新形勢下企業檔案管理信息化建設

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，企業中各種檔案的數量逐漸增加，因此對于檔案管理提出了更高的要求。本文對新形勢下企業檔案管理信息化的意義加以闡述，并且提出了企業檔案管理信息化的具體方法，為企業管理工作提供參考。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化

如今是信息化的時代，檔案管理是企業工作的重要部分。信息化的檔案管理能夠適應社會的發展，加強檔案的信息化建設利于企業快速、準確找出檔案，提高企業信息數據的安全性，利于企業的生產和經營，因此，企業檔案管理信息化建設對企業有重要意義。

1 企業檔案管理信息化的意義

1.1 利于保留檔案原件

企業在對檔案進行信息化管理時，可以利用掃描儀將所有檔案進行數字化的轉換，然后將其以文件的方式進行分類、管理及保存，這樣能有效避免對原件的傷害，防止檔案原件丟失，利于保留檔案原件。

1.2 便于檔案記錄和更改管理

傳統檔案管理都是管理人員手工操作，工作量繁重，耗費大量的時間和人力，而且工作人員在進行復雜的檔案記錄過程中很容易發生錯誤，在變更信息時又要引起一系列的變動，這就浪費了工作人員大量的時間和精力。對企業檔案進行信息化管理，管理人員僅通過計算機操作就能完成檔案記錄和信息更改等工作，這在一定程度上為管理人員節省了大量的時間，提高管理人員的工作效率[1]。

1.3 搜索檔案更便捷

在傳統的檔案管理中，要想查找指定信息需要人工逐一查找，工作效率十分低。在檔案信息化管理后，可以直接使用計算機對檔案的關鍵字進行搜索，就能立刻找出需要的信息，不僅速度快，而且準確率高，并且可以實現多方面篩選，這種信息化的管理方式減小了管理人員的工作強度，提高了企業在檔案管理方面的工作效率。

1.4 提高檔案安全性

檔案管理信息化相對于傳統的紙質檔案其安全性和保密性更高，因為信息化檔案管理，可以利用計算機將重要文件進行加密和訪問權限的設置，這樣可以降低企業機密文件泄露的可能性，還可以嚴格限制查看資料的人員，提高企業檔案的安全性。

2 新形勢下企業檔案管理信息化的方法

2.1 將檔案信息化的基礎設計加以完善

在企業重新建立檔案管理部門或者擴建原有的檔案管理部門時，要先將檔案信息化管理的基礎設計列入規劃之中，然后將智能化的數據系統和軟件、硬件平臺以及安全保護設施添加到具體方案之中，對于檔案信息管理的網絡安全進行加強，通過軟硬件的引進，建成一個集檔案收集、檔案管理、檔案儲存、檔案使用的智能信息化系統。系統建立之后，統一檔案的管理平臺，企業應該統一實行管理系統，實現對企業檔案的綜合管理，企業的各個分屬部門可根據自身需要，建立部門專屬平臺，滿足信息化管理系統達到各部門的需求。平臺建立后，企業需要拓展檔案的使用方式，讓以往的紙質文件轉化成電子文件的形式。企業可以通過網頁制作、網站制作、在網上推廣企業產品，讓用戶隨時可以閱讀和瀏覽企業的最新動態，在企業的商務信息管理達到資源共享。

2.2 加強檔案資源體系的建立

通過加強企業檔案資源體系的建立，來實現企業檔案資源的信息化管理，快速實現歷史檔案的信息化工作。對于歷史檔案的管理要根據實際需要，重點對于珍貴、易損、利用頻繁的檔案進行信息化的管理，加快歷史檔案向數字化轉化。關于企業業務檔案的監管工作，要制定統一的文件和檔案的管理制度，按照統一的技術標準，實現檔案管理系統和企業其他系統之間能夠實現業務上的信息對接，這樣能提高電子文件檔案信息的準確性。同時，還要加強企業檔案資源體系的建立，豐富檔案結構，使其包含各種類型的檔案，并且加快企業檔案目錄數據庫的建立，這樣能夠將各種類型的檔案進行整合，使檔案資源達到數字化，利用完善的檔案資源體系，可以實現企業檔案信息線上共享的目的。此外，還要加強多媒體檔案資源體系的建立。例如：企業在其發展歷程中的聲像檔案、取得的榮譽檔案等進行數字化的管理，從而實現企業檔案多媒體信息化的管理。這樣就可以將企業珍貴的歷史聲像檔案，建立成圖片和音頻的多媒體數據庫，豐富企業內部使用者對于不同檔案資源的取用。

2.3 加強檔案信息安全的管理

對于企業檔案管理來說，無論是針對檔案的證明性還是信息性上來說，加強企業檔案的信息安全管理都是十分重要的。具體表現在以下幾個方面，第一，在采集信息形成檔案過程當中，既要體現出數據收集的全面性，又要體現出其簡潔性，同時還要充分考慮到信息的安全性。在收集過程中，對于重要信息進行加密管理，特別是在檔案數字化的過程中，應該采用必要的物理隔離方法，確保重要信息不被泄露。對于現有的機密文件，可以采用加密的形式對文件進行保存和傳輸，這樣就能在采集檔案信息過程中保證信息的安全。第二，在對重要檔案進行保存的時候也要保證其安全性。可以通過建立特殊檔案保存地點，檔案存放地點要滿足干燥、防盜、防火等特點。企業還要指派特殊檔案的管理人員對檔案專門管理，保證只有相關人員才能查閱檔案。另外，特別機密的文件還可使用保險柜特殊保存。第三，在檔案被借閱時也要保證檔案的信息安全。在檔案信息化的基礎上嚴格制定出檔案借閱制度，保證檔案借閱審核流程的完善性，確保企業檔案信息在安全的范圍內進行借閱、拷貝和共享。負責檔案審核權限的工作人員應熟知檔案的內容，并且嚴格把關，為確保檔案安全，只有檔案內容必須掌握者才能查閱。同時，建立檔案安全防范工作，防止檔案數字化過程造成機密文件泄露的情況發生[2]。

3 結論

綜上所述，加強企業檔案信息化建設是實現企業信息更好管理的重要方式，所以企業檔案管理部門要充分順應時代發展，加強檔案管理各部分內容的建設，保證企業檔案信息化的質量，提高企業檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]韓繼紅.現代企業檔案管理工作的信息化建設淺談[J].辦公室業務，2018（16）：63.

[2]周曉芳.大數據環境下企業檔案信息資源建設探究[J].現代國企研究，2018（14）：20.

作者簡介

劉靜靜，女，漢，江蘇南通，南通醋酸纖維有限公司。