企業(yè)退休人員人事檔案管理探索實(shí)踐

蒲雪梅

摘 要：新時(shí)期，為了不斷提高企業(yè)退休人員人事檔案管理水平，要重視結(jié)合實(shí)際，有針對(duì)性對(duì)相關(guān)的管理措施進(jìn)行實(shí)踐與研究，從而才能不斷提高管理效率，本文分析了加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義，總結(jié)了管理過(guò)程存在的不足，通過(guò)進(jìn)一步研究，提出了具體的管理策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供有效參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)退休人員;檔案管理;研究

在分析企業(yè)退休人員人事檔案管理工作過(guò)程，作為工作人員，要重視加強(qiáng)實(shí)踐能力，通過(guò)有效的探索，不斷提高檔案管理質(zhì)量，從而有效的為退休人員提供更加科學(xué)可靠的服務(wù)，下面通過(guò)實(shí)踐研究，進(jìn)行具體闡述。

1 加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

檔案是一名企業(yè)職工個(gè)人從上學(xué)開(kāi)始的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jī)的原始記錄，是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù)，解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)。它關(guān)系到職工的切身利益，是職工接續(xù)保險(xiǎn)、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù)，是企業(yè)在人力資源工作中不可或缺的重要組成部分。目前中國(guó)人口正面臨老年化危機(jī)，延遲退休年齡是當(dāng)下熱議的話題，目前退休年齡一般在50-60之間，這個(gè)時(shí)間段的人群有著豐富的人生閱歷，熟練的技能，做好退休人員檔案管理工作，建立健全退休人員信息庫(kù)，在他們身體條件允許并自愿的情況下，是可以回歸社會(huì)，發(fā)光發(fā)熱。不僅有助于人才資源的充分利用，還有有效的應(yīng)對(duì)人口的老齡化。根據(jù)目前的實(shí)際情況來(lái)看，絕大多數(shù)的中國(guó)社會(huì)企業(yè)，忽略了對(duì)退休人員的人事檔案管理工作，使得其人事檔案流散于人才市場(chǎng)、當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)，部分留存人事檔案的企業(yè)，使退休人員檔案資料，出現(xiàn)不完整的情況，如果沒(méi)有妥善加以處理，還會(huì)帶來(lái)隱患和風(fēng)險(xiǎn)。伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展與社會(huì)企業(yè)的良性進(jìn)步，企業(yè)退休人員的人事檔案必須得到更好的重視與關(guān)注。從實(shí)際情況來(lái)看，盡管企業(yè)的員工已經(jīng)退休，但為了長(zhǎng)期保障退休員工的基本權(quán)益，確保人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值與作用，企業(yè)方面必須重視好退休從業(yè)人員的實(shí)際業(yè)務(wù)工作，通過(guò)良好的檔案管理，提供最為切實(shí)可靠的證據(jù)。

2 企業(yè)退休人員檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)退休人員檔案管理制度并不完善

由于缺乏經(jīng)驗(yàn)與制度，目前我國(guó)絕大部分區(qū)域缺乏結(jié)合本地實(shí)際情況而推進(jìn)的完善企業(yè)退休人員人事檔案管理的制度，存在諸多的不足。例如，部分企業(yè)針對(duì)退休人員的檔案標(biāo)號(hào)工作，出現(xiàn)混亂、不完整的切實(shí)問(wèn)題;許多退休人員在行政記錄上缺乏明顯的資料收集，使得關(guān)鍵材料出現(xiàn)缺失。此外，針對(duì)退休人員的檔案保密工作嚴(yán)重缺失，使得企業(yè)員工盡管不再服役，但其機(jī)密資料被查看，影響退休人員的正常生活。

2.2 企業(yè)退休人員檔案檢索效率低下

為了保證企業(yè)退休人員的個(gè)性化檔案管理，要提高對(duì)于檢索效能的認(rèn)識(shí)，但從實(shí)際分析，企業(yè)退休人員檔案集中管理數(shù)量大，在檢索過(guò)程沒(méi)有采取現(xiàn)代化檔案檢索工具來(lái)進(jìn)行檢索管理，特別是一些國(guó)有大型企業(yè)，管理模式還是采用人工檢索，查找工作量大，方法落后，這必然會(huì)導(dǎo)致工作效率低下等問(wèn)題出現(xiàn)。

2.3 檔案管理人員數(shù)量少，專(zhuān)業(yè)技能有待提高

造成目前企業(yè)退休人員人事檔案管理工作不足的重要原因在于，領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度不夠，檔案管理人員配備不到位。針對(duì)企業(yè)尤其是大型企業(yè)而言，檔案管理人員每天除了要應(yīng)對(duì)日常檔案管理任務(wù)以外，還需要面對(duì)諸多退休人員查閱檔案的工作，工作量大且繁瑣。因此不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些退休人員檔案資料沒(méi)有按規(guī)范進(jìn)檔、檔案資料張冠李戴、檔案資料丟失等現(xiàn)象。所以，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)從事退休人員人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能能力。

2.4 檔案管理人員流動(dòng)頻繁

檔案管理人員的頻繁流動(dòng)時(shí)，存在工作交接不清、檔案資料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)檔、借出檔案沒(méi)有及時(shí)歸還等情況，嚴(yán)重影響后期的檔案管理工作。同時(shí)因檔案管理工作的任務(wù)繁重，隨著檔案管理人員的流動(dòng)變化，在管理過(guò)程會(huì)存在很大差異，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行有效銜接，這非常不利于提高檔案管理效率，給檔案管理工作帶來(lái)更大壓力。

2.5 紙質(zhì)檔案管理難度大

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案年代久遠(yuǎn)，存在紙張霉?fàn)€、腐朽、折損等現(xiàn)象。已不利于后期檔案管理中的收集、整理、查閱等工作。雖然隨著技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理工作水平不斷提高，但在對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作難度相對(duì)較大，由于檔案管理人員的短缺，造成了工作任務(wù)量大，無(wú)法有效的對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案資料無(wú)法快速查找，對(duì)檔案工作造成一定影響。

3 加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的相應(yīng)措施

3.1 建立健全企業(yè)退休人員檔案管理制度

為了保證有效制度的建立與完善，要迎合相關(guān)規(guī)定，不斷提高檔案管理人員管理水平，要積極組織檔案管理人員參與學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律、法規(guī)。同時(shí)，企業(yè)退休人員的檔案管理在企業(yè)專(zhuān)門(mén)設(shè)立的檔案管理部位，以確保提高退休人員檔案管理效率。從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)全方位落實(shí)退休員工檔案的正確管理與整章建制任務(wù)，把退休員工檔案管理任務(wù)加入體制化、標(biāo)準(zhǔn)化層面。此外，企業(yè)還需要針對(duì)自身退休人員的人事檔案使用設(shè)立專(zhuān)門(mén)的使用規(guī)章制度。針對(duì)人員的退休檔案記錄方法，要有明確的指示與方法，切忌隨意讓任何人接觸到退休人員的人事檔案，需要保證每一次的借閱或使用，都經(jīng)由專(zhuān)業(yè)的管理人員的核定。要不定期展開(kāi)對(duì)退休人員人事檔案的檢查工作，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作的價(jià)值與意義，在保護(hù)退休人員的根本利益同時(shí)，發(fā)揮檔案價(jià)值。

3.2 強(qiáng)化企業(yè)退休人員檔案規(guī)范化管理建設(shè)

企業(yè)每個(gè)月或每個(gè)季度都會(huì)產(chǎn)生專(zhuān)職的退休人員，針對(duì)退休人員的人事檔案，需要第一時(shí)間進(jìn)行清理、裝訂和歸類(lèi)，切忌拖沓處理。相關(guān)的企業(yè)職能人員，要根據(jù)自身企業(yè)的實(shí)際情況，整理出專(zhuān)門(mén)的退休人員的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保每一位退休人員的檔案都能夠得到妥善的處理。除了專(zhuān)門(mén)的紙質(zhì)化檔案以外，還需要進(jìn)行良好的電子掃描處理，使得檔案能夠?qū)崿F(xiàn)電子化歸檔的效果。要以專(zhuān)門(mén)的規(guī)范、制度要求和約束企業(yè)退休人員的檔案管理，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與電子化檔案的有機(jī)融合，進(jìn)一步驅(qū)動(dòng)電子檔案的長(zhǎng)期使用。

需要做好專(zhuān)門(mén)的退休人員人事檔案的安全、管理的制度。首先，退休人員的人事檔案應(yīng)當(dāng)盡量單獨(dú)存放，同時(shí)根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一規(guī)范的《檔案館設(shè)計(jì)規(guī)范》進(jìn)行設(shè)計(jì)，做好相應(yīng)的安全設(shè)施搭建工作，包括防火、防塵、防潮系統(tǒng)的鋪設(shè)，做到定期檢查審核，保證安全。在條件允許的情況下還可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)的除濕機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。鑒于人事檔案的價(jià)值與重要性，企業(yè)需要為檔案室配備相應(yīng)的防盜措施，做到全方位地對(duì)退休人員的人事檔案管理工作保駕護(hù)航，根本上保障退休人員與企業(yè)的相關(guān)切身利益。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的激勵(lì)和考核

3.3.1 積極爭(zhēng)取各級(jí)政府的支持

在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行激勵(lì)與考核過(guò)程，要提高考核效率，要重視獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的完善，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)于懲罰措施的制定，對(duì)于檔案管理人員，要重視做好定期檢查工作，對(duì)于責(zé)任心不強(qiáng)、缺乏職業(yè)道德的工作人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，可進(jìn)行調(diào)離崗位或辭退，從而進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督，提高獎(jiǎng)懲管理效率，為了進(jìn)一步保證獎(jiǎng)懲工作開(kāi)展質(zhì)量，要積極爭(zhēng)取各級(jí)政府支持，要做好宣傳工作，以提高政府相關(guān)部門(mén)認(rèn)識(shí)，從而加大政府對(duì)于檔案管理工作的支持力度。

3.3.2 積極提高基層檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)能力

首先，各個(gè)企業(yè)與基層需要明確營(yíng)造良好的檔案管理人員的管理氛圍，驅(qū)動(dòng)在崗的相關(guān)工作人員得以更好專(zhuān)注于自身的工作，最大程度上發(fā)揮自己的作用與價(jià)值，引導(dǎo)其正確成長(zhǎng)。企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)建良好的工作環(huán)境，同時(shí)引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，針對(duì)管理崗位也要有長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的人才進(jìn)行運(yùn)作，提升管理成效。企業(yè)必須具備良好的長(zhǎng)期戰(zhàn)略目光，為專(zhuān)門(mén)做好退休人員的人事檔案管理工作，而培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀人才，用以更好推動(dòng)政策的實(shí)施與完善，同時(shí)也能以此吸收更多的其他外來(lái)人才入駐企業(yè)，共同推動(dòng)企業(yè)在退休人員人事檔案管理工作上的成效。針對(duì)已有的企業(yè)管理人員，企業(yè)也需要不定期對(duì)其展開(kāi)培訓(xùn)工作，做好如電子檔案管理等專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化工作的效果。與此同時(shí)，還需要搭建好完善的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)良好的機(jī)制最大程度上激發(fā)檔案管理人員的工作熱情與積極性，助推退休人員的人事檔案工作以良好的姿態(tài)運(yùn)作。通過(guò)這樣的方法還能夠在潛移默化間更好培養(yǎng)員工良好的工作態(tài)度與綜合品質(zhì)，秉持著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、踏實(shí)的態(tài)度完成相關(guān)的作業(yè)，達(dá)到可持續(xù)化良性循環(huán)。

3.4 檔案管理電子化

面對(duì)檔案中紙張陳舊、破損現(xiàn)象，我們可將退休人員檔案中常用的、重要的信息進(jìn)行電子掃描，建立電子信息檔案。采取電子化檔案和紙質(zhì)檔案共同管理的模式，即可減少檔案的破損現(xiàn)象，也可大大地提高工作的效率。

目前企業(yè)的退休人員人事檔案之中，檔案管理的手段仍然相對(duì)較為陳舊、落后，因此要加強(qiáng)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理控制技術(shù)，做到推動(dòng)檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)完善。在具體實(shí)施的過(guò)程之中，要形成傳統(tǒng)手工記錄向電子化信息錄入的轉(zhuǎn)變，有效加強(qiáng)檔案目錄的控制有效性，完善管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)、運(yùn)用，只有這樣才能在后續(xù)產(chǎn)生退休人員的人事檔案的時(shí)候，做到第一時(shí)間錄入、管理。還要建設(shè)專(zhuān)門(mén)的目錄系統(tǒng)與檢索系統(tǒng)，只需要輸入如退休人員的年限、姓名、崗位等關(guān)鍵字詞，即可在最短時(shí)間內(nèi)將相應(yīng)檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)取，達(dá)到最快速率、最短時(shí)間的使用，提升檔案管理價(jià)值。

同時(shí)要，改變觀念，強(qiáng)化管理措施。在企業(yè)退休人員的管理中，要完善綜合管理的措施，就要積極轉(zhuǎn)變觀念。有些人認(rèn)為企業(yè)退休人員檔案管理可有可無(wú)，這種想法就是錯(cuò)誤的。有些人忽略對(duì)退休人員的檔案管理，認(rèn)為他們的檔案沒(méi)有價(jià)值，也沒(méi)有采用合理的措施進(jìn)行管理，因此，造成退休人員檔案管理的誤區(qū)，作為企業(yè)的人事部門(mén)、檔案管理部門(mén)，必須充分根據(jù)自身的實(shí)際情況出發(fā)，通過(guò)完善相關(guān)的技術(shù)要求以及確立專(zhuān)門(mén)制度，用以進(jìn)一步深化檔案管理的有效性。與此同時(shí)，企業(yè)進(jìn)步也需要加強(qiáng)對(duì)退休檔案管理人員的教育工作，體現(xiàn)退休人員檔案管理工作的價(jià)值與作用，鼓勵(lì)退休人員以積極主動(dòng)的姿態(tài)，參與到退休人員的檔案記錄的工作中來(lái)，助力企業(yè)完善相關(guān)的工作，形成良性的工作循環(huán)機(jī)制。

此外，鑒于檔案信息中留存企業(yè)退休人員的信息價(jià)值極高，因此需求進(jìn)一步做好監(jiān)督的體系工作，強(qiáng)化安全管理作業(yè)。在信息化時(shí)代下，檔案的使用、檢查越發(fā)方便，為了實(shí)現(xiàn)更好的信息管理效果，也需要保證檔案的安全性。企業(yè)需要建設(shè)專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督、管理機(jī)制，確保企業(yè)檔案的使用安全，任何調(diào)取、使用、查看退休人員的人事檔案，都需要經(jīng)由專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)與肯定，嚴(yán)禁任何擅自的檔案使用情況的出現(xiàn)，全方位保證信息安全。

3.5 以人為本，提升人員素質(zhì)

從本質(zhì)上來(lái)看，人事檔案管理的工作是一項(xiàng)相對(duì)較為復(fù)雜且周期性較長(zhǎng)的工作，需要工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心及較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。首先，企業(yè)需要做好人員的把控工作，明確選擇合適的人才進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，尤其是在道德品質(zhì)方面，需要具備有良好的德才觀念的人才展開(kāi)管理行政的工作。其次，要有目的性地加強(qiáng)相關(guān)職能人員的專(zhuān)業(yè)水平，通過(guò)積極組織培訓(xùn)的相關(guān)事宜，推動(dòng)專(zhuān)門(mén)的人事部門(mén)和專(zhuān)家學(xué)者，就退休人員的人事檔案管理工作展開(kāi)專(zhuān)題的培訓(xùn)與授課，促使相關(guān)的管理人員掌握最新的方法與知識(shí)條件，獲得最高的工作效率。與此同時(shí)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員必須要意識(shí)到退休人員的人事檔案的價(jià)值，不定期委派管理人員外出交流，吸取其他企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)的深化工作奠定基礎(chǔ)。最后，還要加強(qiáng)對(duì)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)。人事檔案管理工作的信息化改革需要高素質(zhì)的工作人員與之配合，然而，由于各種因素的限制，我國(guó)大部分企業(yè)的人事檔案管理人員的素質(zhì)并不高，且在進(jìn)入企業(yè)后也很少進(jìn)行繼續(xù)學(xué)習(xí)，這在一定程度上降低了我國(guó)人事檔案管理的效率，也阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

退休人員檔案管理要堅(jiān)持與時(shí)倶進(jìn)，積極應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下的各種挑戰(zhàn)，才能適應(yīng)新形式所需。科學(xué)規(guī)范的退休人員檔案管理可以提升企業(yè)整體的管理水平。總之，在有效的分析企業(yè)退休人員檔案管理工作過(guò)程中，要深入工作實(shí)際，不斷分析管理過(guò)程存在的不足因素，從而積極有效的制定更加高效的管理模式，以不斷提高檔案管理效率，希望結(jié)合以上闡述，能夠?yàn)槠髽I(yè)退休人員人事檔案管理工作開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。

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