如何完善工程項目檔案的管理探析

韓娜

摘 要：工程檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，做好工程檔案的管理工作關鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務，使檔案更好的為項目建設、生產(chǎn)、經(jīng)營服務。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。本文對完善工程項目檔案的管理進行了探討分析。

關鍵詞：工程項目；過程控制；開發(fā)利用

工程檔案是工程建設及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的文件材料。對于企業(yè)單位而言，工程檔案的重要性就尤為突出，它不僅能在建設過程中提供大量有參考價值的文件及數(shù)據(jù)，提高工作效率和工作質(zhì)量，更在企業(yè)在經(jīng)營管理、決策中有一定的指導意義。

1 工程檔案管理的重要意義

1）完善工程實施狀態(tài)，確保質(zhì)量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經(jīng)理承包責任制的方式，由項目經(jīng)理全權負責工程施工的質(zhì)量、進度、安全等，以便突出工作效益和經(jīng)濟效益。項目經(jīng)理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用，在工程項目承包合同中，針對不同內(nèi)容，確定不同的目標，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準，項目承包獎才能得到兌現(xiàn)，如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中，就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。

2）建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項目開工建設前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件，項目經(jīng)費落實和項目預算編制、概要設計、招投標及項目具體實施的根本依據(jù)。而項目預算、概要設計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據(jù)。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要經(jīng)送檢合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進程中，應該根據(jù)指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等，這些都需要工程資料來指導。

3）建設工程檔案直接反映建設工程質(zhì)量的好壞。建設工程質(zhì)量關系到人民的生命財產(chǎn)安全，因此，質(zhì)量問題是重中之重，建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞，隨著建設工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學管理思潮的發(fā)展，對建設工程質(zhì)量有了嚴格的定義，即建設工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下，工程質(zhì)量也會更加得到重視。

2 加強檔案管理制度化建設

1）制定管理性制度。工程檔案應該以國家《檔案法》、《科學技術檔案管理暫行規(guī)定》、《國家重大建設項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范》等有關法規(guī)為準繩，制定相關的規(guī)章制度，如《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案人員崗位責任制》等，對工程檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、利用、安全保密等方面都必須做出嚴格的規(guī)定，并嚴格按照執(zhí)行，使檔案從產(chǎn)生和形成的那一刻起就對它的真實性、完整性、準確性、安全性負責。

2）制定切實可行的業(yè)務制度。要規(guī)范檔案業(yè)務管理，須制定可行的、操作性較強的檔案業(yè)務制度，一是制定科技檔案分類大綱。科技檔案大綱是應工程檔案分類、編號而產(chǎn)生的，在編制時不僅要考慮應根據(jù)項目單位工程的劃分，遵循項目文件的自然形成規(guī)律，保持文件（圖紙）的成套性和有機聯(lián)系，使組成案卷既能準確、系統(tǒng)地反映項目的全貌，又要便于提供利用。工程檔案分類大綱中的類目設置、層次劃分、檔號結構、標識符號等，力求做到準確、靈活、簡明、易記。由于科技檔案分類大綱主要是應工程檔案的分類、編號而產(chǎn)生的，因此在操作中進行動態(tài)管理，也就是說為了便于日后利用，在整理過程中，當工序等與分類出現(xiàn)矛盾時，應遵循文件的形成規(guī)律，及時調(diào)整科技檔案分類大綱，不可強行拆分具有有機聯(lián)系的文件。二是制定工程檔案管理實施細則。工程檔案管理實施細則是工程檔案整理的靈魂所在，首先必須明確各方的權利與義務，盡量做到分工明確，不交叉、不扯皮。其次是整理的各種規(guī)范與要求，要求要細化，例如具體到編目的方法、使用什么表格等。最后是移交的程序、數(shù)量、時間、注意事項及處罰辦法等。

3）夯實工程檔案的過程控制。工程項目由于周期長和子項目多，對項目文件材料的管理也必須分階段進行，決不能等到整個工程項目竣工時才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話，無疑是為時已晚，早期的工程項目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統(tǒng)性造成極大的損失。一般的檔案管理人員都應該知道，工程檔案的過程控制尤為重要，即使規(guī)章制度及業(yè)務制度制定的很完善，但過程控制中沒有控制好，收集不及時導致出現(xiàn)的文件丟失、簽字蓋章不齊全、原件丟失等等都是工程檔案管理中的“硬傷”，直接影響工程檔案的齊全性、完整性、準確性及有效性。由于各個項目對檔案整理的要求不同，編制深度不同，且都存在參建單位多、人員素質(zhì)參差不齊、各施工單位資料管理人員流動性大等狀況，在過程控制中，建設單位要對各參建單位資料管理人員定期培訓，作為建設單位檔案管理人員，要學會轉變立場、轉變觀念，要把各個參建單位及各職能部門作為自己的服務對象，在歸檔材料形成、積累和預立卷等各個環(huán)節(jié)給予他們指導和幫助，及時發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見。

3 深化工程檔案信息的開發(fā)利用

無論是檔案的收集、整理、還是保管、檢索，這些管理都只是做好檔案工作的基礎，檔案的利用才是檔案管理的根本目的，如果不充分利用檔案，只是一味的收集、保管，所有的檔案工作將是一文不值，毫無意義。因此，檔案人員在注重收集、整理工作的同時，也著重致力于檔案的開發(fā)利用工作上。一是縮短利用者查找檔案、資料的時間需要，提高他們的工作效率，增強利用者對檔案的信任感。二是可以主動提供所需的情報服務，不斷獲得各種利用需求的信息，在促進職工產(chǎn)生利用檔案動機的同時，取得對檔案工作的理解與支持，充分發(fā)揮檔案利用價值。三是開展檔案利用跟蹤服務。積極掌握檔案利用的新動態(tài)、新動向，及時做好跟蹤服務。四是結合數(shù)據(jù)對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發(fā)工作，并根據(jù)歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產(chǎn)品簡介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務。

4 結語

總之，工程項目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實施的全過程，因此，是對工程項目的一個更加直接有效的控制，因此，在建設工程檔案管理已有成效的基礎上，進一步完善建設工程檔案管理工作，為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。

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