事業單位數字化檔案管理現狀及對策分析

陳娜

摘 要：目前，在事業單位所涉及到的各項管理工作中，檔案管理屬于其中非常重要的基礎組成部分，與事業單位發展之間有著非常密切的連接。如今，在現代社會經濟不斷發展的背景下，結合事業單位發展現狀進行分析，其檔案管理工作也發生了相應的變化，但是因為經常受到各方面因素的影響，導致在檔案管理方面仍然還存在非常多的問題，這對這種現象，對于相關的事業單位而言，一定要加強檔案管理數字化建設工作，針對目前存在的問題及時采取有效的措施進行解決，從而在最大程度上提升數字化檔案管理水平。本文主要針對事業單位數字化檔案管理現狀進行了深入分析，并結合實際情況提出了一些有效的解決對策，希望能為相關人員提供合理的參考依據。

關鍵詞：事業單位;數字化;檔案管理;問題;策略

對于事業單位檔案管理工作而言，自身具有非常明顯的管理性與服務性等特點，對于事業單位各項活動進行了非常詳細的記載，可以將事業單位整個發展歷程充分的體現出來。因此，事業單位一定要全面認識到檔案管理工作的重要性，將檔案作用充分發揮出來，從而可以為以后各項決策工作提供非常重要的參考作用。如今，隨著我國事業單位的不斷改革，對于檔案管理工作水平提出了更高的要求，這就需要對以往的檔案管理方式進行不斷創新和完善，實現對信息技術的合理應用，在最大程度上提升數字化檔案管理水平，這對于事業單位發展有著非常重要的推動作用。

1 事業單位數字化檔案管理工作的現狀分析

1.1 對檔案管理工作缺少正確的認識

結合目前的實際情況來看，在事業單位檔案管理工作中，還存在很多單位沒有認識到檔案管理工作的重要性，同時對于檔案資料對于整個單位發展所產生的作用缺少正確認識，甚至存在很多管理人員認為檔案管理工作只是對資料進行簡單的收集與整理，認識在整個工作流程與內容上都比較簡單，所以在整體上對于檔案管理工作缺少正確的認識，這也是造成事業單位檔案管理工作無法實現順利開展的主要原因，從而造成檔案資料的使用價值得不到充分發揮。另外，因為事業單位領導人員沒有認識到檔案管理的重要性，這也對檔案管理人員本身的積極性造成了一定的影響，所以在工作態度上經常會比較懈怠，在工作當中根本根據實際情況采取有效的應對方法，對檔案資料的認識程度不高，認為自己只是檔案管理人員，而沒有加強對檔案資料的規范化整理，這就對檔案管理質量造成了非常嚴重的影響。

1.2 缺少先進的檔案管理技術

在事業單位開展數字化檔案管理工作時，數字化技術在其中起到了非常重要的核心作用。但是，結合目前的實際情況進行分析，事業單位數字化檔案管理技術水平并不高，所以還沒有達到非常理想的狀態。主要是因為事業單位在對數字化檔案管理技術進行選擇時，沒有根據實際情況選擇比較先進的技術，這就導致數字化管理技術與檔案管理發展之間不能有效吻合，所以在技術方面呈現出了非常明顯的落后性。另外，因為受到資金方面的影響，存在很多檔案管理設備也存在著嚴重的老化現象，這就在一定程度上降低了管理效率，同時也對事業單位數字化檔案管理工作開展形成了非常嚴重的阻礙。

1.3 缺少科學的工作標準

目前，雖然部分事業單位已經認識到了數字化對于檔案管理工作的重要性，但是并沒有加強對數字化技術的研究工作，同時數字化與檔案管理之間沒有實現有效連接，所以數字化檔案管理效果并沒有呈現出來。另外，事業單位在對工作制度以及工作標準進行制定時，沒有結合實際的具體內容以及管理流程進行充分考慮，在要求與規范等方面缺少明確的要求，這就導致檔案管理人員在對數字化技術進行應用時，檔案管理工作在整體上具有非常明顯的被動性，因為對工作標準缺少全面了解，造成最終的管理效果呈現出多種表現形式。因為缺少科學的工作標準，所以很難保證檔案管理工作的安全性，從而在整個檔案管理工作中留下了非常多的安全隱患，這對于事業單位數字化檔案管理工作質量造成了非常嚴重的影響。

2 加強事業單位數字化檔案管理的相關對策

2.1 提高對事業單位數字化檔案管理工作的人數程度

對于相關的事業單位而言，要想在最大程度上提升事業單位數字化檔案管理水平，滿足現代社會經濟發展要求，在最大程度上發揮出檔案資料的使用價值，首先應該在思想上全面認識到檔案管理工作的重要性，逐漸改變傳統的思想認識。首先，事業單位領導人員應該對檔案管理工作引起高度重視，同時將該項工作列入到整體發展戰略當中，使檔案管理工作與其他工作一樣，都有相應的考核與獎懲制度，這是檔案管理工作開展的重要基礎條件;其次，事業單位在一定的時間內應該開展嚴格的培訓工作，激勵所有的檔案管理人員參與到培訓活動中，通過學習可以幫助檔案管理人員轉變以往的思想觀念，不斷提升自身的責任意識，在思想上對自身工作引起高度重視，從而在接下來的工作中才能主動投入到自身工作崗位上，在工作中遇到問題時可以及時采取有效的措施進行解決，從而促進檔案管理工作可以實現順利開展。

2.2 加強資金投入，實現檔案管理信息化建設

如今，在我國科學技術水平不斷提升的背景下，信息技術已經在人們的日常生活和工作中實現了非常廣泛的應用，因此，對于事業單位檔案管理工作而言，要想滿足時代發展要求，也應該實現對計算機技術的合理使用，使事業單位檔案管理工作在未來可以面向數字化以及信息化的方向不斷發展。因此，事業單位領導人員應該對信息化建設工作引起高度重視，實現計算機技術與網絡技術之間的有效結合，在對檔案信息化管理設備進行配置時，也需要對檔案管理人員開展嚴格的培訓工作，主要是讓檔案管理人員對光盤、縮微以及聲像等先進的管理技術進行全面掌握。另外，國外一些國家的檔案信息化建設工作已經比較成熟，所以，事業單位可以引進一些比較先進的信息化檔案管理技術，從而進一步提升數字化檔案管理水平。目前，事業單位檔案管理工作迎來了更大的機遇和挑戰，加強檔案信息化建設工作，不但可以在最大程度上發揮出檔案資料使用價值，并且還能滿足現代社會經濟發展要求，從而為社會提供更加優質的服務工作。

2.3 構建完善的檔案管理工作制度

在事業單位檔案管理工作中，完善的檔案管理制度在其中也發揮著必不可少的作用。因此，對于相關的檔案管理部門而言，一定要加強對檔案管理制度的完善工作，首先，加強對檔案管理工作重要性的宣傳力度，使工作人員可以主動投入到檔案資料整理工作中;其次，在事業單位資金預算中加入檔案管理設施資金，同時將檔案管理督查以及考核工作進行全面落實。另外，對于事業單位管理檔案建設工作的領導人員而言，在一定的時間內應該對檔案工作開展進行正確指導，并給與準確的分析與評價。

3 結語

綜上所述，在事業單位檔案管理工作中，因為涉及到的內容非常多，所以在整體上具有非常明顯的復雜性，同時對于整個事業單位發展有著非常重要的推動作用。因此，對于相關的事業單位而言，一定要全面認識到檔案管理工作的重要性，針對目前數字化檔案管理中存在的問題進行深入分析，實現對信息技術的合理應用，結合實際情況制定出合理的管理方法，從而促進事業單位數字化檔案管理工作可以面向信息化以及規范化的方向不斷發展。

參考文獻

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