基于六西格瑪的地方高校科研團隊溝通質量管理研究

徐 杰

（宿遷學院，江蘇 宿遷 223800）

地方高校科研團隊創新活動主要包括團隊組建、戰略性規劃制定、團隊文化建設、團隊制度建設、科學研究、科研成果應用等內容。信息溝通貫穿整個創新活動，對創新質量有著重大的影響。信息溝通不暢、信息傳播不及時是團隊科研成果轉化不成生產力的首要阻礙[1]。因此，有必要對科研團隊溝通質量進行管理。

一、六西格瑪

六西格瑪是質量管理的新發展，主要通過數據分析，發現問題、解決問題、改進流程，明確目標和方向，制定出一個近乎完美的標準，從而最終提高質量。該方法目前被廣泛應用于大型制造業，在提高有形產品質量方面有很多成功案例。六西格瑪組織中有很多改進辦法，本文采用了目前最成熟的五步循環改進法，簡稱DMAIC方法。每個階段的主要內容有：界定、測量、分析、改進、控制。

二、科研團隊溝通質量六西格瑪管理體系

（一）六西格瑪科研團隊質量管理項目成員組建

地方高校科研創新團隊一般由學術帶頭人、學術骨干和輔助人員組成，作為一個小型的科研創新團隊，并不需要專業的、專職的六西格瑪管理人員，可以把科研項目團隊成員培養成六西格瑪管理人員。首先，明確黑帶大師。黑帶大師的職責是制定整個團隊的戰略規劃，全校范圍內跨學科組建科研創新團隊，制定科研創新團隊相關規章制度，宏觀上掌握整個科研創新團隊的發展方向。所以，黑帶大師應該是一位校級領導或幾位校級領導組成的群體。而且在整個團隊的溝通活動過程中，黑帶大師是參與人，而不是旁觀者。其次，明確黑帶。黑帶的職責是爭取先進的研究條件和充足的科研經費；將國內外相關領域先進思想和技術引進，將團隊內科研成果輸出；制定團隊中每個具體項目規劃；制定每個團隊成員目標任務；培養高質量人才。這個角色由項目組的學術帶頭人擔任，剩下的學術骨干和輔助人員即為團隊中的綠帶人員。

運用六西格瑪管理地方高校科研創新團隊溝通質量，這是一個系統工程，需要一定的人力、財力，尤其需要很長一段時間檢驗。無論是活動前期的決策失誤還是中后期的與需求方溝通不暢，都與團隊和科研成果需求方的溝通有關。溝通不順暢，使得團隊消息閉塞，無法及時了解需求方需要什么，需求方也不了解團隊能解決什么樣的問題。以往我國的研究學者從溝通行為對高校科研團隊的創新行為進行研究，但都是集中在研究團隊內部的溝通問題上面。本文選擇的角度是對科研成果需求方與團隊科研人員之間建立起來的外部溝通，進行六西格瑪質量管理。

運用六西格瑪管理方法，針對地方高校科研團隊溝通活動，以科研成果需求方為核心，以提高科研團隊溝通質量為目標，構建包括定義、測量、分析、改進與控制五個環節的地方高校科研團隊溝通質量六西格瑪管理體系(如圖1所示)。

（二）定義階段

地方高校科研團隊創新活動的溝通環節在定義階段包括兩個步驟，分別為傾聽需求方聲音與制定戰略計劃。

1.傾聽需求方聲音

采用調查問卷、電話訪談和當面問答的方式進行需求方意見咨詢，充分傾聽需求方聲音。

圖1 地方高校科研團隊溝通質量六西格瑪管理體系

2.制定戰略計劃

制定六西格瑪質量管理戰略計劃：科研團隊溝通管理以滿足科研成果需求方對信息、思想、感情的需求為目標，保證信息準確、完整、及時地在雙方間傳遞。將溝通管理工作分解到科研團隊創新活動中進行過程管理[2]，最終形成穩定的需求方群體，為科研團隊創新找到目標和方向。

基于溝通八大要素，按照溝通過程設計的溝通戰略（見附表1）。采用全通道型復合信息群體網絡,在這個網絡里，任何節點上的成員都有溝通路徑，可以直接溝通[3]。定期組織全體團隊成員參加正式會議進行討論、交流，安排專職人員記錄，供所有人會后下載學習。非專業性問題安排專人對接，避免過量全員溝通，占用研發時間。

（三）測量階段

測量階段主要是收集數據，圍繞科研成果需求方對溝通滿意程度展開調研，將收集的數據量化為可定量改進的信息。根據科研成果需求方對需求信息的感知方式，我們將測量內容分為溝通過程中的直接感知和間接感知。直接感知測量主要內容有：顧客需求（測量內容：了解程度）、溝通頻率（測量內容：主動正式溝通中包含每月項目進展報告書、半年年中進度報告書、年末年度進度報告書。主動非正式溝通中包含定期走訪、電話）、溝通檔案建設（測量內容：規范的溝通記錄）、反饋速度（測量內容：接受反饋意見后拿出調整計劃的平均時間）、反饋效果（測量內容：定期開展顧客溝通滿意度調查）、反饋改進（測量內容：變更申請、經驗教訓）；間接感知測量內容主要有：團隊組織建設（測量內容：團隊中有黑帶大師、黑帶、綠帶）、團隊制度建設（測量內容：團隊績效考核辦法、團隊獎勵管理辦法、團隊人才培養管理辦法）、團隊文化建設（測量內容：團隊主人翁意識培養活動）。以具備程度和滿意程度的高低分為四個等級，全部具備為非常滿意，基本具備為基本滿意，不確定、不太具備為不太滿意，完全不具備為完全不滿意。通過問卷調查的方式進行各個指標的測量。

（四）分析階段

結合測量階段的數據，進一步分析發現，創新活動溝通環節的質量缺陷可能出現在以下三個方面：雙方信息不共享、信息反饋不及時、反饋效果不滿意。

雙方信息不共享的原因是：前期團隊缺乏市場調研，沒有清楚地了解市場需求以及沒有向市場全面展示自己的能力。團隊缺少戰略性規劃，沒有科研成果應用的目標。

信息反饋不及時的主要原因有：團隊成員自身的科研能力、社交溝通能力以及團隊內部分工、任務分解、績效考核相關管理制度不完善方面。

對反饋效果不滿意的原因體現在：團隊成員自身的科研能力、學術修養、社交溝通能力和團隊已形成的文化環境方面。

（五）改進階段

針對科研團隊與科研成果需求方溝通存在的缺陷，可以從下面三個層面進行改進：

1.加強市場調研。一方面充分了解需求方的需求，另一方面向需求方展示自己的能力。

2.制定溝通戰略規劃。建立全通道式溝通體系，定期進行書面、會議溝通，不定期進行電話、網絡通訊工具溝通；建立溝通檔案管理，將溝通過程以書面形式記錄在案，方便事后查詢；定期進行需求方滿意度調查，及時了解存在問題。

3.營造團隊溝通文化氛圍，完善團隊績效考核制度、團隊獎勵管理辦法、團隊人才培養管理辦法。

（六）控制階段

控制階段的任務是將改進階段的成果制度化，并且根據科研成果需求方的需求變化，實現持續改進。

1.團隊科研項目計劃制定。溝通的最終目標是科研項目的順利完成，科研成果轉化成生產力的實現。科學的團隊項目計劃制定是溝通六西格瑪管理中減少缺陷的基礎。

2.六西格瑪團隊文化的創建。把分散的個體連成一個整體，在團隊中營造有利于有效交流的溝通文化氛圍，是溝通六西格瑪管理中減少缺陷的根本。通過六西格瑪管理，營造全員參與的文化氛圍。團隊領導者從旁觀者成為參與者，在制定團隊戰略規劃時將六西格瑪管理運用其中；讓團隊人員意識到滿足科研成果需求方的要求，是團隊溝通質量提高的關鍵。

3.建立以人為本的管理制度。溝通的核心是人，充分發揮人的工作價值，提高人的創造力，是溝通六西格瑪管理中減少缺陷的支撐。因此，建立起以人為本的管理制度至關重要。溝通環節實施六西格瑪管理過程中主要是建立團隊績效考核辦法、團隊獎勵管理辦法、團隊人才培養管理辦法。

本文將六西格瑪引入高校科研團隊溝通質量管理中，建立有效可操作的團隊溝通質量管理體系。通過溝通環節的具體試行，分析得出團隊項目計劃制定、六西格瑪團隊文化創建以及以人為本的管理制度建立能夠彌補團隊與需求方溝通質量的缺陷。為提升整個團隊的創新質量打下基礎，因此將六西格瑪引入科研團隊溝通質量管理是可行的，具有理論意義和實踐意義。但運用六西格瑪對科研團隊進行溝通質量管理是一個長期且不斷深入的過程，短期對其中一部分內容進行改進，并不能實現整個團隊的六西格瑪質量管理，還需要更多的研究人員不斷摸索，將六西格瑪運用到團隊創新質量管理的每個環節。

附表1 地方高校科研團隊六西格瑪溝通戰略