新時代如何做好人事檔案管理工作

劉美巧

摘 要：我國的人事檔案管理工作經過長時間的發展并且取得了優異的成績，但是，隨著時代的發展，我國傳統的人事檔案管理工作的方法已經無法適應當今的網絡環境，因此要尋找適應新時代的人事檔案管理方法，做好人事檔案管理工作，發揮出人事檔案工作更大的優勢，促進我國人事檔案管理工作持續健康發展。

關鍵詞：新時代；人事檔案；管理

1 人事檔案管理概念及工作內容

1.1 人事檔案管理概念

人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、分類、鑒定、歸檔、保管、統計、提供利用和傳遞的活動。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

1.2 人事檔案管理主要工作

人事檔案管理的主要工作是由五個部分組成的，分別為材料歸檔，檢查核對，轉遞，保衛保密，統計。材料歸檔主要是把新形成的檔案資料及時歸檔，歸檔的順序是鑒別材料，按照材料屬性、內容選擇歸檔位置，在目錄記錄材料名稱和內容，然后將材料放入檔案。檢查核對即是對每一份檔案進行查驗、核對信息。轉遞工作一般是有員工變動了工作崗位才會進行。對檔案進行安全、保密、保護工作。

2 目前人事檔案管理工作存在的問題

2.1 重視度不夠

目前，公司、檔案保管部門、人才中心對于人事檔案管理工作都不夠重視，傳統觀念對人事檔案管理的認識不足，大多數員工和管理者都認為人事檔案管理是一項簡單的工作，不需要付出多少努力，只需要按照程序、規定辦事就可以，內部安排從事人事檔案管理的人員的數量較少，一人兼多職的情況時常發生，而且硬件設備也不齊全，阻礙了人事檔案管理工作的進行和發展。傳統的管理模式也沒有太大的改變，管理方法不具備專業化、數字化、科學化，還是延用固定的人事檔案管理理論、管理方法和管理經驗，跟不上新時代的腳步，無法適應新的發展環境。還有我國的人事檔案管理工作責任沒有理清，負責部門有的是人事部門，還有的是綜合檔案管理部門，當出現問題時，找到直接負責的部門是非常困難的。

2.2 信息化程度低

人事檔案管理信息化程度低也是阻礙工作進行的原因，沒有先進性、科學性的檔案管理系統大大降低了工作效率，沒有充分利用先進的信息技術平臺，來實現現代化、智能化的檔案管理工作。檔案信息化程度低，員工有較大的工作負擔，需要手動處理很多事物，大大降低了工作效率，有多人辦事的時候一時難以及時查找到相關的信息，也存在材料丟失的可能性。員工在進行人事檔案管理工作的時候，因為沒有科學、有效的智能系統支持，單憑手動操作也會導致檔案內容不完整，偶爾出現歸納信息混亂等情況。目前人事檔案管理工作整理的信息還不夠全面，大多數公司、企業、部門只是記錄個人的基本信息，包括姓名、性別、年齡、政治水平、文化水平等，但是個人的職務變動、工資變動、專業技術職稱等信息的收集歸檔并不完整。對升職和降職的人員的記錄不及時，轉遞工作無法有效進行。

2.3 從業人員專業素養有所欠缺

因為對人事檔案管理工作的不重視，被挑選從事這一工作的員工的專業素養往往存在問題，公司、人事檔案保管機構、人才中心在選拔人才的時候往往忽視了個人的專業素養，很多從業人員都不是檔案管理專業畢業的，而且大部分員工都缺乏相關檔案的工作經驗，管理人員一般都是人事工作人員或是文秘，專業水平肯定是不高的，而已，從業人員經常更換，保密工作不能做好，人事檔案信息容易泄露，這些都嚴重影響了人事檔案管理工作的安全性。從業人員的責任意識也不夠強，使人事檔案管理工作發展的非常緩慢，沒有“干一行，愛一行”的愛崗敬業精神，工作效率自然不高。

3 新時代如何做好人事檔案管理工作

3.1 注重材料收集的重點，確保檔案的真實性

材料的收集工作同樣不可忽視，材料收集要有個人經歷、考核考績、培訓、歷史問題、工資、調動、離任等很多信息，信息越全面越好。還要確保檔案的真實性，就要對人事檔案管理工作進行嚴格的把關，尤其是注意檔案材料中記載的出生年月、學習工作時間、入黨時間、工作晉升、年度工資表等重要信息容易被涂改，要認真鑒別。還有一種通過特殊途徑替換原始材料的虛假材料，通過鑒別可以看出其中問題，要進一步甄別剔除。這些都是檢查檔案真實性的重點，管理人員要根據法律依法辦事，保障檔案內容準確、實事求是、手續完備，保證資料符合歸檔要求。工作人員要完全按照法律規定辦事，了解檔案材料信息的來源，建立溝通渠道，要嚴格審查檔案，對有偽造、涂改檔案的要予以清除。

3.2 完善人事檔案管理制度

完善人事檔案管理制度，增加領導的重視程度，可以成立檔案管理領導小組，小組成員由人事管理部門的領導和從事檔案管理工作的部分員工組成，檔案管理領導要經常與員工進行溝通交流，根據實際情況，指導員工不斷改進工作方法，提升工作效率，及時糾正員工工作過程出現的錯誤。也可以設立檔案管理員工獎懲考核制度，制度規定人事檔案管理全體員工進入考核范圍，每一次考核以一個月為期限。管理部門要積極組織本部門員工認真學習人事檔案管理工作制度，尤其是人事檔案管理工作人員要認真學習、理解制度的每條內容。管理部門員工要嚴格遵守制度，保證用人有序、高效。要對人事檔案工作人員進行定期培訓，設立嚴格的定級、晉級、降級管理工作。

3.3 加強信息化建設

加強信息化建設就要依靠信息化技術手段，改變傳統的信息儲存模式，用計算機收集、整合數據，這樣就可以把工作變得簡單化，員工只需要利用智能化檔案管理系統就可以把一個人的檔案信息完整的記錄下來，能夠滿足人員崗位變動大、人員流動多的信息記錄的需求，員工又可以利用系統的功能檢查核對檔案信息的正確率，減小了員工的工作精力，具有靈活性和人性化的特點。人事檔案數據化，查找方便，而且有儲存備份，數據不易丟失。建立檔案內部系統，可以防止外界泄露，加強信息化建設可以使工作提速，體現與時俱進的特點。

3.4 提高從業人員的專業及綜合素養

從業人員的專業和綜合素養決定了是否能真正勝任這份工作。提高從業人員的專業文化素養，定期培訓員工，教授員工管理理論知識和管理方法。從業人員也要有自覺提高素養的意識，利用假期時間多閱讀與檔案管理有關的書籍，單位可以讓員工外出學習，參加檔案中心、檔案館的培訓課程，綜合素養要想提高，要從多方面磨煉，要磨煉員工的意志品質、責任心、共同協作能力等等。

4 總結

進入新時代，人事檔案管理工作應該與時俱進，朝著好的方向邁進，人事檔案管理相關人員應該不斷奮斗來促進這項工作的發展，找尋出最好的工作方法，讓人事檔案管理工作散發出更耀眼的光芒。

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