.1 隨辦隨歸

事業單位檔案管理實施“件”歸檔的檔案管理方法從本質上來看就是將大份的案卷拆分為細小的文件，但檔案管理工作不同于文件管理，我們在要求開展檔案管理工作時隨辦隨歸，并非只是單純的要求再形成一份文件之后及時進行歸檔，還應當確保此份文件已經通過了歸檔程序。對于一些較為小型的事業單位，所涉及到的檔案數量較少，在日常開展整理工作時，必須要求檔案管理人員做到隨辦隨歸。對于一些涉及較多文件的事業單位，我們在要求他們做到隨辦隨歸的前提之下，還要求其檔案管理部門能夠增加接收歸檔檔案的次數。

3.2 歸檔鑒定

根據相應的檔案管理工作規范要求，事業單位的檔案管理部門在收錄、分類、管理檔案之前，應當對于檔案的保存價值進行鑒別。首先，應當明確檔案價值的鑒定標準，例如檔案的真實性、檔案文件的規范性等。其次，應當對于事業單位歸檔文件的范圍進行合理的界定，從根本上避免將無關文件作為有效檔案進行管理的問題的出現。

3.3 分類方法

《歸檔文件整理規則》的頒布拓展了更多種類的檔案歸檔方法。在選取歸檔方法時，應當充分結合事業單位當前的實際情況，充分結合事業單位檔案管理工作開展過程中人工管理以及計算機管理配合使用的特點，對于黨群工作、行政管理、生產技術以及經手管理等多個部分進行細致的分類。

3.4 設置檔號

事業單位檔案管理實施“件”歸檔的方式，檔案的管理方法發生了變化，隨之而來的原有的賬號也會發生一定的變化。為此，我們需要重新設置檔號，檔號內容應當包括分類號、入檔時間、保管期限、檔案件號等。

3.5 其他內容

在實施“件”歸檔的文件管理方式之后，對于原有的檔案管理模式造成了一定的影響，事業單位。在進行檔案盒的排列時，仍然可以沿用原有的檔案排列方法，只需要在對于歸檔文件進行排列、編目、裝盒時遵循《歸檔文件整理規則》中的文件整理要求即可。

4 總結

綜上所述，對事業檔案實施以“件”為單位的歸檔，開辟了檔案管理工作的新途徑。因此，必須突破傳統檔案管理模式和方法的局限性，以發展的眼光看待此類管理方法。但就目前情況來看，以“件”為單位的歸檔方式在我國事業單位中應用的時間較短，許多方面的內容仍然不夠完善，在未來的發展過程中，我們仍然需要對于事業單位檔案管理工作的開展進行更為深入的研究，積極發現在這一過程中存在的問題，有效推進事業單位檔案管理工作的良性發展。

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