檔案管理前端控制與文書工作的探討

韋鑫

摘 要：本文對檔案管理前端控制思想理論進行了介紹，對檔案管理前端控制與企業文書工作之間的關系進行了分析和討論，并就兩者之間如何實現良好的結合，使檔案管理工作與文書工作之間形成良好的銜接進行了研究，提出了幾點對策和建議，希望能夠為相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：檔案管理;前端控制;文書工作

檔案管理工作是企業日常管理和運行的重要內容之一，其對于企業發展有著非常重要的意義。隨著我國經濟社會發展進入新常態，企業的管理運行面對的內部、外部環境和形勢發生了巨大的變化，企業要想獲得進一步的發展就必須要加強對檔案的開發和利用。如何加強檔案管理工作，提高檔案質量成為了當前企業發展中必須要解決的一個重要問題。

1 檔案管理前端控制概述

前端控制思想是由法國檔案學者C·諾阿雷提出的一種關于檔案管理工作的現代理念[1]。檔案管理的前端控制理論是指在文件生命周期理論的基礎上對檔案文件的形成、收集、整理、鑒定、歸檔以及保存、銷毀等環節進行全面的監督、管理和控制，其中文件形成是前端，其余過程為中端、末端。在這一過程中，管理控制工作由對檔案文件本身的管理轉向了對檔案文件的整個生命周期的管理，管理控制工作發生了前移。

前端控制思想最初是伴隨著電子文件檔案的出現而產生的，其設計的目標是為了保證電子檔案的安全性和真實性。隨后檔案管理工作理論的發展使得這一思想不再局限于電子文件，在檔案管理工作中獲得了廣泛的應用[2]。

對于檔案管理工作來說，前端控制理論的應用能夠有效的對檔案管理工作的目標和規劃進行重新整合，通過把握好檔案的“入口關”，實現了從根源上保證檔案材料的規范性和質量，為后續相關單位的檔案管理其他工作以及其他管理工作奠定了良好的基礎。

2 檔案管理前端控制與文書工作的關系

文書是指用來記錄信息、表達意圖的文字材料，辦公室文書工作就是指對這些文書進行撰寫、發布、歸檔、保存、管理等一系列的處理程序。在企業文書工作中與檔案相關的工作內容主要包括：負責綜合辦公室上級的文件材料的接收、進行各種文書的打印并及時派送，登記和簽閱各種文書、并將其整理歸檔，在會議中做好記錄、會議結束后整理出文字材料等，具體可以概括為撰寫文件、傳遞文件、辦理文件、處置文件、管理文件五個方面[3]。

通過對企業辦公室文書工作的內容進行分析可以發現，其與檔案的形成、收集、整理、鑒定、歸檔等環節有著密切的聯系，檔案的前端控制理論可以有效的覆蓋現代文書工作并對其產生一定的指導作用。根據檔案管理前端控制理論，在檔案文件的形成之初就要對其進行有效的管理，并從檔案形成到檔案銷毀的整個過程看作一個整體來進行綜合考量，并建立起相應的檔案管理系統、設定管理功能，實現對檔案更加有效的管理、維護和監督。前端控制思想可以使在企業的檔案管理工作與文書工作之間形成良好的協調和銜接，減少重復性勞動，增強工作效率。同時還能夠實現文書工作下的文件“檔案化”，更好的保證檔案的真實性、完整性、可靠性、參考性以及文件的長期有效保存。

3 基于檔案管理前端控制與文書工作關系的前端控制的有效策略

企業文書工作中產生的具有較強參考價值、原始記錄性強的文件經過一定的處理程序后便會轉化為企業的檔案。基于企業內檔案前端控制與文書工作之間的關系，要想實現兩者之間的良好銜接，可以從以下幾個方面入手。

3.1 加強對文書撰寫的控制

在企業文書工作中，文書撰寫是相關人員必須要具備的一項重要能力，通過控制文書撰寫的過程，使文件質量得到提升對后期文件轉化的檔案質量的提高有著重要的意義。企業基于前端控制理論對文書撰寫過程進行的控制主要包括：1）加強控制文件的立意，保證文件內容可以對上級領導的意圖、思想等進行正確、準確的表達和傳達，同時還要控制文件的結構、內容，保證其內容真實可靠，邏輯清晰。2）加強控制文件格式，在企業文書文件的撰寫上必須要嚴格按照相關格式進行書寫，包括文種確定、題目擬定以及檔案文件的字體、字號、段落縮進等格式要求，保證文書的規范性，同時為后期文件歸檔奠定良好基礎。3）加強控制文件主體輔助要素，主要包括：主題詞標注、發文字號、印發時間、密級、印章等一些輔助標識，做好文書文件的保密、防偽工作[4]。

3.2 加強對文件傳遞辦理的控制

企業文書工作除了要撰寫文書文件以外還需要負責文件的辦理、傳遞等工作，在這一過程中，文書工作的質量同樣會對檔案管理工作造成一定的影響。通過在且文書文件的傳遞辦理過程中應用前端控制理論加強管理，可以有效的提高日后文件的立卷整理、編目等工作的效率和質量，具體的應用包括：1）加強控制文件的收發、登記，保證文書工作呢接受和發出的文件正文、附件配套齊全并做好相關登記記錄，做到文、賬相符，保證文件的完整性。2）加強控制文件傳遞、流轉過程的安全性，保證文書文件在這一過程中的實體安全。3）加強控制文件的保存和管理，文書工作在對相關文件進行保存時應當按照科學的分類方法進行分門別類的存放，例如，按照文件時間順序進行排序;按照文件重要性進分類、排序;按照文件的接受、發出性質進行分類存放。從而為后期文件檔案的整理提供良好的條件，加快檔案檢索、調卷速度。

3.3 合理選擇檔案形成材料

在企業文書工作中形成的檔案文件以其較高的參考價值和原始記錄性通常需要進行較為長期的保存或者永久保存。為了實現檔案的長期或永久保存，在的檔案形成的環節就必須要檔案文件的載體材料進行合理的選擇，從而使企業文件檔案的保存時間得到延長，同時也有利于后期檔案修復成本的降低。檔案形成材料的選擇主要應當注意以下兩個方面：1）加強控制文件載體材料的耐久性，例如，紙質文件檔案要選擇優質造紙原料和脫酸紙張，避免因時間推移引起的紙張老化和惡化;電子檔案儲存要做好相關儲存設施的保護工作，選擇高質量、運行穩定的服務器硬盤，并做好本地備份、異地備份。2）加強控制文件的寫入材料，該條主要針對紙質文件檔案，在文件檔案的書寫或打印時應當選擇化學穩定性好的碳素墨水或防水、防酸堿、防熱、耐有機溶劑的墨粉。在文件檔案的打印時要注意不同打印方式之間的區別，選擇墨粉與紙張粘貼程度高的打印方式。

4 結語

綜上所述，檔案管理前端控制理論可以對文書工作產生一定的指導作用，使在企業的檔案管理工作與文書工作之間形成良好的協調和銜接，減少重復性勞動，增強工作效率，保證檔案的真實性、完整性、可靠性、參考性以及文件的長期有效保存。企業方面要積極采取措施，通過加強對文書撰寫的控制、加強對文件傳遞辦理的控制、合理選擇檔案形成材料等途徑來有效的提高文書工作與檔案工作的效率、質量。

參考文獻

[1]盧鈺.電子文件管理的前端控制原則[J].蘭臺世界，2016（24）：52-56.

[2]顧文婷.企業文書檔案管理需要前端控制思想[J].陜西檔案，2014（3）：35-35.

[3]徐志紅，鄭奇茹.前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用[J].人力資源管理，2013（4）：163-164.

[4]崔岱.紙質檔案管理前端控制與文書工作探究[J].卷宗，2017（21）：86-86.