新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)中各種檔案的數(shù)量逐漸增加，因此對(duì)于檔案管理提出了更高的要求。本文對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化的意義加以闡述，并且提出了企業(yè)檔案管理信息化的具體方法，為企業(yè)管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化

如今是信息化的時(shí)代，檔案管理是企業(yè)工作的重要部分。信息化的檔案管理能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)利于企業(yè)快速、準(zhǔn)確找出檔案，提高企業(yè)信息數(shù)據(jù)的安全性，利于企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，因此，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)有重要意義。

1 企業(yè)檔案管理信息化的意義

1.1 利于保留檔案原件

企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，可以利用掃描儀將所有檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，然后將其以文件的方式進(jìn)行分類、管理及保存，這樣能有效避免對(duì)原件的傷害，防止檔案原件丟失，利于保留檔案原件。

1.2 便于檔案記錄和更改管理

傳統(tǒng)檔案管理都是管理人員手工操作，工作量繁重，耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而且工作人員在進(jìn)行復(fù)雜的檔案記錄過(guò)程中很容易發(fā)生錯(cuò)誤，在變更信息時(shí)又要引起一系列的變動(dòng)，這就浪費(fèi)了工作人員大量的時(shí)間和精力。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，管理人員僅通過(guò)計(jì)算機(jī)操作就能完成檔案記錄和信息更改等工作，這在一定程度上為管理人員節(jié)省了大量的時(shí)間，提高管理人員的工作效率[1]。

1.3 搜索檔案更便捷

在傳統(tǒng)的檔案管理中，要想查找指定信息需要人工逐一查找，工作效率十分低。在檔案信息化管理后，可以直接使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，就能立刻找出需要的信息，不僅速度快，而且準(zhǔn)確率高，并且可以實(shí)現(xiàn)多方面篩選，這種信息化的管理方式減小了管理人員的工作強(qiáng)度，提高了企業(yè)在檔案管理方面的工作效率。

1.4 提高檔案安全性

檔案管理信息化相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案其安全性和保密性更高，因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理，可以利用計(jì)算機(jī)將重要文件進(jìn)行加密和訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置，這樣可以降低企業(yè)機(jī)密文件泄露的可能性，還可以嚴(yán)格限制查看資料的人員，提高企業(yè)檔案的安全性。

2 新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化的方法

2.1 將檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)加以完善

在企業(yè)重新建立檔案管理部門(mén)或者擴(kuò)建原有的檔案管理部門(mén)時(shí)，要先將檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)列入規(guī)劃之中，然后將智能化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)和軟件、硬件平臺(tái)以及安全保護(hù)設(shè)施添加到具體方案之中，對(duì)于檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行加強(qiáng)，通過(guò)軟硬件的引進(jìn)，建成一個(gè)集檔案收集、檔案管理、檔案儲(chǔ)存、檔案使用的智能信息化系統(tǒng)。系統(tǒng)建立之后，統(tǒng)一檔案的管理平臺(tái)，企業(yè)應(yīng)該統(tǒng)一實(shí)行管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的綜合管理，企業(yè)的各個(gè)分屬部門(mén)可根據(jù)自身需要，建立部門(mén)專屬平臺(tái)，滿足信息化管理系統(tǒng)達(dá)到各部門(mén)的需求。平臺(tái)建立后，企業(yè)需要拓展檔案的使用方式，讓以往的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件的形式。企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)制作、網(wǎng)站制作、在網(wǎng)上推廣企業(yè)產(chǎn)品，讓用戶隨時(shí)可以閱讀和瀏覽企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，在企業(yè)的商務(wù)信息管理達(dá)到資源共享。

2.2 加強(qiáng)檔案資源體系的建立

通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)檔案資源體系的建立，來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的信息化管理，快速實(shí)現(xiàn)歷史檔案的信息化工作。對(duì)于歷史檔案的管理要根據(jù)實(shí)際需要，重點(diǎn)對(duì)于珍貴、易損、利用頻繁的檔案進(jìn)行信息化的管理，加快歷史檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化。關(guān)于企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的監(jiān)管工作，要制定統(tǒng)一的文件和檔案的管理制度，按照統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)其他系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)上的信息對(duì)接，這樣能提高電子文件檔案信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，還要加強(qiáng)企業(yè)檔案資源體系的建立，豐富檔案結(jié)構(gòu)，使其包含各種類型的檔案，并且加快企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，這樣能夠?qū)⒏鞣N類型的檔案進(jìn)行整合，使檔案資源達(dá)到數(shù)字化，利用完善的檔案資源體系，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息線上共享的目的。此外，還要加強(qiáng)多媒體檔案資源體系的建立。例如：企業(yè)在其發(fā)展歷程中的聲像檔案、取得的榮譽(yù)檔案等進(jìn)行數(shù)字化的管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案多媒體信息化的管理。這樣就可以將企業(yè)珍貴的歷史聲像檔案，建立成圖片和音頻的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富企業(yè)內(nèi)部使用者對(duì)于不同檔案資源的取用。

2.3 加強(qiáng)檔案信息安全的管理

對(duì)于企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，無(wú)論是針對(duì)檔案的證明性還是信息性上來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)企業(yè)檔案的信息安全管理都是十分重要的。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，第一，在采集信息形成檔案過(guò)程當(dāng)中，既要體現(xiàn)出數(shù)據(jù)收集的全面性，又要體現(xiàn)出其簡(jiǎn)潔性，同時(shí)還要充分考慮到信息的安全性。在收集過(guò)程中，對(duì)于重要信息進(jìn)行加密管理，特別是在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)該采用必要的物理隔離方法，確保重要信息不被泄露。對(duì)于現(xiàn)有的機(jī)密文件，可以采用加密的形式對(duì)文件進(jìn)行保存和傳輸，這樣就能在采集檔案信息過(guò)程中保證信息的安全。第二，在對(duì)重要檔案進(jìn)行保存的時(shí)候也要保證其安全性。可以通過(guò)建立特殊檔案保存地點(diǎn)，檔案存放地點(diǎn)要滿足干燥、防盜、防火等特點(diǎn)。企業(yè)還要指派特殊檔案的管理人員對(duì)檔案專門(mén)管理，保證只有相關(guān)人員才能查閱檔案。另外，特別機(jī)密的文件還可使用保險(xiǎn)柜特殊保存。第三，在檔案被借閱時(shí)也要保證檔案的信息安全。在檔案信息化的基礎(chǔ)上嚴(yán)格制定出檔案借閱制度，保證檔案借閱審核流程的完善性，確保企業(yè)檔案信息在安全的范圍內(nèi)進(jìn)行借閱、拷貝和共享。負(fù)責(zé)檔案審核權(quán)限的工作人員應(yīng)熟知檔案的內(nèi)容，并且嚴(yán)格把關(guān)，為確保檔案安全，只有檔案內(nèi)容必須掌握者才能查閱。同時(shí)，建立檔案安全防范工作，防止檔案數(shù)字化過(guò)程造成機(jī)密文件泄露的情況發(fā)生[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息更好管理的重要方式，所以企業(yè)檔案管理部門(mén)要充分順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理各部分內(nèi)容的建設(shè)，保證企業(yè)檔案信息化的質(zhì)量，提高企業(yè)檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]韓繼紅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)淺談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：63.

[2]周曉芳.大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息資源建設(shè)探究[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（14）：20.

作者簡(jiǎn)介

劉靜靜，女，漢，江蘇南通，南通醋酸纖維有限公司。