文書檔案整理的重點研究與分析

摘 要：本文以文書檔案整理的重點研究與分析為切入點，展開具體分析，并以此為依據。提出學校文書檔案管理工作的重要性、學校文書檔案管理工作中存在的問題、學校文書檔案管理的有效措施，通過加強檔案管理意識;完善文書檔案管理制度;提升文書檔案人員的綜合素質;提高檔案管理的工作效率等幾方面，進而有效的提高文書檔案管理工作開展的效率。

關鍵詞：中專學校;文書檔案管理;存在問題;有效策略

中職學校檔案是指中職學校在教育，教學等其他活動過程中，導致產生具有記錄價值的新事件等不同形式有關紀錄，學校檔案的形式各式各樣，其中以文書檔案為主的檔案管理形式為主。并且，文書檔案的管理是學校中不可缺少的一項基本工作，需要的業務能力和整理能力都相對較為高的。文書檔案的管理時，可以真實的將學校的發展情況進行管理，做到有據可查。并且，文書的管理會隨著時間發展，保存的時間越長，越珍貴。因此，文書檔案的管理是學校不可或缺的一項工作。

1 學校文書檔案管理工作的重要性

在當代社會發展的趨勢下，學校文書檔案管理工作作為確保學校平穩發展和完成現代教學目標最基礎的工作，檔案管理工作質量對于學校健康發展都有著重要影響。在學校文書檔案管理工作過程中，傳統檔案管理方式仍有些不足和漏洞，如何提升文書檔案管理工作的質量，進行管理模式創新是邁出的第一步，經過文書檔案管理的改革，把先進的檔案管理技術和管理經驗運用到學校日常管理工作過程中，從而幫助學校文書檔案管理工作質量持續的提高。學校文書檔案管理工作主要是儲存大量資料，這些資料是如何開展下一步的基本條件，經過查閱運用檔案工作信息，美化學校工作體系。經過學校文書檔案現代科學化建設，把改變檔案管理人員的傳統觀念，從而擁有更多的精力放在檔案運用和開發上，經過對于學校文書檔案的整理，了解下一步工作方向，并且對學校教育事業有的更好的發展，使學校工作效率得到各個方面的提高[1]。

2 學校文書檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理認識不到位。由于學校的大部分職工都受傳統觀念的影響，重視教育，忽視文書的管理，導致將一些有價值的資料沒有及時的進行保存而丟失。并且，一些教職工會存在可以方便教學，不能及時的進行移交，進而導致個別文件會丟失或損毀[2]。此外，學校沒有對文書檔案管理的專業團隊，文書管理工作得不到重視，并且沒有相對的目標要求。并且，學校文書檔案管理的工作大多數都是有兼職人員進行管理，管理時間有限，導致檔案的質量得不到保證，進而導致檔案管理無法有效進行。

2）文書檔案管理制度不健全。一些學校并不重視文書檔案管理工作，沒有相對完善的管理制定。學校現有的制度，都是簡單指定的，沒有針對學校的實際情況進行制定管理制度。學校相對更在乎教學制定的完善，忽略檔案管理工作的狀況，并且缺乏相關的檔案監督部門，進而導致學校的文書檔案管理工作無法有效提升。

3）文書檔案管理人員的整體素質較低。由于學校文書檔案管理工作都是有兼職人員進行管理的，綜合素質較低，專業水平不足。并且，在文書檔案管理時，無法準確的理解其業務知識，對文書檔案的管理做不到科學合理進行。另外，由于學校對文書檔案管理工作的不重視，并沒有設立相關的培訓工作，進而導致相關人員的綜合能力無法上升[3]。此外，由于學校的文書檔案管理人員會存在學歷相對較低，缺乏實踐經驗。學校的一些年齡相對較大的教職工，受到傳統觀念的影響，不太愿意接受新的觀念，保持一成不變，嚴重缺乏服務意識和創新意識，進而導致學校的文書檔案管理工作無法有效開展。

3 學校文書檔案管理的有效措施

1）加強檔案管理意識。檔案管理人員要改變以往的傳統觀念，加強檔案管理的意識。學校可以充分利用互聯網進行檔案管理的宣傳工作，并且加強管理人員關于檔案管理的法律法規，做到可以讓每一個老師和學生都了解檔案管理、收集、和使用。并且，要不斷的加強檔案管理人員的服務意識，進而逐漸進行檔案的開發與利用[4]。此外，還要提升檔案管理的地位，設置專職的檔案管理人員。學校領導要不斷完善檔案管理的制定，并加強對檔案管理日常工作的重視，要求每個部門要按時的完成工作，并進行提交。

2）完善文書檔案管理制度。學校領導需要來接學校的實際情況知乎，制定相應的檔案管理制度，并要求管理人員進行嚴格的遵守。另外，隨著時間的發展，學校要不斷完善文書檔案管理的制度，并且明確各個部門的職責，對文書檔案管理的各個環節都要嚴格把控，進而進行統一的科學管理。另外，檔案管理部門要在一定的時間內，進行不定期的檢查相關人員的工作開展情況。并且，為了可以更好的進行文書檔案管理工作的進行，學校可以將相關人員的業務情況與績效考核相關聯，這樣不但可以充分調動工作人員的積極性，還可以確保檔案的準確性和安全性[5]。

3）提升文書檔案人員的綜合素質。文書檔案相關人員的整體素質，決定了學校文書管理工作是否可以有效的開展。那么提升人員的綜合素質就是重中之重的，并且可以適當的引入檔案管理的專業人才，進而有效的提升檔案隊伍的質量。另外，學校要針對檔案管理人員，進行針對性的培訓，并且納入學校的教學安排中，工作人員可以通過多方面的培訓和實踐，有效的培養檔案管理人員的服務交流能力和自主解決問題的能力，進而加強文書管理人員的業務水平能力，保證學習文書檔案管理的工作可以有效的開展[6]。

4）提高檔案管理的工作效率。學校要想有效的提高檔案管理工作的效率，就要不斷的完善檔案的信息化建設基礎設施。學校可以建立數字化信息檔案庫，進一步實現資源共享，有效的促進檔案信息資源的開發和利用，進而有效的保證檔案資源的安全性[7]。

此外，學校還可以適當的引進先進的檔案管理信息系統，并借助信息化建設可以有效的進行文書檔案電子化管理的全過程。把檔案管理工作進行簡單化，進而有效的提高檔案管理工作的效率。并且，電子化檔案的建立，可以大大的節約財力物力，可以更加有效的開展檔案管理工作。

4 結束語

綜上所述，隨著社會的不斷發展，學校的檔案管理工作也要與時俱進。學校還要不斷加強文書管理的重視程度，加強各個部門的溝通;建立相關的檔案管理制度;實現信息化管理的運行;提升相關工作人員的綜合能力，進而有效的提升學校文書檔案管理的工作效率。

參考文獻

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作者簡介

韓瀟（1990-），女，山西五臺，山西省貿易學校，忻州師范學院，助理館員，從事工作：文書檔案方面，學校辦公室的收發文及各類文件整理歸檔。