紙質檔案保護工作的重要性及其未來發展

王海英 張琳琳

摘要：隨著科技信息時代的到來，紙質檔案的保護管理的工作要與時俱進，不僅要對紙質檔案做到充分保護，更要讓檔案管理工作隨著時代的發展而不斷優化與創新。從紙質檔案的保護工作入手，針對紙質檔案保護工作的重要性和紙質檔案未來保護工作的發展方向與管理措施進行了研究與分析，希望對我國現階段事業單位紙質檔案的保護管理工作起到借鑒作用，以促進檔案管理工作的健康發展。

關鍵詞：紙質檔案 保護 重要性 發展方向

中圖分類號：F272? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2019）23-0119-02

紙質檔案在人們的日常生活工作中很是常見的。紙質檔案，簡單來說，就是通過在紙上記載信息的方式，對人們及社會組織生產生活中出現的圖像、文字等資源信息進行記載。紙質檔案能夠記載人們的最原始的信息。紙質檔案的保護工作就是使紙質檔案的保存時間延長，使檔案保存的信息更加完整，確保紙質檔案的后期使用，促進檔案可持續利用。現階段很多的檔案管理工作已經使用信息化的方式管理。不可否認，采用信息化的手段對檔案進行管理確實更加便捷高效。但是，信息化管理的檔案很容易出現信息不真實、不可靠的問題，有可能造成檔案信息工作的失誤。由于信息化管理的電子檔案會出現很多未知的問題，因此加強紙質檔案的保護管理工作尤為重要。

一、紙質檔案保護工作的重要性

1.紙質檔案是對生產發展信息最真實直接的記錄

紙質檔案相當于是所有事件發生的原始憑證。很多單位或部門對一些涉及機密的重要文件都采用紙質檔案的方式來記錄，事業單位更是如此。紙質檔案對國家、單位、企業來說保存的是至關重要的信息，這就要求檔案人員做好紙質檔案的保護工作。做好紙質檔案的保護工作，能夠為以后各項工作的開展提供有效的保障。紙質檔案在日常的工作開展中有很重要的歷史參考價值，為以后的工作提供最科學合理的依據，確保檔案信息的真實性。

2.紙質檔案的安全性較高

盡管說電子檔案在檢索、利用、輸出方面具有一定的優越性，但是運用計算技術很輕易地就能夠復制和篡改一些信息，使一些檔案的機密信息泄露及改變。還有，電子檔案在計算機中很容易被黑客攻擊，造成機密信息的泄漏。另外，我國現階段的法律法規對網絡信息的管理尚有提升空間，電子檔案的真實準確性缺乏法律保障。而紙質檔案的真實性與可靠性完全受法律的保護，具有法律效應。現階段紙質檔案還發揮著重要作用，扮演著不可或缺的角色。因此，做好紙質檔案的管理保護工作更是現階段至關重要的任務。

二、紙質檔案未來發展方向

1.紙質檔案與信息化檔案并存是未來檔案管理工作的必然要求

從今后的發展趨勢看，盡管電子檔案管理比紙質檔案管理在傳送與保存便捷方面有著巨大的優勢，但是，紙質檔案具有原始性、憑證性的屬性，在未來相當長的時間內，電子檔案還不能完全取代紙質檔案，不會出現其中一方完全代替另一方的情況，紙質檔案將會與電子檔案形成優勢互補、有機結合的新局面。今后可能存在以下兩種情況：一是出于辦公或者其他業務的現實需要，會先在計算機中生成電子檔案，再將電子檔案轉化成紙質檔案予以保存;二是紙質檔案數字化，即先有紙質檔案，后來出于存儲或者利用等方面的考慮，將紙質檔案轉化成電子檔案。因此，在未來的檔案管理中，必須采取電子檔案與紙質檔案并存的辦法，通過合理地利用兩個檔案管理的模式，探索同步管理的措施，使之形成一個良性循環的系統，以推進檔案事業的不斷發展。

2.完善相關制度、科學規范化管理是推進紙質檔案發展的關鍵

當前，不同的單位檔案管理工作都有不同的規定和標準，甚至許多單位缺乏規定和標準，這大大降低了檔案管理工作的標準化程度，導致工作效率低、檔案質量參差不齊的現象，減弱了檔案的存取與調配的效率，也影響了檔案管理信息化發展進程，更降低了檔案的應用效率。因此，今后必須建立相關制度規范紙質檔案管理工作，進一步加強制度的建設和章程的規范，通過標準化的檔案管理工作流程，實現其科學化、制度化、規范化。比如，檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是檔案交接時。現如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失。因此，應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。在進行紙質檔案的管理保存與查閱工作時，相關人員要嚴格按照制度規定來進行，在每一個環節都要保證紙質檔案的完整性，避免紙質檔案出現破損。

3.完善信息化設備是推進紙質檔案創新與發展的趨勢

多年來，檔案管理工作依然是以紙質作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且也很難保證檔案的準確性，容易丟失和遺漏。因此，在紙質檔案的管理保護過程中，我們要積極推進紙質檔案向電子檔案轉變的創新與發展。這一過程，必然離不開信息化設備的支持。相關部門通過投入資金，購買用于檔案管理工作的計算機設備或者檔案管理的相關軟件，以此來保證紙質檔案向電子檔案之間的有效轉化，保證紙質檔案的創新發展。利用信息化設備對紙質檔案進行歸檔，對紙質檔案中的信息進行備份，以防止紙質檔案丟失或損壞。也可以建立檔案的網上資源信息平臺，相關人員利用計算機就能快捷、及時地查看，更能夠減少紙質檔案因為查看使用造成的丟失或破損的現象，從而使紙質檔案得到有效保護，延長紙質檔案的保存時間與年限，使檔案管理工作有效創新。

三、結語

總之，現階段我國部分地區的紙質檔案保護管理工作還不夠完善。隨著社會的發展進步，紙質檔案的工作一定會取得更大的進步與改變。我們在做好紙質檔案保護工作的同時，還要對紙質檔案的未來發展方向進行研究與探討，做到與時俱進，運用信息化的技術管理與保護紙質檔案。在工作中，要充分認識到紙質檔案的重要性，又要明白理解信息化帶來的便捷創新，要把紙質檔案的管理保護工作與信息化技術相結合，轉變傳統的檔案管理保護的理念，發揮兩者的優勢，不僅能夠為政府和相關部門及企事業單位的未來發展提供科學的規劃依據，更能夠促進國家經濟的發展。

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責任編輯：劉健

[作者簡介]王海英，白城市洮北區婚姻登記處助理館員，研究方向：檔案管理;張琳琳，白城市洮北區婚姻登記處助理館員，研究方向：檔案管理。