機關(guān)人事檔案管理的有效策略探究

徐長根 樊金如

摘 要：隨著國家人事工作的快速發(fā)展和機關(guān)人事管理改革的不斷深化，急需機關(guān)革新人事檔案管理，將先進的科技手段應(yīng)用于檔案工作，通過有效的策略優(yōu)化機關(guān)人事檔案管理形式，這對機關(guān)人事檔案管理的發(fā)展具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：機關(guān);人事檔案;檔案管理

機關(guān)從事國家管理、行使國家權(quán)力，其人事檔案是記錄機關(guān)干部參與社會活動的原始記錄，是組織、人事等部門在培養(yǎng)、選拔、任用干部的過程中形成的記錄個人經(jīng)歷和社會關(guān)系等的文件材料，是重要的工作依據(jù)。現(xiàn)結(jié)合機關(guān)人事檔案管理工作需要提出以下策略：

1 完善收集交接制度，做好檔案基礎(chǔ)工作

按照機關(guān)人事檔案的不同類型，應(yīng)調(diào)整收集人事檔案的重點與范圍，確保人事檔案的完整性[1]。第一，加強對文化程度、專業(yè)職稱、工資變動、近期考核、獎懲情況以及社會保障等信息的收集;第二，加強對工作成績、個人專長、技術(shù)水平等信息的收集;第三，加強對品行道德素養(yǎng)、心理承受能力、誠信水平、社會實踐能力等信息的收集;第四，加強對機關(guān)干部德、勤、廉、能、績等信息的收集。與此同時，要及時調(diào)整機關(guān)人事檔案信息的收集與歸檔等內(nèi)容，保證人事檔案的系統(tǒng)性、全面性。機關(guān)檔案部門以及人事檔案的相對人都要樹立主動積極的意識，注重收集人事檔案信息。

此外，要規(guī)范機關(guān)人事檔案的交接，因為人事檔案是較為復(fù)雜的、系統(tǒng)性的工作，檔案人員要擁有較強的責(zé)任感，在日常工作中嚴格依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)程序完成人事檔案的交接。第一，對機關(guān)檔案遺存業(yè)務(wù)進行全面的清理，把檔案核對工作落到實處;第二，要注意催還借出去的人事檔案，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上詳細標(biāo)注借出檔案的原因和歸還等情況;第三，妥善保管尚未整理好的零散人事材料，并確保及時歸檔;第四，嚴格根據(jù)檔案移交程序做好人事檔案移交工作，并在移交手續(xù)上標(biāo)明移交檔案的時間、地點和檔案移交人、檔案接收人的資料，詳細清點人事檔案交接數(shù)量，在移交檔案的文件上簽字，堅持對人事檔案移交負責(zé)。

2 引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是做好機關(guān)人事檔案管理的有力保障，特別是在當(dāng)今時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域得到應(yīng)用，這需要標(biāo)準(zhǔn)的支撐才能體現(xiàn)更大的技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建信息平臺的標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)硬件設(shè)施性能的改善標(biāo)準(zhǔn)、采集數(shù)據(jù)信息的格式標(biāo)準(zhǔn)等均屬于機關(guān)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的范疇。在促進人事檔案數(shù)字化平臺的建設(shè)與開發(fā)中應(yīng)強化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定與數(shù)字化開發(fā)相符的技術(shù)規(guī)范，嚴格規(guī)定人事檔案圖像的存儲格式、質(zhì)量指標(biāo)和轉(zhuǎn)化格式等，保證基于軟硬件標(biāo)準(zhǔn)、文件格式標(biāo)準(zhǔn)等進行人事檔案的大數(shù)據(jù)分析。而針對人事檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)，機關(guān)也應(yīng)加大標(biāo)準(zhǔn)化知識的教育培訓(xùn)力度，例如軟件平臺標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)技術(shù)、數(shù)字檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)技能等培訓(xùn)，提升檔案人員管理數(shù)字化平臺的能力，進而提高檔案人員運用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案工作的能力。整體而言，機關(guān)人事檔案管理的數(shù)字化保障必須有規(guī)范的、完善的標(biāo)準(zhǔn)體系的支撐，開發(fā)軟件平臺也需要建立統(tǒng)一的一個框架，全面實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的采集、交換、集成等操作，在大數(shù)據(jù)的支持下更好地管理人事檔案資源，實現(xiàn)檔案共享。

3 建立檔案信息系統(tǒng)，提升檔案技術(shù)水平

機關(guān)檔案在網(wǎng)絡(luò)信息時代面臨信息化發(fā)展要求，應(yīng)促進電子檔案信息系統(tǒng)的建立與完善，提升人事檔案信息化管理程度。針對機關(guān)單位人事檔案管理，應(yīng)做好信息化建設(shè)的準(zhǔn)備工作，完善紙質(zhì)檔案，奠定建立機關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段干部人事檔案管理面臨著一級分類的要求，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫也是機遇檔案一級分類進行

的[2]。與此同時，努力推進人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，因為市場上的信息管理軟件總在推陳出新，應(yīng)根據(jù)機關(guān)單位人事工作需求引進軟件系統(tǒng)，促使檔案人員接受計算機與信息技術(shù)培訓(xùn)，保證其熟練掌握人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用、操作與維護;加強機關(guān)人事檔案信息的動態(tài)化管理，提升使用數(shù)據(jù)庫的價值，即檔案部門要規(guī)范人事檔案信息化工作流程，及時對新增人事材料進行分類、掃描和錄入，更新干部的基本信息，達到整合信息、共享資源的目的，提升人事檔案管理效率，特別是針對上級部門要求報送的數(shù)據(jù)及信息，應(yīng)加快統(tǒng)計上報的時效性;嚴格落實安全保密制度，督促檔案人員根據(jù)人事檔案工作的政策與規(guī)定開展工作，細分檔案保密級別，通過計算機的加密功能加密保密級別不同的人事檔案信息，做好電子檔案與人事信息的維護、備份等工作，保證檔案信息安全、完整。

綜上所述，機關(guān)人事檔案關(guān)乎干部切身利益，必須提高對人事檔案管理重要性的認識，在做好檔案的收集和交接等基礎(chǔ)工作的同時借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等加強人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案工作的技術(shù)性，推動機關(guān)干部勤政建設(shè)，為相關(guān)部門提供可靠的工作依據(jù)，為機關(guān)的運行和發(fā)展提供保障。

參考文獻

[1]宗黎黎.芻議機關(guān)人事檔案管理現(xiàn)狀與完善對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：172.

[2]郭寶珍.新時期做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中外企業(yè)家，2019（02）：119-120.