信息時代檔案管理工作的創新

杜鵬

摘 要：隨著信息時代不斷發展，社會各個方面都發生了非常大的轉變，檔案管理工作也是如此。在這種背景下，要想更好滿足人們對于檔案管理工作的需求，需要相關人員積極創新，并且全身心投入其中?；诖?，本文主要針對信息時代檔案管理工作的創新進行了詳細分析，希望能夠對相關人員有所幫助。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新

檔案主要就是指通過紙質、電子等形式來輔助人們記載各種信息資源，如聲像、文字等。加強注重檔案管理工作的開展，有助于人們更好了解真實事件發生情況和變革歷程，而且還能讓人們更加便利的進行信息資源獲取。而在信息時代背景下，檔案管理工作顯然難以有效滿足時代發展需求，發展嚴重受阻。在這種背景下，加強信息時代檔案管理工作的創新探究意義重大，具體分析如下。

1 信息時代下檔案管理工作中主要存在的問題

1.1 工作理念落后

在傳統管理模式下，檔案管理最為主要的目的便是保存，但是很多管理人員卻沒能將其合理利用起來，發揮其價值與作用[1]。而隨著信息時代的到來，檔案管理工作逐漸受到人們的關注，具體是說當檔案到了管理者的手中，他們能夠從中汲取到有價值的信息。不過就具體情況來看，很多檔案管理人員并沒有認識到這一點，在實際管理過程中依舊沿用傳統管理理念，忽視了檔案工作的重要性。

1.2 管理人員素質不足

隨著檔案管理工作不斷發展，對于人才的需求越來越大，要求則越來越高，如果人才不到位，那很多工作都難以順利開展。在檔案管理工作實際開展中，依舊存在部分管理者的素質不足，工作能力也難以滿足具體需求，不僅不知道怎樣有效應用檔案，而且還嚴重缺乏保密意識，隨意泄露他人信息等。此外，還有部分管理者不愿意主動學習和提升自己，缺乏信息化能力。這樣將會導致檔案管理工作質量低下，并且逐漸被湮沒在時代潮流中。

1.3 創新力度不足

在信息時代背景下，紙質檔案越來越少，電子檔案則相應變多。但是就當前情況來看，依舊有部分管理人員應用傳統管理方式進行檔案管理，導致一系列問題的出現，嚴重影響到檔案管理工作質量的提升[2]。究其原因，主要還是創新力度不足，沒能與時俱進積極進行改變，導致檔案管理作用難以充分發揮出來。

2 信息時代下檔案管理工作創新措施

2.1 樹立全新的管理理念

在信息時代下，檔案管理工作要想更好實現創新發展，最為首要的任務便是樹立全新的管理理念，而這也是其發展重要前提。總的來說，在實際檔案管理工作中，管理人員應該加強注重自身理念的革新，積極學習和借鑒國內外先進的管理理念，然后在管理過程中加強引導，促使檔案管理工作朝著信息化、數字化等方向不斷前進，最大化發揮出信息時代的優勢，提升檔案管理工作效率。在這一工程中，企業或部門可以多組織檔案管理人員出外學習，又或者是邀請專家來企業進行講座培訓。而對于檔案管理人員而言，也應該注重自身提升和管理理念的革新，充分發揮網絡信息的作用，從中搜集相關學習視頻和信息，實現自身的不斷充實。此外，在具體管理過程中，管理人員還應該注重科學發展觀的引入，并以其當做重要的指導思想，加強注重檔案信息化管理建設，最終實現檔案管理工作的創新發展。在全新管理理念樹立的同時，還得注重創新意識的形式，在工作中勇敢探索和研發，結合具體情況組織開展檔案管理工作，以便為用戶提供更為便捷和優質的服務。

2.2 健全信息化檔案管理平臺

檔案管理部門需要儲存大量的信息數據，尤其是在信息時代下，檔案資源存儲量更是呈井噴式增加。針對這種情況，要想更好提升檔案管理工作效率，需要積極健全信息化檔案管理平臺，并且不斷推動檔案管理工作朝著自動化的方向發展前進。通過這種方式，便能很好提升電子檔案的歸檔與收集，為相關用戶提供更好的檔案服務。在信息化檔案管理平臺構建過程中，相關部門必須得嚴格遵循相關法律法規，合理應用各種信息技術，這樣不僅能確保檔案管理真實有效性，而且完整性與時效性都能得到很好的保障[3]。此外，還需要注重檔案管理工作的保密性，具體可以應用信息技術進行加密處理，以便更好提升檔案安全性。

2.3 優化檔案管理模式

隨著信息時代的到來，檔案管理工作也獲得了很大的發展機遇，不過機遇的背后往往伴隨著挑戰，只有積極創新，充分考慮具體情況，加強注重檔案管理模式的優化才能更好應對這種挑戰，抓住發展機遇獲得更好的發展。具體來說，我國當前的檔案管理工作已經從之前的紙質檔案逐漸發展成為紙質與電子共存的模式，在此過程中，如果檔案管理人員能夠積極進行標準化檔案信息的建設，必定能推動檔案管理工作有效性進一步提升，而且還能在很大程度上優化檔案管理模式。為此，檔案管理人員首先可以采取有效措施不斷完善檔案信息化管理系統，在這一過程中，檔案管理人員需要充分考慮自身實際，然后在此基礎上選用相關措施，之后根據檔案管理工作性質深入分析各個部門的檔案管理需求，具體需要加強與各個部門之間的溝通交流，鼓勵這些部門的人員積極反饋，然后基于這些情況合理設計相關軟件，以便更好實現對檔案的有效收集、檢索以及整理分析等，提升檔案管理工作信息化水平。

3 結語

總而言之，隨著信息時代的到來，檔案管理工作的重要性得到了很大的提升，不過對其要求也更加的高，怎樣做好檔案管理工作變成當前各個企業與單位十分注重的課題。為此，檔案管理人員應該加強注重創新的滲透，積極轉變自身傳統管理觀念，引進一些先進的管理手段，推動檔案管理工作更加信息化和智能化，切實提升檔案管理工作效率，為其長遠穩定的發展目標實現提供助力。

參考文獻

[1]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2016，08（18）：126-126.

[2]孫麗.信息時代下檔案管理工作的創新路徑探索[J].中外企業家，2019，19（32）：102-102.

[3]徐海霞.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2019，31（21）：186-187.