新時代轉型發展背景下助推檔案安全體系建設的重要性

裴鈺

摘 要：企業檔案是對企業發展的知識信息和資源信息的有效匯總，屬于企業本身的無形資產。在新時代轉型發展的背景下，對企業檔案建設管理工作提出了更高的要求。本文立足于當前時代發展的背景，以企業檔案管理工作為立足點，探討在當前形勢下企業檔案管理存在的問題以及應對策略。

關鍵詞：時代發展;檔案管理;安全體系建設;企業發展

企業的檔案管理是企業發展的重要信息資產，也是企業發展本身的資源形式。傳統的檔案管理方式主要以紙質資料存檔為主，在使用、資料查詢的過程中會帶來很大的困難，檔案本身能為企業發展帶來的助力作用也會因此而降低。在當前時代經濟、信息化步伐迅速加快的背景下，檔案管理的信息化也在逐漸被越來越多的企業管理者重視，電子存檔，資料錄入整理，為企業的活力的激發，資源的利用提供了很大的發展空間。但是，不得不承認的是，在信息化步伐加快的同時，依舊有很多企業在檔案安全體系建設方面存在問題。主要表現在檔案管理基礎設施的不完善、制度規范缺乏科學性合理性、數字信息化步伐緩慢等問題。這些問題的存在不僅為企業信息資源的利用帶來很大的挑戰，而且也加重了企業本身信息泄露或被破壞的風險。面對這種境況，如何利用好時代發展的優勢，合理的評估企業檔案管理安全體系建設中存在的風險，如何利用信息化為企業檔案管理安全體系的建設帶來益處成了企業發展過程中亟需思考的問題。

1 研究的目的與意義

本研究有理論和實踐兩方面的意義。首先，在理論層面上。主要有兩個層面的意義，分別是對影響企業檔案安全體系建設的因素分析，另一方面是為理論研究的發展提供理論參考。其一，檔案安全體系建設事關企業資源的整合和風險問題的降低，所以在時代發展轉型背景下加強企業檔案安全體系建設就顯得非常重要。其二，檔案安全體系建設不僅僅是時代發展對企業本身的要求，更是對整個社會環境的要求。從宏觀角度來看，我國政府部門多次提出要加強檔案安全體系建設，全國檔案局館長也多次提出健全檔案管理工作，加強檔案人才隊伍建設。足以看出，在當前時代背景下對檔案安全管理工作的重視程度。因此，本文通過論文研究的形式，為檔案安全體系建設工作的開展貢獻出自己的意見建議。

2 檔案安全體系建設的重要性

1）為公司各項業務的開展創造條件。檔案中蘊含的是公司發展過程中專利、各項業務開展、人員資料等相關的信息。這些信息是建立在企業發展與市場運營基礎上的，具有歷史性和發展性的特點。是企業發展過程中經驗的積累和資源的整合，有助于為企業發展及各系那個業務的拓寬提供指導。有助于企業在綜合分析這些信息資源的基礎上總結整理出進一步發展的機遇。[1]

2）有助于規避和抵御企業發展中存在風險。在檔案管理和歸納的過程就是對當前企業運營發展的評估過程。在這一過程中，企業能夠通過對數據的分析，清楚的查看當前在企業發展過程中存在的風險因素，并根據情況及時作出有針對性的調整。同時，企業通過對有效信息的歸納整理有助于企業分析當前企業發展過程中存在的有利資源和信息安全程度。在有效把握的基礎上提出解決策略并規范相關制度體系。從而規避企業發展中存在的信息和資源風險。

3）有助于檔案安全保障體系的可持續發展。檔案管理是一項長期性工作，涉及到歷史檔案的歸納整理，也涉及到最新檔案的匯總。在檔案管理工作中，在有效機制體制的完善下，檔案本身的價值不僅可以為現在企業的發展提供信息資源與發展機遇還有助于為企業未來的發展積累經驗和信息價值。所以，檔案安全體系建設是保障企業長遠發展和信息資源價值最大化的基礎。

3 新時代轉型發展背景下檔案安全體系建設中存在的問題

1）檔案管理基礎設施有待完善

檔案管理的基礎設施主要表現在人力、資金和物力的投入方面。在當今時代發展中，之所以大力提倡檔案管理工作，其中一個重大的原因在與很多企業機構對檔案管理工作不重視，看不到檔案管理和檔案安全體系建設對企業本身發展的價值。從而在企業管理者思想意識中自覺忽視了檔案管理工作，將其視為一件可有可無的事情。在這種情況下，專門的檔案管理部門、專業的檔案管理人員和針對檔案工作管理和人力、物力和財力等提供不到位，從而導致企業信息資源泄露嚴重、檔案利用價值低等問題的出現。長此以往，不利于企業的發展。[2]

2）檔案管理制度規范性有待完善。對于企業的發展而言，各個部門在運作和發展中都需要有合理、系統化、科學化的工作流程和制度規范。檔案管理也不例外，只有做到這一點，檔案本身的信息資源才能夠發揮到最大值，對企業發展的貢獻也就越大，在使用者查看檔案信息時，也會更有效率和質量。但是，在實際發展中，依舊存在檔案管理工作缺乏制度規范的問題。主要表現在對檔案管理的過程僅僅停留在對檔案的歸納上，做簡單的收集和分類，呈現出“堆積”的特點，缺乏制度體系化。在這樣的境況下，企業的檔案管理機制幾乎屬于形同虛設，當出現檔案管理人員流動或者工作交接時，很容易導致檔案的丟失和信息泄露，對企業的發展帶來很多潛在的發展風險。

3）企業檔案數字信息化建設相對滯后。檔案的信息化建設主要是指采用網絡的方式進行檔案工作的歸納和整理、進行軟件開發和安排專業的網絡管理人員三個方面。在企業實際檔案管理工作中，依舊存在很多與信息化建設有關的問題。首先，對于很多部門檔案管理工作中，還停留在紙質存檔階段中，電子信息化利用不足，導致檔案管理工作量大，人力物力耗費嚴重，檔案本身的價值對企業的影響效果也非常小，而且丟失泄露的風險也非常大;其次，在檔案管理軟件開發的環節也存在很多的問題。一方面是由于部分企業對檔案管理工作的不重視導致在軟件開發中也存在不積極的現象，并沒有為企業本身檔案安全管理體系的建設構建合理高效的網絡空間，導致檔案管理工作中存在很多的風險和漏洞。

4 應對檔案安全體系建設中存在問題的應對策略

1）分析檔案安全威脅因素。分析檔案安全威脅因素可以從檔案管理的安全機制建設和檔案本身的信息化建設兩方面出發。首先，在檔案安管管理機制建設上，管理者要加強對這方面的重視，看到有效的檔案管理工作和安全體系的建設對企業發展的影響，并在此基礎上完善相關制度體系，建立專門的檔案管理部門并提供人力物力和財力的支持。其次，在檔案本身信息化建設方面，要注重對企業本身檔案安全管理軟件的開發和利用，并通過專門技術人員的支持定期檢查軟件中是否有潛在的運行風險，如病毒等因素。做到隨時監管，隨時發現問題，及時做出調整。

2）有效提高安全防范意識。檔案管理安全防范意識提高的措施主要體現在對人員和技術風險的規避兩方面。首先，在人員風險應對上，企業要建立專門的規章制度，規定可以查閱企業檔案的人員。從而降低因人員的隨意性和主觀性對檔案安全體系建設帶來的危害。其次，在技術風險規避上，要通過專業管理人員的定期監察和系統維護，檢測在實際運行過程中存在的硬件和軟件威脅，從而將企業檔案管理安全體系建設的威脅因素降到最低。[3]

3）提高檔案管理人員的專業素質。專業的檔案管理人員是企業檔案安全體系建設的保障和基礎。為此，在人員專業性方面，需要具備多元化的知識體系和現代化技術運用的能力。首先，在多元化知識體系方面，需要檔案管理人員具備檔案管理知識內容、科學管理的方法手段、預防風險的有效措施、和檔案學、文書學等的知識體系和內容架構，只有這樣，才能夠真正的為企業檔案管理工作和安全體系建設工作提供理論層面的保障和指導。其次，在現代化技術運用層面，需要檔案管理人員具備一定的計算機運用能力，能夠及時發現檔案管理工作中存在的網絡化問題并能夠通過自己的專業技術和實踐積累優化軟件。為此，在企業發展層面，不僅需要招聘專業的技術人員還需要對檔案管理工作者開展定期培訓，提高檔案管理者本身應對檔案風險的能力和優化企業檔案管理工作的技能。

5 總結與反思

綜上所述，在當前時代發展的背景下，企業的檔案管理工作依舊面臨著很多的困難和挑戰。在制度建設方面，設施完善方面和信息化建設方面都存在急需解決的問題。所以，在今后的發展階段，還需要企業管理人員在思想意識層面高度關注企業的檔案管理工作，完善相關制度及人員的管理工作，為企業本身的檔案管理提供保障。同時，企業還需要加強對檔案管理風險評估，了解影響檔案管理的潛在風險，真正的做到在新時代信息化發展背景下的檔案安全建設。

參考文獻

[1]陸塵香.企業檔案信息安全風險要素識別與控制[J].北京檔案，2018.

[2]蔡美波，何芮，閆冬.非國有企業檔案監管方式研究[J].東北農業大學學報（社會科學版），2016.

[3]馮冰凌.企業檔案信息資源安全保障機制研究[J].現代國企研究，2017.