建設項目檔案規范化管理分析

牛貴嬌

摘 要：本文就建設項目檔案管理為研究對象，分析了建設項目檔案規范化管理中存在的問題，然后提出了建設項目檔案規范化管理的要求，最后結合管理要求和實際情況，提出建設項目檔案規范化管理的對策，旨在進一步提升建設項目檔案規范化管理的水平，從而提升建設項目工程管理和質量水平。

關鍵詞：建設項目;檔案管理;規范化管理;對策

建設項目的檔案是在具體的項目建設過程中形成的，能夠真實地反映出項目建設的具體情況，通常情況下建設項目檔案具有不可逆性的特點。同時，在工程項目建設竣工之后，期間所形成的建設項目檔案是后續項目管理工作的重要依據，尤其是在運營維護以及審計監督環節發揮著重要的作用。所以，為了確保建設項目檔案能夠切實發揮其作用，則需要不斷提升建設項目檔案管理的水平，促使建設項目檔案管理更加規范化，從而有效提升建設項目管理和質量水平。

1 建設項目檔案規范化管理中存在的問題分析

1）缺乏統一的檔案管理標準。通常情況下，一個完整的工程項目建設的周期較復雜，且所涉及的內容和范圍較廣，即使是同一個工程項目，也會因為各個參與方的不同而產生不同的檔案資料，所以使得建設項目的檔案資料較復雜。比如，在項目建設期間所涉及到的技術交底資料、技術變更通知、工程聯系單等等資料，這些重要資料仍然存在格式和頒布差異的問題，由于沒有統一的檔案管理標準，使得許多建設項目檔案資料并不完整。此外，在項目建設期間，許多檔案資料所經過的手續并不嚴格，存在代簽、簽章手續簡化的情況，無法保證建設項目檔案資料的真實性，從而阻礙了建設項目檔案規范化管理。

2）檔案資料收集存在不足。目前，在建設項目檔案規范化管理中，由于管理人員忽視了檔案管理的重要性，加之項目建設周期較長，所涉及的建設項目資料多且繁雜，以致于許多收集的建設項目檔案資料并不完整。比如，在建設項目檔案管理工作中，其檔案管理的內容不僅包括施工過程的記錄，同時還包括一些項目計劃、技術標準單以及相關的技術變更通知等資料的收集，這些資料的收集都影響著項目建設完成之后的運營維護和審計驗收。但是目前由于在這些重要資料的收集存在不完整的問題，導致建設項目的后續工作難以有效開展。除此之外，影響建設項目檔案規范化管理的因素還包括檔案資料人員思想意識和業務能力方面。由于其不夠重視建設項目資料的收集以及檔案業務能力較弱，從而導致建設項目檔案難以實現規范化管理。

3）缺乏完善的規范化管理體系。由于對建設項目檔案的收集和管理的不重視，所以相應的規范化管理體系也不夠完善。主要表現在兩個方面：第一，檔案規范化管理復合型人才缺失。隨著經濟的快速發展，建設項目的發展規模也越來越大，相應的建設項目檔案管理要求也越來越高。而由于在專業化的復合型人才保障上的不足，缺乏相應的建設項目檔案規范化管理的才人，無法有效滿足建設項目檔案規范化管理的需求;第二，相應的軟件硬件設施配備不齊全。在進行建設項目檔案規范化管理時缺乏必要的檔案管理軟件，同時必要的外部條件保障也缺失，嚴重阻礙了建設項目檔案的規范化管理。

2 建設項目檔案規范化管理的要求分析

1）規范化檔案資料的收集和整理。建設項目檔案規范化管理的要求，需要規范化檔案資料的收集和整理。要將規范化管理的理念深刻貫徹到前期的資料收集到后期的資料整理、歸檔的整個過程中，并且嚴格按照相關的檔案規范化法律法規要求，進行檔案資料的收集和整理，通過規范化管理保證建設項目檔案資料的完整性，從而有效對建設檔案資料進行規范化的整理和歸檔工作。尤其是在信息化時代，數字檔案也越來越多，規范化檔案資料的收集和整理，不僅包括紙質檔案的規范化收集和整理，還包括數字檔案的規范化收集和整理，這些都是建設項目檔案規范化管理的基本要求。

2）規范化紙質檔案和數字檔案的管理。隨著信息時代的到來，為了有效提升建設項目檔案管理的效率和信息化水平，檔案管理與計算機技術進行了相互融合，從而產生了許多數字化檔案，并且成為了建設項目檔案的重要組成部分。因此，要求在進行建設項目檔案規范化管理的過程中，要遵循紙質檔案與數字檔案相互并重的原則，不僅要注重紙質檔案的收集、整理和儲存，同時也要通過利用信息技術、光盤磁盤等工具加強數字檔案的安全防護，整體上提升建設項目檔案規范化管理的水平。

3）保證檔案資料的安全性。進行建設項目檔案管理的最終目的是實現建設項目檔案規范化管理，所以在目標實現的這一過程中，勢必離不開信息技術的利用。這是因為在信息時代的背景下，建設項目檔案存在著許多數字化檔案，這些數字化檔案與紙質檔案同樣重要，都需要進行同步的整理、歸檔和利用。因此，在實現建設項目檔案規范化管理的過程中，一個重要的前提條件就是要保證檔案信息系統的安全性，要做好相應的系統防護工作，避免遭受到惡意的攻擊而產生信息泄露問題，從而有效保證數字化檔案資料的安全。

3 建設項目檔案規范化管理的對策分析

1）重視建設項目檔案規范化管理。要想實現建設項目檔案規范化管理，首先就是要從思想上高度重視建設項目檔案規范化管理。要求項目建設過程中各個參與方都要重視建設項目檔案規范化管理，并且逐步落實檔案規范化管理的職責，堅持統一管理的標準原則，然后結合實際的檔案管需求，一一落實建設項目檔案規范化管理從前期的收集到后期的整理歸檔整個過程的要求，從而有效保證建設項目檔案的規范化管理。另外，也要加強建設項目規范化管理的監督工作。應當設立專門的質量管理監督小組，督促檔案管理人員嚴格按照規范化管理的要求進行建設項目檔案的收集、整理、歸檔以及利用等整個過程的檔案工作，保證建設項目檔案規范化管理。

2）完善建設項目檔案規范化管理制度。實現建設項目檔案規范化管理，其次就是要不斷完善建設項目檔案規范化管理制度并嚴格執行。具體就是要根據相關的檔案管理規范化管理的法律法規要求，然后自身實際檔案管理的需求，不斷完善建設項目檔案規范化管理制度，保證建設項目紙質檔案和數字檔案實現規范化管理，尤其是一些重要的建設項目檔案資料，更加要確保其檔案管理工作滿足規范化管理的要求和標準。另外，對于建設項目檔案的歸檔以及檔案移交的標準和要求，也要在建設項目檔案規范化管理制度中明確要求，要求建設項目各個參與方嚴格遵守檔案資料整理、編目、借閱、歸還等要求，從而有效保證建設項目檔案規范化管理。

3）加大建設項目檔案規范化管理的保障。實現建設項目檔案規范化管理，最后就是要加大建設項目檔案規范化管理的保障，具體就是要加大建設項目檔案規范管理硬件和軟件的投入力度。在硬件保障方面，要重視建設項目檔案基礎性建設，積極引進先進的檔案管理軟件和系統，建立起相應的檔案管理數據庫，保障建設項目檔案規范化管理。而從軟件保障方面，就是要完善建設項目檔案規范化管理的規章制度，包括檔案資料的收集、整理、移交、歸檔、借閱以及利用等方面的制度內容，全方位地為建設項目檔案規范化管理提供制度保障。此外，還需要加強建設項目檔案規范化管理隊伍的建設，做好相應的培訓工作，提升檔案管理人員的專業知識和業務能力，滿足現代檔案管理規范化的要求，從而實現建設項目檔案規范化管理。

參考文獻

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