大事記在現代檔案管理中的作用

徐文凌

中華文明五千年，中華民族的歷史源遠流長，據史料記載最早的大事記可以追溯到文字產生之前，秦始皇年代，當時人們采用結繩、刻契，在竹子、木頭、甲骨上刻道道或刻一定的符，來記載發生的重要事件。今天，人類社會飛速發展，科技日新月異，人工智能遍地開花，推動著檔案管理的信息化進程。大事記作為檔案編研工作的重要內容，承載著社會記憶，發揮著回顧和記載的簡史作用，是檔案信息資源開發利用的重要編寫方法。

那么，我們就從大事記的概念、編寫方法和要求三個方面先來談一談大事記。

1 什么是大事記

大事記是按照時間順序，簡略地記述一個地區、一個機關、一個專題、一個歷史階段發生的重大事件的參考資料。它是用簡要的文字，系統地、扼要地記述一定人物、事件、機構等方面的重要活動和發展變化情況。

大事記的格式單一、固定，由標題和主體兩部分組成。標題主要有這樣幾種形式：

1）由制文單位、事由和文種構成，如《中國醫學大事記》;

2）由制文單位和文種構成，如《××人民政府大事記》;由事由和文種構成，如《改革開放40年中國科學技術發展大事記》;

3）由制文單位、時間和文種構成，如《××市人民政府八月份大事記》等。

主體一般由時間和事件兩部分組成。時間按年、月、日的順序依次排列;每件大事年、月、日齊備。對時間不確切的事件，應盡力進行考證，大事記條款，嚴格按照大事發生的先后順序排列，先排有確切日期的大事，后排接近準確日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。事件是指重要工作活動和重大事件。具體內容包括以下幾個方面：黨和國家方針政策貫徹執行中所產生的重大反響和出現的重大問題;機構設置、體制變動、重要人事調動等機構和組織變動情況;重要會議和重大活動，包括內務和外事活動;上級到該地區、本部門參加重大活動，或檢查、指導工作并作出重大決策或重要部署、指示等;該地區、本部門的重要工作或重大事件等。

2 編寫大事記的方法

參考國內資料，大事記編寫一般采用以編年體為基礎，輔之以紀事本末體的方法。

1）編年體。按照年、月、日記錄，即時間順序編寫，脈絡清楚。以時間為經，以史事為緯，反映歷史發展的脈絡，記事簡明扼要。但缺點是不能集中敘述和反映事件之間的聯系和事態發展的客觀規律。

2）分類編年體。在以時間記述的基礎上，把事件分為諸如醫療、文化、教育、科技等各個專題。

3）記事本末體。即編年與記事本末相結合，是除了兼取編年體之長，又以事件為綱，按事列目，獨立成篇。

4）大事年表與編年體大事記結合體。大事年表與編年體大事記與方志大事記的功能較為接近。大事年表對大事記述要素不全，過于簡單，如果大事年表補充記述要素，就成了編年體大事記。因此，二者結合編寫效果更好。

3 編寫大事記的基本要求

編寫大事記是要供人閱讀、參考，還要為編寫歷史、修志提供重要線索和參考依據。為此，必須把它寫成觀點正確、內容充實、真實可靠、用語確切的材料。

3.1 內容要真實

1）大事記的材料來源一定要真實可靠，要有依據。如單位檔案室歸檔的材料，上級部門發出的正式文件，召開的各種會議材料、開展的各項活動材料，以及日志所記錄的事件等。

2）編寫大事記時，在核準材料的準確性后如實編寫，切忌虛假、夸張，不能隨意加進編者的主觀見解，更不允許歪曲事實。

3.2 時間要準確

1）所記載的大事的時同定要與事件發生、發展的時間一致，大事發生的時間，一律使用阿拉伯數字書寫;一般應寫明年月日，年份均用全數（如“2019年不得寫成19年”），必要時要寫明日期，特殊情況根據需要應寫明時分。

2）大事記的時間切忌用最近、近日、月初、月末、上旬、中旬、下旬”等這些不確切的時間表述。大事記的時限比較長，應寫明事件的起始時間。

3.3 文字要簡要

編寫大事記文字不要冗長，只要能給讀者一目了然的梗概就行。要做到事件的內容完整，語言表述簡練準確。如一個標題能反映事件的主要內容，就采用標題即可。如反映不了內容的，則必須稍加補充。

4 大事記在檔案管理中的作用

大事記是黨政機關、企事業單位、社會團體記載自己重要工作活動或自己轄區所發生的重大事件的一種應用文體。作為一種公務文書，大事記忠實地記載著一個地區、一個部門的重要工作活動和重大事件，因此，它首先可以為本地區、本部門的工作總結、工作檢查、工作匯報、工作統計和上級機關掌握面上情況提供系統的、輪廓性的材料。其次，大事記具有史料價值，可以錄以備查的作用。當前隨著互聯網的發展和自媒體的遍地開花，大事記的作用已經不僅僅局限在某個單位和部門，共享資源、共享信息放大了它在檔案管理中的作用。

第一，加強信息搜集匯編成冊。在信息搜集上建議“廣征博采，寧多勿漏”，隨時記錄和搜集本地區、本部門所發生的大事，實事求是地把事件的發生、發展過程和背景記載下來，擁有豐富詳實的資料。年終整理成為本年度的大事記，為若干年后提供真實可靠的歷史資料。同時，大事記猶如一粒粒珍珠，串聯記憶，豐富了檔案內容，有效地提高了檔案信息的利用。

第二，實現資源共享服務社會。大事記因其篇幅簡短，內容干練，是各級各類檔案館（室）中最實用的一種編研材料。各類史志的基礎材料都是來源于大事記，參考取材離不開大事記。比如，在改革開放四十年成就展中，重大活動、重大項目、重要成績和數據應有盡有，這說明對大事記信息的深度加工分類和信息資源的對外開放方便查閱。隨著網絡的發達和自媒體時代的到來，發揮優勢，廣開源頭，全方位，新理念，把大事記工作做深、做細、做實，暢通檔案信息平臺，實現資源共贏共享，提高檔案工作的服務質量。

第三，培養專業人才建立可靠隊伍。編寫大事記應按照歷史唯物主義的觀點，實事求是的原則，尊重客觀歷史和事實，這就需要挑選政治可靠、人品端正、工作認真的素質較高的工作人員，因此，加大從事檔案工作人員的教育和培養力度，定期開展專業知識的培訓學習，著力打造與新時代新階段相適應的檔案人才隊伍十分重要。當今的檔案工作在創新中謀求發展，檔案的內涵和外延不斷充實豐富，這些都要依靠人才的保障。所以，加快人才隊伍建設，滿足工作需要已成為當務之急。

參考文獻

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[2]張硯琴.淺談企業大事記的編寫[C].齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2009年學術年會會刊，2009.