關于醫院人事檔案信息化建設的幾點思考

王欣斌

[摘要] 隨著社會發展、科技進步和醫院人力資源配置能力的提高，傳統紙質的醫院人事檔案管理方式已日趨無法滿足當今醫院對于人事檔案全流程、全要素的管理需求，因此醫院人事檔案信息化建設逐漸成為各醫院信息化建設中亟待解決的目標。該文針對該院人事檔案信息化建設現狀進行分析與討論，以期為今后該院人事檔案信息化建設提供一定參考。

[關鍵詞] 醫院;人事檔案;檔案管理;信息化建設

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）12（b）-0153-03

Thoughts on the Informatization Construction of Hospital Personnel Files

WANG Xin-bin

Department of Personnel， Zhoushan Maternal and Child Health Hospital， Zhoushan， Zhejiang Province， 316000 China

[Abstract] With the development of society， scientific and technological progress， and the ability of hospitals to allocate human resources， the traditional paper-based hospital personnel file management method has become increasingly unable to meet the hospital's management requirements for the entire process and all elements of personnel files. Informatization construction has gradually become an urgent target in the construction of information technology in hospitals. This paper analyzes and discusses the current situation of personnel file information construction in our hospital， in order to provide some reference for the future construction of personnel file informationization in our hospital.

[Key words] Hospital; Personnel file; File management; Information construction

隨著社會發展和科技進步，信息化管理的理念亦被引入到各醫院人事檔案的管理之中[1-2]。由于醫院人事檔案收錄了全院每名工作人員的基本信息、個人履職經歷、各項考核鑒定結果、職務職稱晉升、崗位變動和所受表彰獎勵等重要信息資料，對于全院各類優秀人才的培養使用和人力資源的合理配置等都起著至關重要的作用[3]。由于該院人事檔案信息化建設處于起步狀態，相關軟硬件建設還未正式建立，對人事檔案信息化建設需求仍處于探索討論狀態中。目前，該院人事檔案信息化建設主要存在信息化重視程度不足、信息化建設水平偏低和維修、維護人才匱乏等問題，該文就該院人事檔案信息化建設現狀，分析和總結目前信息化建設存在的問題和困難并針對性地提出一定的思考和部分對策，以期為今后該院開展人事檔案信息化建設提供一定參考，現報道如下。

1 ?人事檔案信息化建設現狀

1.1 ?檔案信息化重視程度不足

由于長期以來的國內醫療管理環境和固有的管理思維模式限制，醫院管理者往往以醫療技術為中心，對于培養和引進優秀醫務人才以及采購新儀器、新設備“關懷備至”，而對于人事檔案管理的認識程度不足，沒有意識到人事檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分[4]，沒有將其作為重點工作加以重視。加之長期以來的傳統人事檔案管理方式已“深入人心”且未出現過嚴重的錯誤，導致醫院管理者對于開展人事檔案信息化建設的決心不夠堅定。此外，由于“重投資、輕管理”的陳舊理念仍有留存[5]，至今該院尚未正式啟動人事檔案信息化建設，對于人事檔案信息化管理能否發揮其應有的效能亦缺乏足夠的信心。

1.2 ?檔案信息化建設水平偏低

該院檔案信息化建設長期處于水平偏低的狀態中。一方面是由于檔案管理部門信息化建設所需要的軟硬件設備為數年前配置，且僅限于文書檔案室使用，起初發揮了較為積極的作用，但隨著計算機軟硬件的迭代更新和人事檔案管理的保密性需求愈來愈高，加之長期以來硬件和系統缺少足夠的經費用于更新換代以及數年前的操作系統對于新型人事檔案信息化系統兼容性不強，導致現有的軟硬件設備不能滿足人事檔案信息化建設的根本需求。另一方面，檔案管理人員是醫院人事檔案管理工作中的直接參與者和實踐者，其對于信息化系統的學習和使用能力的高低直接影響信息化建設的水平[6]，由于長期缺少針對信息化系統的培訓和對市場現有的信息化系統的了解，加之自身能力素質亦缺少足夠的鍛煉，往往滿足于現有的紙質檔案管理模式，對于開展人事檔案信息化建設存在較大的思維惰性。

1.3 ?維修和維護專業人才匱乏

該院目前缺少專業性的檔案系統的維修和維護人才。究其原因，一方面原因是該院設備科日常肩負著全院醫療設備的招標采購和醫療設備的維修維護工作，其日常工作較為繁瑣和耗時，沒有過多的精力對今后人事檔案信息化管理設備設施的維護和維修進行學習和鉆研。另一方面原因是目前開展的文書檔案室的信息化系統并非該院自行研發，為地方軟件公司購買并安裝調試，該院信息科工作人員對于此類系統涉及幾乎為零，這對于今后開展人事檔案信息系統的使用存在不利因素。第三方面原因是該院醫學工程人才編配較少且工作繁重，今后檔案信息化軟硬件維修和維護力量不足。

2 ?關于加強信息化建設的幾點建議

2.1 ?提高思想認識，堅定建設決心

通過提高思想認識來堅定醫院信息化建設的決心意志，可以通過市場調研、邀請檔案專家來院指導授課和組織相關人員到其他先進醫院參觀學習，深入對人事檔案信息化管理的理解和認識，深刻領悟在當前科學信息發展階段人事檔案管理的新理念和新模式[7]。此外，還可以將前期的軟硬件投資、更新維護、后期使用查錯糾錯等均納入到人事檔案信息化建設規劃當中。最后，還需要提高檔案管理人員對于信息化手段用于管理人事檔案的思想認識、責任意識和信息意識，并且管理層應當堅定檔案信息化建設的決心并合理規劃人才隊伍的整體建設，建立信息化建設對于發揮人事檔案管理最大效能的信心。

2.2 ?加快軟硬件建設，定期組織培訓

軟硬件建設是信息化建設的基礎，是檔案信息化建設工作的核心工作。加快檔案信息化的建設主要有兩種方式：①加快對檔案管理信息化建設的各類硬件的基礎建設，配置計算機、高速打印機、高速復印機和高清掃描儀等基礎設備的辦公區;配置系統服務器、交換機和大容量硬盤等設備的檔案信息儲存區;配置檔案柜、復印機和裝訂機等設備的檔案查閱區。②在硬件建設的同時，采購與醫院規模現況相符合的人事檔案信息系統軟件，并對系統的管理、操作使用和維修維護等各項工作和要素進行梳理，用圖表的形式進行規范，建立和完善各項制度和流程，內容盡可能涵蓋每一個步驟、每一種情況、每一項規定，盡可能使未來醫院的人事檔案信息化系統少出或不出人為因素導致的數據混亂或崩潰，盡量縮減不必要的維護次數和維護時間。此外，在信息化建設完成后應定期聘請專業團隊組織對醫院人事檔案管理人員進行培訓和繼續教育，使得檔案管理人員的信息化系統使用水平、能力素質和基礎建設同步提高。

2.3 ?加強人才培養，指定專人負責

根據信息化系統維修和維護人才匱乏的現狀，醫院應當加強對醫學工程人才的培養力度和人才梯隊建設，聘用專業水平較高的醫學工程人才并構建一支偏向于醫院信息系統管理方向的醫學工程人才團隊。由于人事檔案涉及到每名工作人員的基本信息和履職情況，保密程度要求較高[8]，因此在未來信息化建設的同時亦需加強信息的安全管理。通過制定安全防范措施，例如采用內外網物理隔絕、及時更新系統漏洞和網關加密等技術[9-10]，避免人事檔案遭受網絡攻擊和盡可能地減少失泄密隱患。此外，人事檔案系統的管理關系到每名工作人員的切身利益[11]，其容錯率必須控制在極低水平且檔案數據務必做到完整、清晰和長效[12]。根據以上兩點，未來人事檔案信息系統和設備須指定專人負責對其進行維修和維護。

3 ?總結

綜上所述，醫院人事檔案信息化管理是順應歷史發展和時代潮流的，是醫院人事檔案管理發展的必經之路。盡管該院人事檔案管理的信息化建設尚未起步，各項工作都處于討論分析中，但通過對該院信息化建設現狀分析，提高信息化管理的思想認識、加快軟硬件建設和人才培養進度，可為下一步該院人事檔案信息化建設的開展提供一定的思路和方法，從而提高該院人事檔案管理水平，助力人力資源合理配置，滿足該院現代化發展需要。

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（收稿日期：2019-09-17）