淺析實物檔案的管理

高繼蓮

摘 要：實物檔案是檔案體系中的重要組成部分。它具有生動的直觀性和形意聯想性的特征，從中可以了解到時代的變遷、單位走過的歷程和取得的輝煌成就。它所發揮的宣傳、教育、紀念、憑據等作用，是其他檔案所無法替代的，因而越來越被人們所重視。然而，如何妥善做好實物檔案的管理工作，是我們當前面臨的一個重要課題。

關鍵詞：實物檔案;檔案管理;檔案特點

1 實物檔案的特點

實物檔案主要包括來源于上級頒發的獎品，上級領導的題詞，社會各界、兄弟單位、知名人士饋贈的贈品，從有關部門認證領取的證件和本單位制作的徽章等物品。它具有種類多樣性、載體廣泛性、形狀復雜性、存放分散性等特點。

1）實物檔案種類的多樣性。實物檔案種類多形式多，主要有：獎杯、獎牌、牌匾、錦旗、獎章、證書等。還有水晶工藝品、玻璃雕刻工藝品、名人字畫等。

2）實物檔案載體的廣泛性。實物檔案的載體很多，有紙質的、布質的、木質的、鋁質的、銅質的、瓷器等等。

3）實物檔案形狀的復雜性。實物檔案形狀很多，尺寸不一、形體不一、大小不一。

4）實物檔案存放的分散性。實物檔案保管比較普遍的是分散保存，因為一是大件實物檔案，在卷盒或檔案箱內無法存放，只能在陳列室、會議室、會客室等地方存放。二是為了宣傳工作成果，各單位特地將一些榮譽類實物懸掛在大門口、傳達室、辦公大樓墻上的顯眼位置或布置在陳列室、接待室、會議室等場所。三是為了營造良好氛圍，陶冶情操，給人以藝術的享受，有的單位故意將一些領導題詞、名人書畫作品布置在陳列室、接待室、會議室、會客室、大廳里、樓梯口或走廊上。

2 實物檔案管理現狀

1）實物檔案收集工作——收集過程比較規范，但是檔案收集仍存在遺漏或者缺失。實物類檔案作為一種檔案門類的特殊載體，他的獨特性使此類檔案在收集的過程無法保證齊全和完整，往往因為各種各樣的原因有一些缺失和遺漏。特別是實物檔案基本以外來的材料為主，收集材料的不特定、不可預見性，更使收集過程中實物檔案的齊全與完整性難以保障。有些人想經常把實物檔案放在眼前，以為只有這樣才放心，所以很多時候不主動向機關檔案管理部門移交，并處處防止檔案部門登記入檔，結果有的檔案因為存放環境差損壞了，有的檔案因為時間久遠變質了，有的檔案因為地址搬遷遺失了。因此，一個單位一個部門很難保證實物類檔案收集齊全與保存完整。

2）實物檔案的保管條件——各單位的檔案保存條件普遍好轉，但是仍然無法滿足高質量保存。實物檔案的保存載體，由紙質、銅質、鐵質、鉛質、木質、布類、漆類、塑膠、玻璃、水晶等材質。這些載體的特性，決定了實物檔案保管上要求形式多樣與管理嚴格。 近年來，隨著社會發展，各單位辦公條件的改善，存檔意識的增強，許多單位雖然有了專門的檔案室、有了專門的檔案管理員，有了檔案管理制度，檔案保管的條件越來越好，文書、科技等門類檔案的保管要求基本得到滿足。但是，實物檔案按照紙質檔案標準收藏管理的條件依然不足。所以，實物類檔案的妥善保管依然是檔案管理中的難點。

3）實物檔案的應用工作——實物檔案應用基本在參觀范圍，實際使用價值沒有體現出來。檔案的管理包括收集、管理、利用，做好檔案管理的前題和基礎是收集;保管檔案使其安全、完整的關鍵是管理; 檔案價值所在和根本目的是應用。但是，現實工作中檔案的收集、管理、利用都沒有能充分體現出來。每一個實物檔案都是本單位、本部門全體人員的辛勤勞動，凝結著本單位、本部門全體人員的心血和汗水，因此榮譽實物檔案獲得后，當然應該妥善、精心、安全保管。但是，由于榮譽的載體各不相同，獎品的形狀不同，規格不一樣，加之這些檔案實體沒有充裕的空間來存放，往往在經過登記、匯報、展示后，便存放在單位檔案室，很長的時間里成為檔案室里的藏品，應用價值得不到體現。

3 實物檔案規范化管理的方法

1）加強檔案工作的宣傳，提高大家的檔案意識，特別是領導干部的檔案意識，是檔案管理成為單位和部門的重要工作之一給與高度重視，在財力物力上給與充分的投入和保障。做好實物檔案的宣傳，要從檔案法規的普及做起，利用專題講座宣講檔案法規，讓大家了解法規，認識檔案管理的重要意義和義務。利用專項匯報，使領導層把檔案管理納入單位工作的重要議事日程。通過檔案應用的例子，喚起全體同志對檔案管理的情感認同，積極參與到檔案收集保存管理中來。與此同時，要切實制定實物檔案管理制度，使實物檔案管理走向制度化、科學化、規范化。

2）加強實物檔案管理必須提高實物檔案管理人員的職業道德，形成高度負責、嚴謹細致、一絲不茍的工作作風。必須加強檔案業務學習，提升適應檔案管理的業務素質。做合格的實物檔案管理者，首先要有堅定的政治理論素養，要講政治講規矩講紀律。要有保密意識，保證檔案管理中涉密的檔案限定在一定的區域和規定的時限里不違規。要有業務知識，熟悉了解檔案室存放的各門類檔案內容。要熟悉了解單位工作重心，根據中心工作，有的放矢地提供檔案服務。要發揮檔案的重要作用，主動做好各類檔案的收集工作，使各類檔案及時進入檔案室，并分門別類登記造冊，方便未來查找與提取使用。要根據時代發展，及時更新檔案保管設施，及時檢測檔案保管的條件，保證實物檔案保存的良好環境。

當今時代，信息技術發展十分迅捷，大數據在社會各領域正在得到推廣應用。不論是工作、學習還是生活的方方面面，也不論是辦公用品還是生活用品，信息網絡已全面覆蓋。人們通常所說的數字化網絡展覽室，就是利用已有的網絡平臺、瀏覽器等，制作成一個自己所需要的場景、窗口或平臺，與相應的單位或部門協同合作，形成了虛擬社會中的“榮譽類實物展覽廳”等專業類展覽。像這樣的展覽具有非常大的優勢，能夠充分地提高宣傳力度和擴大影響力。其次，這種虛擬展覽可以突破許多因素的制約，如人員、地域、空間、時間等。同時還具有隨時隨地可以更新和替換的優勢。所以，為了從根本上解決實物檔案的工作現狀，利用現今網絡信息技術，建立必要的數字化展覽廳（室），是當前應當采取的措施。

由于在屬性及特點上的諸多特殊性，實物檔案在檔案工作中的具體保管、管理及利用，以及實物檔案與文物之間的關系等命題仍然在學術界有著許多爭論。隨著社會的進步，生產力發展水平的不斷提高，人們對生活需求的不斷增長，相應地對精神文化認識和需求也在提高，當然對檔案學術領域的研究也逐步深入，相信對于實物檔案的認識也會步入新的階段，從而更好地指導實物檔案的實際工作。

參考文獻

[1]王子肖.實物檔案的整理[A].科學發展觀指導下的檔案學理論與實踐[C].2007.

[2]趙旭國.淺談榮譽實物檔案管理存在的問題與對策[A].中國檔案學會第六次全國檔案學術討論會論文集[C].2002.

[3]張文英.實物檔案型歷史建筑低碳化保護利用探析[A].檔案與文化建設：2012年全國檔案工作者年會論文集（中）[C].2012.

[4]李淼.論綜合檔案館的實物檔案收藏[A].源于實踐服務全局——蘭臺工作縱橫[C].2008.

[5]唐蔚.河池市出臺實物檔案管理辦法[A].廣西檔案2011年第3期（總第106期）[C].2011.

[6]陳芳.摸清家底規范管理[A].廣西檔案2010年第1期（總第97期）[C].2010.

[7]萬彩霞.對企業實物檔案館藏空間的思考[A].檔案與文化建設：2012年全國檔案工作者年會論文集（下）[C].2012.

[8]鐘茂金.關于“實物檔案”的幾點思考[A].新時期檔案工作論文集[C].2005.