市政工程檔案“雙軌制”管理模式應用分析

楊洪艷

【摘 要】現代化的市政設施維護管理檔案管理檔案管理需要一個高效、快捷、方便的檔案管理模式，能夠為市政工作人員提供充足的信息和快捷的查詢手段。本文主要基于市政設施維護管理檔案管理的不足，分析檔案“雙軌制”管理模式在市政設施維護管理檔案管理應用的特點和優勢，并且提出其在檔案管理中的具體應用。

【關鍵詞】檔案管理：管理模式;應用分析

城市市政工程檔案是城市在各項設施建設中形成的檔案，它是工程建設活動的真實記載，直接反映了項目工程建設活動的過程，是人類改造自然、利用自然資源的成果記錄，是科技工作者和市政職工辛勤勞動的智慧結晶。加強市政設施維護也需要用到市政工程檔案，根據檔案記載內容來對市政設施進行維護。在大數據時代背景下，數據的有效管理直接影響到各行業是否能夠直接利用到相關信息，從而制定長遠的發展計劃。檔案管理主要涉及到信息數據的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用的活動。因而對于市政工程檔案管理工作而言，要求能夠提供更加全面的信息數據的收集、處理、歸檔和查閱。對傳統的市政工程檔案管理模式展開更新換代已經成為當務之急。基于此，在市政工程檔案管理中吸收國內外優勢經驗，提出“雙軌制”的檔案管理模式，實現了紙質檔案和電子檔案雙軌并下的管理和應用，不僅僅迎合了當前時代發展的需要，而且能夠很好地保證市政設施的維護工作。

一、市政工程“雙軌制”檔案管理模式

（一）“雙軌制”檔案管理模式的內容

市政工程“雙軌制”檔案管理模式主要是指在傳統的紙質檔案管理模式基礎上，利用現代科學技術和現代電子工具對檔案工作的一種協助管理。這是一種區別于傳統檔案管理模式以及現代其他領域的檔案管理工作的新的檔案管理模式，其實現了檔案管理的全面發展，不僅僅對紙質管理內容實現了擴大充實，還彌補了現代管理方式中的基礎不穩等問題。

（二）市政工程檔案“雙軌制”檔案管理模式特點

市政工程檔案管理涉及到新舊各類檔案資料的管理，具有豐富性和復雜性。一方面是市政工程檔案一般時間較長，擁有內容豐富的檔案資料，這類檔案資料涉及到城市的市政設施建設的方方面面。這類傳統的檔案資料的管理都是采用傳統的方式以紙質的形式存儲，在應用方面具有應用率不足的問題;另一方面是新時代屬于信息社會，城市市政工程發展急需收集歸納更多的信息資料，但是傳統的檔案管理模式明顯對于新資料的收集和歸納的能力不足。由此觀之，采用“雙軌制”檔案管理模式能夠充分包容市政工程檔案管理的各種特點，能夠更好地推動市政工程檔案管理工作的科學發展。

二、市政工程“雙軌制”檔案管理的必要性

（一）“雙軌制”檔案管理模式改變了市政工程檔案管理不專業問題

無論是對新城區進行開發或者是對老城區進行改造的過程中，都要秉承著適度以及與時俱進的理念，以便城市中的市政設施可以始終滿足社會發展的要求。而市政工程檔案管理工作的最終目的是服務于此。市政設施維護管理中心所存儲的檔案資料能夠為城市發展提供資料參考，推動市政工程的進一步發展。而傳統的市政工程檔案管理模式中呈現出對檔案認知的不足，即檔案是用來保存的，應用程度不高，一方面是檔案資料過于珍貴，不能過度頻繁的使用;另一方面是檔案資料的查閱模式過于傳統單一，無法滿足多人、多方面的查閱。從而導致一些檔案信息的管理出現隨意的現象，一些檔案的整理歸納較為混亂，無法突出重點，同時也無法形成高效的檢索系統，在需要使用到檔案信息的時候，檢索困難。所以“雙軌制”檔案管理模式能夠滿足市政工程檔案管理的多個需求，不僅是對傳統文件等的保護，還調動了當前市政工程發展對于檔案的檢索使用需求。

（二）“雙軌制”檔案管理模式實現市政工程檔案的多渠道保存管理

新時期下市政工程檔案管理要求能夠實現多渠道的保存管理。這主要是因為隨著當前檔案管理的信息化發展，而多媒體是一把雙刃劍，能夠實現簡約、高效管理檔案的同時還面臨著信息泄漏等問題，因而要求檔案在實現信息化、系統化管理的同時，還要求能夠多渠道的展開備份或是重點資料的多渠道管理，如此才能保證檔案管理的安全性和效率性。“雙軌制”檔案管理模式正是在尊重傳統檔案管理模式的基礎上，重新開辟一條新的檔案管理方式，不僅僅是利用現代科學技術的重要性，還保證對傳統檔案紙質資料的保護。不僅使得傳統的檔案管理專業人員能夠參與到檔案管理實踐中，還能夠采用新技術、新理論展開檔案管理工作。

三、市政工程“雙軌制”檔案管理模式的構建

（一）營造“雙軌制”檔案管理模式應用氛圍

實現對市政工程“雙軌制”檔案管理模式的應用創新必須構建符合該管理模式的管理制度和內容。首先，完善市政工程檔案的管理內容和管理制度。即在市政設施維護管理中心范圍內建立健全的相關制度，如對某些檔案資料的權限限制制度，保證檔案資料能夠得到全面應用，但也不因此受到非法使用。另外還要求制定“雙軌制”檔案管理的查閱制度，保證檔案資料的全面性。其次，提高市政工程檔案管理的及時性。一方面是要求能夠提高檔案管理從業人員的專業程度，專業的工作人員能夠明確檔案的時效性特點，并能夠及時的收集資料、整理資料，發揮檔案信息的最優作用。提高檔案管理人員的專業性也是市政工程檔案管理采用“雙軌制”管理模式的主要策略，第一是對傳統的檔案管理人員進行專業的再精細化，如對新招聘的市政工程檔案管理人員進行傳統檔案管理手段的培訓，保證傳統的技藝不遺落;第二是另行招聘擁有高級檔案管理技術的檔案管理人員;另一方面是建立相關的監督管理機制，定時定期開展對檔案管理的監督，如每個月都對上個月的檔案信息進行查閱，能夠保證檔案管理的及時性，還能夠保證對檔案內容的了解情況，提高檔案的利用率。

（二）對“雙軌制”檔案管理模式技術的創新

首先，市政工程“雙軌制”檔案管理模式要求利用新的創新型科學技術。因而要求市政設施維護管理中心能夠從滿足市政工程檔案的基礎設備入手，通過配備專門的計算機，開發設計符合“雙軌制”管理模式的檢索系統，提高檔案檢索和管理的質量。另外是通過最新的大數據技術手段，建立市政工程檔案信息資料庫，通過設置權限的方式來滿足不同工作人員對于檔案信息內容的需求情況。

其次，調動檔案全體工作人員參與到“雙軌制”檔案管理模式中。“雙軌制”檔案管理模式是一種參與性較高的管理模式，其在檔案管理中的應用需要全體人員的配合。如需要人們主動參與到現代檔案管理模式中，自覺展開網上檔案檢索等活動;還要求能夠自覺參與到傳統的檔案管理工作中，自覺遵守紙質檔案管理的方式，通過加強人們對于檔案的聯系能夠讓檔案的利用率更高。

最后，市政工程檔案要建立健全相關的檔案存儲室。積極改善當前市政設施維護管理中心硬件設施情況及相關設備的籌備等，有效地為雙軌制檔案管理提供了基礎，市政工程檔案信息的收集、歸納，要求更多的工作人員都參與到檔案管理工作中。

四、結語

綜上所述，隨著信息化時代的到來，任何單位的檔案管理都要求實現信息化的管理，基于此要求實現對市政工程檔案管理的信息化發展，因而采用“雙軌制”檔案管理模式成為當務之急。一方面是要求在保護傳統檔案管理模式的基礎上，不斷發展和創新紙質檔案管理的各項技術和方式;另一方面是建立健全相關制度，配備全面的檔案管理設備，保證檔案管理工作能夠實現“雙軌”化發展。