教育檔案管理存在的問題及解決措施

馬宇維

摘 要：教育檔案是高等教育工作中十分關鍵的構成部分，其是學生在受教育階段的學習表現記錄，通過檔案能夠發現每個學生在校園內的整體表現。所以，妥善管理教育檔案資料是十分重要的。基于此，文章通過分析教育管理中常見的不足，詳細闡述了加強教育檔案管理的有效策略。

關鍵詞：教育檔案；問題；管理策略

隨著時代的發展及經濟的增長，人民的生活質量有了明顯提升，開始將更多的精力投放于教育方面，教育工作在國內占據著重要的地位。而教育檔案是記載學生在學校里的學習過程，調查教育檔案就能夠了解所有學生在校的學習表現，因此，教育檔案工作對學生的成長十分關鍵，在國家教育工作發展過程具有顯著意義。

1 教育檔案管理中常見的不足

1.1 管理系統不健全

計算機技術快速發展的背景下，各式各樣的系統紛紛涌現，如有需要，與之有關的信息平臺就能夠迅速被提出并得到適應，但在使用相關系統時，也出現了更好更完善的系統，這對教育檔案工作而言，相關系統得到更新，亦或者在接受再教育時，因為所采取的教育檔案管理平臺不同，可能導致原始檔案丟失，或是因為原始檔案記錄不完整而引起諸多麻煩。

1.2 檔案收集與錄入者的專業素養層次不齊

檔案收集是一項技術性、系統性很強的任務，因為檔案收集者的專業素質差異，錄入結果也會存在明顯區別。例如，在部分學校的教育檔案工作中，學校無專業的檔案收集與錄入部門，學生登錄相關檔案收集平臺自己記錄個人基本情況與教育信息時，因為不知道該方面技術，極易導致信息記錄錯誤或是信息填寫不完整。而且，就算是專業的檔案錄入者也并未了解到專業精髓，掌握其中的精華，針對檔案收集與錄入，工作人員的認識只是停留于單一的打字輸入方面，并未將計算機技術真正用于檔案管理中。由于教育檔案工作有一定的連續性，但因為教育信息的轉接與檔案收集者的調換，極易造成檔案丟失或是檔案錄入不完整。

1.3 管理模式較為陳舊

目前，許多學校還未認識到信息化管理教育信息的重要意義，所采取的信息管理模式比較陳舊，有的學校甚至是將檔案鎖在柜子里，沒有合理分類與整理各種檔案信息，也未采取必要的保密措施，造成教育檔案常常出現丟失情況。隨著高新科技的發展，各種電子信息設備被用于社會各界中，若不將教育信息管理與電子信息系統相融合，充分借助信息化具有的優勢，則會阻礙教育檔案管理的正常開展，制約學校的更好發展。

1.4 對檔案信息管理系統的建設不夠重視

信息化系統為各項工作的順利開展帶來了方便，其在教育檔案管理過程起到了無法取代的作用。因為檔案信息管理系統建設在教育事業中的使用時間很短，所以很多工作者對該項工作的重要意義認識不全。再加之教育檔案工作在學校各種管理業務中占有的比例很小，學校管理者沒有從根本上注重該項工作，從而造成教育資金配置不全面、信息系統建設不健全等諸多問題的產生，對教育檔案信息管理系統建設的順利開展產生較大阻礙。

1.5 管理過程的安全系數較低

檔案管理的信息化環節通常會借助網絡和學校和教育部門進行溝通或是信息傳遞，傳遞的信息可能涉及大量機密內容，這些機密內容要獲得全面保護。但許多學校或是教育部門在檔案管理的信息化階段未注意該方面問題，造成信息在傳遞時無法保證安全性。如果信息在傳遞時被盜取，就會極大影響到國家以及教育機構的又好又快發展。

2 加強教育檔案管理的策略

2.1 優化教育檔案管理體制

對于教育檔案管理來說，若要提高管理效率，就必須優化檔案管理體制。第一，全面修正檔案查閱機制。學校內學生檔案有較高的保密性，一般學生的基本信息不能夠隨便借閱，若要查閱某個學生的檔案，一定要有領導者的批準信，通過相關人員的核實，才可以翻看。在查閱時，必須嚴格規定不得在檔案上出現印記，也不能外帶和復制檔案內容，更不得向別人任意泄露其中的內容。第二，學生畢業后的檔案轉移也非常關鍵，管理一定要清楚轉移事項。由于學生群體的身份非常特殊，畢業時學生的檔案轉移也較為分散，并且，在轉移時會出現許多突發情況，稍不留意就會引起丟失錯亂問題，因此，學校要對學生的檔案信息做好備份，防止產生上述事件。第三，教育檔案傳遞機制。當前，許多學校安排專業人士負責檔案傳遞工作，在檔案傳遞以前要采取密封措施，同學在畢業后領畢業證書時就能夠拿走自身的檔案，直接交給所處單位的檔案保管部門。

2.2 組建專業的管理人才隊伍

若想做好教育檔案工作，就一定要具備一支高素質的檔案管理隊伍。并且所有管理者都清楚自己的責任與義務，盡量在完成本職工作的基礎上，幫助他人做好管理工作，進而保證教育檔案管理任務的高效性。唯有如此，方可實現教育檔案管理的可持續發展[1]。另外，學校能夠定期組織教育培訓活動，使檔案管理者能夠與時俱進，進一步提升自己的專業水平，進而推動國家整個教育檔案管理工作的進步。而且，對相關工作人員組織專業化、規范化的培訓，也應當重視對他們只是結構的全面更新，讓工作人員的理論知識和時代的發展相符合，保證管理規范化、科學化，令檔案管理更為合理。

2.3 改進管理模式

不斷創新與改進管理模式，實現教育信息管理形式的信息化與現代化。伴隨科學技術的發展，各種信息設施逐漸深入人們的生活及工作中，傳統的檔案管理形式已很難跟上時代的需要，很難迎合人們對高效率的要求，因此，教育檔案管理者在實際工作中，要努力學習新知識，將檔案管理工作和現代科學技術相融合，提升教育檔案工作效率[2]。唯有如此，方可促進教育檔案管理工作信息化建設，提升管理的效率，實現學生穩定發展，使國內教育工作邁向長遠發展之路。

2.4 增強對檔案信息管理系統建設工作的認識

對檔案管理的重要意義有個準確認識，這是確保教育檔案信息管理系統建設工作順利進行的前提條件。第一，教育管理中心要強化對學校各項檔案管理資料的集中管理，讓管理者提升對該項工作的認識，給教育檔案信息管理系統建設的進行打好基礎；第二，科學配置教育經費，采購先進的機器設施，為檔案信息管理系統建設做好準備工作；第三，優化教育檔案管理機制，綜合管理各所學校的教育檔案。

2.5 提高管理內容的安全指標

一方面，在教育資料管理信息系統建設環節，相關工作者要了解到管理內容的安全性，在傳遞信息時進一步提高信息的安全性與保密性[3]。另一方面，實時監督與管理網絡安全程度，確保教育檔案工作信息化發展的安全性。另外，教育部門在傳送保密信息時應當謹慎，保障教育部門中局域網和外部網絡分離，避免信息泄露問題的出現。

3 結束語

總之，隨著信息化技術的不斷進步，計算機系統的逐漸完善，教育檔案信息的保管也開始趨向信息化，而教育檔案工作直接關系著國家教育事業的長遠發展，因此，需要教育部門重視對教育檔案工作的監督，提高教育檔案管理者的專業素養，妥善處理傳統紙質型教育檔案與電子檔案之間的聯系，做好由傳統紙質型教育檔案保管至電子檔案的改變，實現檔案資料的信息化保管，對國家教育工作的發展起到了推動作用。

參考文獻

[1]趙梓妍.淺談教育檔案管理存在的問題及解決措施[J].辦公室業務，2017（08）：116.

[2]姜海龍.探析教育檔案管理存在的問題及解決措施[J].時代農機，2016，43（12）：126+128.

[3]劉群.教育檔案管理存在的問題及解決措施[J].西部素質教育，2016，2（13）：28.