如何建設規范化的政府采購檔案管理工作

摘 要：文章中筆者首先對政府采購檔案的基本涵義及意義進行了探析，并以此為基礎提出了建設規范化的政府采購檔案管理工作的相關建議，旨在提升國家政府對于采購檔案的管理能力，進而保證國家政府對采購檔案的管理規范化、制度化。

關鍵詞：建設規范化;政府采購檔案;管理工作;探析

在政府的各項工作中，采購工作集規模與系統為一體的工程，必須參照相關的條文規定模式、步驟和方式等，采購所需要的各項物品，同時在整個政府的采購行為當中，政府對采購檔案所進行的管理工作是其核心部分，其主要記錄了政府的采購活動及有關決策部署，有著非常強的可靠性、有效性以及反腐等的作用，不但能夠在一定程度上提升政府的采購效率，同時也可以幫助政府樹立良好的社會形象。

1 政府采購檔案的基本涵義及意義

1.1 政府采購檔案的基本涵義

政府采購檔案，其功能主要是記錄下政府的所有采購過程以及有關決策的事項，多數情況下是政府采購部門、工作人員、代理單位在政府采購行為中的所有記錄，大部分情況下以圖表、文字等形式存在的，這樣有助于政府各單位進行公開、公正的采購活動[1]。

1.2 政府采購檔案管理工作的意義

政府對于采購檔案進行管理的目的，主要是為了加強政府的管理力度、提升對于采購的管理能力和對采購活動進行相應的規范。其能夠詳細記錄下政府的采購活動，進而可以為計算整理、歸納總結、節約財政支出、配合有關部門監督及檢查以及處理各項采購疑問提供相應的證據，加強政府采購檔案的管理能夠對政府的各項采購活動加以規范，在保證社會穩定和國家利益方面有著重大的意義。另外，構建完備的政府采購檔案管理機制，能夠有效促進政府廉潔建設，有利于政府建立優良的社會形象。

2 建設規范化的政府采購檔案管理工作的建議

2.1 建立健全政府采購檔案管理體系

政府在進行采購檔案的管理時，必須選擇相關專業人員進行采購檔案的管理，記錄并采集政府的采購行為及相關決策，將采集所得的采購檔案按照時間順序或固定特點展開分類、排布、管理等，從而推動政府對于采購檔案管理工作的規范化、合理化，避免其他不良因素對檔案所造成的損壞，加強政府對于檔案管理的力度，延長采購檔案的使用壽命，確保政府檔案的完善性，這樣不但能夠有效提升政府對于采購檔案的使用度，此外還能夠全面反映出政府采購的具體活動[2]。

2.2 對于政府采購檔案的管理機制進行完善，并確保采購檔案的完整性

政府必須構建完被的采購檔案管理體制，并確保采購檔案的完整性，進而保證政府采購檔案管理水平能夠不斷發展。首先，政府必須構建完善的采購檔案借閱體系，對于部分已整理的采購檔案，若未經領導的準許不可私自進行查閱。如果是由于工作需要而進行檔案的借閱，工作人員必須填寫申請書或申請表后，并表明所查閱檔案的名字、時間、數量、保存方式及借閱的相關原由等，并交由相關部門審批后方可借閱。然而，對于部分與商業機密有關的投標檔案，不可以進行隨意的查閱，避免出現政府機密泄露的問題出現。

2.3 必須明確政府采購檔案的工作權責，提升采購檔案管理人員的工作能力

目前，在政府對采購檔案進行管理的過程中，因為相關檔案管理人員大部分都具有專業能力不強和職業素養低下等問題，大多數檔案管理者都是身兼多項職責，還有很多工作人員甚至不具備相關管理經驗及沒有接收管理培訓，并沒有掌握現階段我國政府對于采購工作所制定的相關管理程序及法律規定，進而不能對采購檔案進行有效的整理、總結和分類，從而導致政府在管理采購檔案的過程中效率極其低下。從而可以看出，政府部門中從事采購檔案管理的工作者，其專業素質及能力還需要加強及提升，要求管理者對檔案管理有關的新知識、新技能進行不斷的學習，掌握現階段我國政府與之相關的法律規定及工作標準，提高其自身對采購檔案管理工作的認知及掌握程度[3]。

2.4 從本質上把握政府采購檔案的信息準確性及真實性

檔案管理工作者在進行相關資料的建檔過程中，必須確保填寫信息的字跡明了，需要使用鋼筆或打印的方式進行信息的填寫，進而確保政府采購檔案的有效性。在建檔工作完成之后，資料均不可隨便修改，同時在借閱時不可在資料上做任何標記，比如折疊、涂改等，從而確保完整的政府采購檔案。另外，政府的各項工作負責人在處理完所有工作后，必須將所有的項目文件交由管理人員展開建檔工作，隨后管理人員對資料展開歸納、立卷、歸檔保存等工作，從而確保政府采購檔案的準確性及真實性[4]。

3 結語

從整體上來看，在政府的采購工作當中，對政府采購檔案所進行的相關管理工作是重要程度非常高的環節之一。在對政府采購檔案的管理工作進行加強的過程中，能夠實現政府各項采購活動的規范化，從而可以在某些方面促進社會的穩定發展、保證國家的利益不遭受損失。為此，國家必須構建完善的政府采購檔案管理機制，并對政府的采購檔案管理機制進行優化，確保采購檔案的完善性。在此過程中，必須將政府采購的檔案管理權責進行明確，增強檔案管理工作人員的工作能力。對政府的采購檔案進行精準地掌握，進而有助于提升政府采購檔案的管理效率及業務水平。

參考文獻

[1]張維敏.如何建設規范化的政府采購檔案管理工作[J].工程技術，2016（12）.

[2]尹艷.淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科技信息，2014（14）.

[3]曲剛.關于政府采購檔案管理若干問題思考[J].辦公室業務，2014（11）.

[4]邱靜.規范政府采購項目檔案管理的思考[J].四川檔案，2016（05）.

作者簡介

田徑（1983-），女，土家族，本科，現為中級職稱。