分析企業文書檔案的收集與管理

何雪晴

摘 要：為提升企業文書檔案收集與管理工作水平，保障信息的精確和完整。本文就從企業文書檔案管理存在的問題入手，明確了企業文書檔案在管理基礎、檔案工作銜接、管理方式等方面存在欠缺，并闡述了保障企業文書檔案收集工作水平提升的有效措施。望相關工作人員必須在實際工作中恪盡職守，努力提升自身專業技能操作水平，并在工作中積極轉變管理理念與方式生化文書檔案管理工作的信息水平，保障文書檔案獲得更高效的管理。

關鍵詞：企業文書檔案;收集;管理;問題;措施

企業的文書檔案也就是管理性檔案，通常指代企業、事業單位等組織在事物運作中的管理事物、活動落實等過程產生的具備保存與查看、使用的有效信息。

1 企業文書檔案管理存在的問題

1）管理基礎薄弱。從目前的企業文書檔案管理現狀上看，存在一個最為明顯的特征是管理方式較為封閉，以檔案信息不流失、沒有殘缺為原則，雖然這樣的管理維護方式，可保證信息儲備的完整性，但是文書檔案保存過程中的裝訂與整體質量并沒有明確的標準規范，單位領導也并未意識到文書檔案管理的重要性，這就會導致人員和資金的投入出現不足問題。管理人員的綜合素質水平也可能普遍低于企業其他部門員工，檔案部門的薪資待遇同樣會受其影響，因資金投入力度不足、水平較低，文書檔案管理的監督考核機制制定的不夠科學，同樣是導致文書檔案管理基礎薄弱的重要因素，因此這些問題的存在， 嚴重阻礙了企業文書檔案管理工作的優化升級。

2）文書工作與檔案工作銜接不暢通。一些企業的文書與檔案工作并沒有被歸置到一起，因此在管理上就必不可免的出現了銜接問題、脫節或溝通不暢。同時，一些文書管理崗位職責人員因為缺乏檔案意識，實際工作中并未對檔案收集工作傾注足夠的重視，因此實際工作中常出現如檔案新信息收集不夠完整、用紙裝訂不夠規范、初始稿件不夠齊全、編號不夠準確等問題，這些問題也進一步阻礙了文書處理質量水平達到標準，甚至會影響到后期檔案收集、整理、利用等工作步驟的高效落實。

3）管理方式落后，忽視檔案安全。信息時代的到來對人們的社會生活產生了較大，多體現在積極層面。因此，各行各業的信息技術深化程度也在不斷擴展，但是，很多企業在文書檔案管理方面，由于信息技術應用水平為達到相關要求，因此沿用的傳統紙質儲存方式在查詢與利用上效率較低，阻礙的工作落實的高效性。雖然很多企業已經開始進行檔案管理工作信息化轉變， 但工作內容僅僅體現在文書紙質形式轉化為電子形式上，并未讓文書檔案管理工作得到全面徹底的信息化轉變。同時能收到管理工作人員的信息操作技能落實滯后性以及消極性特征明顯，同時保存電子文書過程中，并未對相關軟硬件設備進行積極維護這些都導致電子形式的檔案信息文檔在整理過程中，出現變更丟失等問題影響的文書檔案的儲備完整與精確。

2 保障企業文書檔案收集工作水平提升的有效措施

1）完善檔案收集制度、保障工作有章可循。企業在實際發展運作過程中，由于發展狀態、規模存在差異，因此每個企業實行的文書檔案信息收集管理制度也各不相同，企業首先要將國家管理規定與自身發展現狀進行結合考慮，對應出適合的管理模式，如此，才能讓企業內部結構更加合理，各個部門之間的交接工作可落實的更為順利。最為重要的一點，是適宜的檔案管理措施能夠保障每個崗位職責人員的責任權利得到精確劃分，防止出現全責交叉或管理混亂的情況。

檔案信息的歸檔實現也需被明確規范，文書檔案必須在形成的第二年第一季度結束之前完成收集整理工作，不可拖延，如果出現延期的情況，要及時追究責任并查明原因，這種增強信息收集整理人員的工作緊迫感方法。可以保障工作運作的高校與穩定，同時根據工作運行的狀態與進展掌控力度，及時修繕制度細節，同時對具體的工作方法進行逐一說明，防止出現誤操作影響工作，落實最后的管理制度，必須跟隨企業的發展規模與狀態進行完善與革新，滿足各項管理工作的實際需求。

2）加強對臨時性、重要文件的收集工作。企業組織機構變更、干部調動、人員離職等各種因素的影響，讓很多文件資料散落在了個人手中，因此阻礙了檔案信息不能及時歸檔，或是造成遺失。為了讓這種問題得到有效處理，企業的文書檔案管理人員必須在整理年度檔案信息的基礎上，加強日常、臨時性檔案信息的收集與整理，如重大會議召開、臨時工作部署等，及時將在這些活動落實過程中產生的信息收集到檔案庫中，整理好，保證檔案資源的價值可以全效發揮。

企業中的檔案部門出現人事變動時，尤其是檔案部門的工作人員，在離開崗位之前，必須要將工作對接好，而后在辦理離職手續。同時在工作對接、資料移交過程中，要對資料與相關信息的真實性進行審核，防止公司內部的相關重要的資料流入到其他不法人員手中。同時，還需要在工作交接表上進行檔案管理人員的部門簽字，確認后，信息管理人員才可離開。

3）建立健全檔案工作管理網絡，實現檔案工作責任制管理。企業的各個部門工作落實時，會產生大量的檔案信息，這些信息的形式各不相同，因此，在收集的時候要注意分類，保證形成一個較為完善的數據信息管理網絡，保證檔案信息的價值可以全效發揮。檔案部門還需具備一定的文件內容與形成背景的價值考察能力，保證可以讓每種類型檔案都得到最佳的收集與儲備方式管理。

企業的檔案工作人員必須要遵守檔案信息收集管理責任制度，結合檔案收集工作的質量標準、完整度等各個方面的要求，讓工作的職責可以被明確的劃分，保證工作的質量可以達到規定水平。

4）實行紙質、電子文件雙套收集制。信息技術的不斷發展，在各行各業的管理工作中滲透的范圍逐漸廣泛，同時影響越來越深遠。電子文件逐漸開始替代傳統紙質文件，同時電子文件也需要得到歸檔、整理，因此在收集紙質文件時，企業的各個部門因為工作需要，也會需要使用到電子文件，在收集這些電子文件時，需要對信息的存放格式、文件大小進行科學調整，按照相關技術要求，保障文件可以得到更為科學的審核，驗收合格后、按照規定的進行手續上的過審，而后將信息保存好，防止出現缺損或是遺漏等問題。

5）加強培訓，提高企業檔案工作人員檔案收集的能力。企業的檔案管理工作人員除了要具備嚴謹端正工作態度以外，還要積極跟隨時代發展，不斷更新工作理念與方式，保證業務落實可以保持在較高的水平之上。為了保障工作落實效率，檔案收集工作落實之前，專業或兼職人員必須接受崗前培訓，除了對工作過程中的注意事項一一了解之外，還要明確工作制度、崗位職責、工作時限等，各項工作規定都必須落實到位。崗位職責人員需嚴格按照相關管理制度對自身的行為進行約束，防止出現任何誤操作或障礙，影響工作落實效果與進程。

最后，理論培訓工作高水平組織落實后，收集工作在實際落實過程中，檔案部門有責任指導其他部門的工作，保障檔案信息的真實有效。要保證及時發現問題并積極對應整改措施，讓檔案信息的產生、收集、整理、存檔等工作步驟可以穩定、高效的展開，盡量防止出現返工或積極降低返工概率，讓工作的落實效率與質量達到規定標準。

3 結語

綜合以上的文章論述，可以從中了解到的是文書檔案信息的有效與完整，直接影響著企業的后續發展動力是否充足，因此必須對此項工作的落實與管理進行重視，維護相關管理措施的落實的高效與穩定，為企業順利發展保駕護航。

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