信息化背景下的行政行政事業單位檔案管理科學化探究

李靜

摘 要：檔案記錄了我國在經濟建設以及物質建設中的重要信息。隨著計算機網絡技術支撐下的信息化時代背景到來，行政事業單位在檔案管理上面臨著更大的改革需求，我們需要在傳統的檔案管理工作中合理融入現代化信息技術，促進行政事業單位檔案管理工作向著智能化、自動化和規范化發展，為行政事業單位發展提供助力。本文中筆者集中分析了信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化發展的路徑，希望本研究內容具有參考價值。

關鍵詞：信息化；檔案管理；行政事業單位

隨著我國現代化信息技術的高速發展，行政事業單位的檔案管理工作也面臨新的挑戰，傳統的檔案管理理念和方式面臨被淘汰的風險，因此我們需要結合當前行政事業單位檔案管理需求實施工作方法改革，促進行政事業單位的科學發展，為行政事業單位各項工作有序進行提供保障。筆者結合我國目前行政事業單位檔案管理工作現狀，就推進檔案管理工作科學化提出建議和措施。

1 行政事業單位在檔案管理上的現狀

1.1 管理制度不完善

部分行政事業單位忽視檔案管理工作，盡管制定了嚴格的檔案管理制度，但是在實際工作中監管工作不到位，檔案管理工作形式化問題嚴重，這種形勢下我們的檔案管理工作成為一項沒有被落實的工作。此外，檔案管理工作性質本身使其工作環節具有很強的枯燥性特征，對于長期從事這項工作的人員來說，不僅不利于調動積極性也無法突出業績，更容易被領導忽視。很多單位領導將檔案管理工作作為后勤工作，不納入考核范圍，基層工作人員在這樣的形勢下就更加不重視檔案管理，很多時候都是機械應付。

1.2 管理資金投入少

基于行政事業單位大多數領導人員對檔案管理工作重要性的忽視，在資金投入上自然不足，通常在單位各部門設施更換的背景下，方案管理設施得不到更新，長此以往造成行政事業單位檔案管理設備簡陋的問題，這對工作人員積極性調動以及檔案管理工作有效性提升十分不利。

1.3 管理人員素質低

檔案管理工作看似機械、簡單，其實對管理工作人員的專業能力和素質具有很高要求，一般來說檔案管理工作人員需要連續性投入工作，在人力和財力上都有一定要求。現在行政單位都在進行改革，壓縮人員的編制，比較時興人才的聘用制，而且各個部門人員的流動性都比較大，這就導致有很多沒有受過檔案管理教育的人員去管理檔案，或者剛熟悉了檔案管理的工作流程，又被調任別的部門工作，這樣人員的流動性根本就不利于檔案管理專業能力的提高，也不利于管理人員的素質提升[1]。

1.4 管理信息化程度低

信息化管理手段在當前的檔案管理工作中獲得了良好的應用效果，行政事業單位的檔案管理工作人員也應該在信息化背景下開展新型檔案管理工作方法研究，逐步提升行政事業單位的檔案管理科學化和自動化水平。但是在實際的行政事業單位檔案管理工作中，還有部分單位忽視網絡管理體系建立，及時建立了系統的網絡安全系統也缺乏高素質的專業人員管理[2]。還有一部分單位依然在沿用傳統的紙質檔案管理，不僅不利于對檔案進行長期保存，還使管理工作的效率提升不上來，降低了檔案檢索查閱的效率，在人力和財力上也是一種浪費。

2 信息化背景下的行政行政事業單位檔案管理

2.1 組織領導的思維意識要與時俱進，重視單位檔案管理信息化建設

行政事業單位在推進檔案管理信息化建設方面，領導的互聯網信息化思維意識與對檔案管理信息化的重視程度，起著非常直接的影響作用。如果組織領導的思維意識超前，具有良好的現代互聯網信息化思維意識，則就會充分認識到實現檔案管理的科學化。但是，如果領導的思維意識不能跟上現代信息化的技術潮流，則勢必會影響檔案管理信息化工作的推進。因此，對于各級行政事業單位的組織領導，一定要切實轉變思維意識，認識到互聯網時代信息化管理的偉大作用。堅持從檔案信息化管理的實際情況出發，將檔案信息化建設列為一項重點工作計劃，注重檢查單位檔案信息化建設工作的進展情況，幫助協調矛盾和解決實際困難。如投入資金與外包公司簽訂檔案電子化掃描加工協議，全面推進檔案電子化掃描工作，且不定期對掃描的電子檔案進行檢查。

2.2 推進行政事業單位檔案管理科學化的思考

一是建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理工作的重視。行政事業單位應當加強對檔案管理工作的宣傳，充分講解與檔案管理相關的法律法規，加強檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性的認識，并結合單位自身的實際情況，制定一套既對領導有約束力，又對普通職員有強制性的規章制度，責任明確到人，在定期考核中，如有不按照規章制度辦事的行為，必嚴懲不貸。二是加大資金投入，營造良好的檔案工作環境[3]。行政事業單位領導應當充分認識檔案管理工作的重要性，加大人力和財力投入，改善檔案管理工作條件。比如嚴格按照標準建設專用檔案庫，配備專用的檔案柜；配置滅火消防設備；實行閱檔室和工作室相分離；配備專業的計算機網絡設備等。這不僅有利于提高檔案工作人員的積極性，樹立正確的工作態度，還為檔案管理工作的科學化、現代化奠定了扎實基礎。

2.3 培養檔案管理專業人才，加快檔案管理隊伍建設

行政事業單位應當重視檔案管理人才的培養，這也是做好檔案管理工作的重中之重。一方面，我們必須培養出一支具有管理水平高和專業技術過硬的檔案管理人才隊伍，這就要求單位能夠定期開展業務知識培訓，讓培訓人員在認識檔案管理重要性的同時，緊跟時代的腳步，及時了解檔案管理最新的手段和技術，做到與時俱進、開拓創新；另一方面，要加強對檔案管理人才的思想教育，促使他們養成優良的職業操守和很強的責任意識，徹底摒棄“得過且過”的思想，真正地把檔案管理工作當成自己光榮的使命[4]。除此之外，單位領導應當盡量避免專業管理人才的崗位調動，做到人盡其才，保持隊伍的穩定性。

2.4 加快檔案管理信息化進程，實現檔案管理科學化、現代化

信息化時代的到來對檔案管理現代化建設提出了更高要求。這就要求檔案管理部門一方面能夠加大資金投入，充分有效地利用計算機等現代技術設備，建立一套高效、準確的檔案管理系統，及時、準確地導入檔案信息，實現檔案管理的自動化和電子化處理，提高檔案檢索效率[5]。另一方面還要重視對專業人才的技術培養，使他們能夠靈活運用現有的設備和系統。這才能夠有效地發揮檔案資源的作用，適應信息化發展的需求，更能有效為本單位各項業務工作和社會服務。

3 結束語

事業行政單位的檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，行政行政事業單位檔案管理工作質量的好壞直接影響著國家檔案管理的質量。信息化環境下行政行政事業單位檔案管理科學化勢在必行，它不僅能夠保證檔案管理工作的正常運行，而且將有效地提高工作效率、改善工作質量、減少工作成本，讓檔案管理工作達到事半功倍的良好效果。信息化背景下的行政事業單位文件管理的科學化探索將為日后行政行政事業單位檔案管理工作改革提供有力的參考。

參考文獻

[1]魏一偉.信息化背景下的行政行政事業單位檔案管理科學化[J].辦公室業務，2016，322（10）：175-176.

[2]談亞芳.信息化背景下行政行政事業單位檔案管理科學化的思考[J].檔案與建設，2015，21（03）：221.

[3]崔姍姍.新時期事業單位檔案管理現狀與優化發展[J].全國商情，2013，22（28）：254-255.

[4]楊卉.行政事業單位檔案管理若干問題的思考[J].學理論，2014，11（19）：211-212.

[5]鄧丹.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究[J].經營管理者，2014，32（28）：214.