提高企業(yè)檔案管理效能的實踐路徑

摘 要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和各行業(yè)的蓬勃發(fā)展，各企業(yè)對于檔案管理也越來越重視，采用高效的檔案管理制度，勢在必行，已經(jīng)有許多企業(yè)將檔案管理工作逐步制度化，這將使企業(yè)的工作更加高效，企業(yè)檔案管理是管理企業(yè)中的一個重要因素，市場經(jīng)濟(jì)正在不斷發(fā)展，而各個行業(yè)和企業(yè)之間的競爭也不斷增強(qiáng)，科學(xué)有效的管理檔案，能夠提高企業(yè)的綜合實力和效率，能夠為企業(yè)的運轉(zhuǎn)和發(fā)展提供可靠的資源，為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，規(guī)范企業(yè)檔案的工作，2002年10月20日，國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委以及國家計委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，為企業(yè)檔案工作的革新和發(fā)展提供了有效的法律依據(jù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);合理管理;檔案;規(guī)范;實踐路徑

客觀地說，一些企業(yè)關(guān)于檔案管理的制度設(shè)置，還落后于當(dāng)今社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，這在某些程度上也阻礙了企業(yè)的發(fā)展，并且社會上對于企業(yè)檔案管理的需求又比較多，這使企業(yè)逐漸脫離與社會的發(fā)展，所以針對企業(yè)檔案管理實踐中存在的一些問題，我分析了檔案管理對企業(yè)的作用，并提出了一些關(guān)于提高企業(yè)的管理效能的有關(guān)建議，這對提高企業(yè)的管理的工作有很大的益處。

1 增強(qiáng)管理層和員工的檔案意識

在現(xiàn)實生活中，許多企業(yè)的部門的檔案室文書資料數(shù)量很多，但是整理起來卻相對困難，而且整理投入的資金和精力都很巨大，但事實上，企業(yè)分給檔案管理的經(jīng)費卻很少，所以整理企業(yè)檔案是一項很繁重的活，這要求整理檔案的人員必須要有很高的職業(yè)水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，這樣才能保證檔案的合理存放，同時還要增加管理層和領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識，領(lǐng)導(dǎo)要將檔案的管理作為工作中的重點，關(guān)注檔案管理的重要性，并且也要逐漸探尋如何使檔案管理更加高效，給員工的工作開辟道路，發(fā)揮好一個領(lǐng)導(dǎo)的作用，也可以對管理檔案的員工進(jìn)行考核，逐步推進(jìn)檔案管理的科學(xué)合理性，采取獎懲制度，引進(jìn)業(yè)績管理制度，實踐表明，績效管理制度有利于提高企業(yè)管理的效率，也是實現(xiàn)管理目標(biāo)的有效途徑，夜檔案管理要拒絕平庸化，可以引進(jìn)績效制度，將管理的績效直接與效益掛鉤。必須要知道的一點是，管理層是推動企業(yè)檔案管理合理性的一個重要屏障之一，另一個因素是管理檔案的員工本身，這樣兩者兼具有利于推動全員檔案意識的提高。

2 全面推行檔案管理規(guī)范化

實際上，由于一些原因，企業(yè)管理檔案時還存在一些漏洞，配套設(shè)施不完備，在未涉及的領(lǐng)域，還存在著一些檔案不足，檔案不實等問題，這樣檔案管理就具有一些局限性，要全面的對檔案價值進(jìn)行挖掘，檔案管理規(guī)范化是非常重要的，這是一個企業(yè)高效管理檔案的一個重要因素，建立完善的制度是檔案管理順利開展的基礎(chǔ)，在檔案管理工作中，我們必須要以建立的制度為標(biāo)準(zhǔn)，不能破壞制度，用制度來規(guī)范檔案管理的工作，另外也要對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，讓管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和檔案管理有關(guān)的知識，恪守檔案管理的規(guī)范制度，另外企業(yè)也要建立統(tǒng)一的工作制度和規(guī)章制度，并嚴(yán)格要求檔案管理的全體人員按照規(guī)章制度工作，并且把檔案管理的原則和要領(lǐng)確實落實到實踐中，這樣能夠確保每一個工作環(huán)節(jié)都能高效有序的進(jìn)行。

3 合理利用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)辦公也逐漸網(wǎng)絡(luò)化，信息化，而數(shù)字化的模式也逐漸發(fā)展并運用到現(xiàn)實生活中，顯然，運用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)是企業(yè)工作的必然趨勢，另外，由于紙質(zhì)的文書檔案過于繁瑣，現(xiàn)在的許多企業(yè)已經(jīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成了電子檔案，比如用光盤，磁帶，等電子設(shè)備來承載信息，并且以網(wǎng)絡(luò)化，信息化的手段來管理檔案，將檔案管理的不規(guī)范，散亂等現(xiàn)象重新整治，企業(yè)的檔案管理應(yīng)逐漸由人的手工管理改為計算機(jī)管理，另外，管理檔案的基本設(shè)施參差不齊，這對檔案管理的工作造成了一些阻礙，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對自身的管理，檔案管理不要吝嗇資金，要加大資金投入，不斷完善企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用軟件，逐步建設(shè)各個部門檔案管理的統(tǒng)一化，在實現(xiàn)檔案管理信息化的同時，還應(yīng)該對于電子文件的管理進(jìn)行鞏固，確保電子文件的安全性，避免檔案管理人員丟失文件的狀況發(fā)生，把文件保存的穩(wěn)定性，由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子檔案有時也具有一些不確定性，檔案管理收集，整理，保管，利用，等環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)失誤，便會造成無法挽回的后果，所以我們要考慮實際情況，逐步建立現(xiàn)代化的辦公模式，因此，企業(yè)可以使用不同的電子載體，將檔案管理以電子的方式進(jìn)行保存，實現(xiàn)文書檔案信息與載體的分離，使電子文件的可用性發(fā)揮到最大優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理模式是以人工為主，整個管理檔案的過程都依賴人，這樣由于人的主觀性，導(dǎo)致檔案的資源利用率較低，所以企業(yè)應(yīng)該建立一個統(tǒng)一的電子信息儲備系統(tǒng)，統(tǒng)一開發(fā)一個應(yīng)用平臺，使多人同使用一個檔案進(jìn)行訪問時仍然能夠高速運行。另外也可以建立現(xiàn)代的數(shù)字館藏，現(xiàn)代的計算機(jī)儲存技術(shù)改變過去單一的檔案管理技術(shù)，數(shù)字館藏與傳統(tǒng)館藏?zé)o法相比，具有很強(qiáng)的優(yōu)越性，儲存之巨大，訪問效率之高也是傳統(tǒng)館藏所無法相比的，將現(xiàn)代的數(shù)字館藏引用到檔案管理中，能夠改變傳統(tǒng)檔案管理的方式，提高企業(yè)檔案管理的效率。

4 使用檔案管理專業(yè)型人才

在管理檔案時，如果有專業(yè)的人員進(jìn)行管理，提高企業(yè)的管理效率，只有受過專業(yè)技能訓(xùn)練和學(xué)習(xí)專業(yè)知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，才能適應(yīng)信息化企業(yè)檔案管理的需求，因此，在企業(yè)選拔管理企業(yè)檔案的人才時，應(yīng)著重注意那些掌握過硬的專業(yè)知識的人才，將此人才引進(jìn)到企業(yè)中，就能將企業(yè)檔案管理運用到實踐中。另外，掌握過專業(yè)知識的復(fù)合型人才也能為企業(yè)檔案管理提供更多的創(chuàng)新思維，可以將其檔案管理突破傳統(tǒng)形式，采用更加科學(xué)規(guī)范的方式，這將使企業(yè)的檔案管理更科學(xué)，更有效。另外企業(yè)可以自己培養(yǎng)關(guān)于檔案管理的人才，企業(yè)可以組織相關(guān)的培訓(xùn)，對于檔案管理的人員進(jìn)行管理和知識提高，要求管理檔案的人員不但要有嫻熟的專業(yè)知識，還要有高素質(zhì)，還要有對于外界形式的掌控，應(yīng)用計算機(jī)等領(lǐng)域的技能，并且對于檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效處理，有敏銳的判斷力，這樣就能適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需求。

5 結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作還應(yīng)該建立在提高認(rèn)識，加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，企業(yè)加大對資金的投入，對于檔案管理建設(shè)專項資金，嚴(yán)格設(shè)置資金的流出與使用額度，準(zhǔn)確進(jìn)行預(yù)算，認(rèn)真進(jìn)行考察和記錄，并且及時結(jié)算，建立一個合理的資金鏈，優(yōu)化檔案管理的工作，并且綜合考慮實際情況，在企業(yè)的能力范圍之內(nèi)，要建立一個數(shù)字檔案室，合理管理每一環(huán)節(jié)，對企業(yè)檔案進(jìn)行收集整理，保管利用，確保企業(yè)檔案的安全性，從而提高企業(yè)的管理高效的運行，

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作者簡介

梁波（1976-），女，漢，遼寧省彰武縣，本科，助理會計師，大連理工大學(xué)，研究方向：政工。