市政檔案管理規(guī)范化思考

閆文秀

摘 要：市政檔案工作是城市建設(shè)與管理工作中的重要組成部分，對(duì)于高質(zhì)量了城市建設(shè)有著非常重要的決策參考輔助作用。在市政檔案管理工作中不單要發(fā)揮市政檔案的憑證價(jià)值作用，更為重要的是為城市建設(shè)的決策與實(shí)施提供基礎(chǔ)材料、重要模塊，保障市政工程質(zhì)量有據(jù)可。因此，在市政檔案管理與服務(wù)工作中在檔案管理法律法規(guī)的框架下，結(jié)合區(qū)域市政管理的特點(diǎn)，進(jìn)行市政檔案的規(guī)范化管理，為城市建設(shè)提供有力的支撐。本文對(duì)市政檔案管理規(guī)范化進(jìn)行初探，在此基礎(chǔ)上提出建議。

關(guān)鍵詞：市政檔案;檔案管理;檔案管理規(guī)范化

1 市政檔案工作的價(jià)值與意義

市政檔案工作在城市建設(shè)與管理工作中的核心價(jià)值和重要意義主要體現(xiàn)在，一是市政檔案工作是城市規(guī)劃編制和調(diào)整的基礎(chǔ)資料。市政服務(wù)是推進(jìn)城市建設(shè)的重要力量，在城市建設(shè)過程中，市政服務(wù)貫穿全過程，因此在市政服務(wù)的過程中形成了大量、豐富的城市建設(shè)素材和基礎(chǔ)性材料，這些檔案內(nèi)容在發(fā)揮自身歷史憑證的作用基礎(chǔ)上，對(duì)于市政建設(shè)而言更多的是發(fā)揮其決策參考作用，特別是在城市建設(shè)的整體建設(shè)、整體布局和整體規(guī)劃中，以市政檔案為決策參考支持的數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)等基礎(chǔ)性材料能夠使城市規(guī)劃編制和城市規(guī)劃調(diào)整更為科學(xué)、合理。二是市政檔案工作是市政工程質(zhì)量保證體系中不可或缺的重要模塊。在《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》中規(guī)定： “列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前應(yīng)當(dāng)請(qǐng)市政檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。”這就明確規(guī)定了如果工程檔案不規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)整理，將無法進(jìn)行竣工驗(yàn)收。這為加強(qiáng)市政檔案管理堵塞了管理漏洞和嚴(yán)格控制工程質(zhì)量提供了有效的依據(jù)。由此可見，市政工程檔案是市政工程質(zhì)量保證體系中不可或缺的重要模塊。三是市政檔案工作是市政工程管理、維修養(yǎng)護(hù)的有效依據(jù)。市政檔案既是市政工程的信息檔案，也是市政工程的“保健檔案”。它通過科學(xué)地分析市政基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)狀，根據(jù)其各項(xiàng)特點(diǎn)，有效地制定出科學(xué)合理的養(yǎng)護(hù)方案。交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案為各項(xiàng)道路設(shè)施維修或改建提供決策依據(jù)，以其確定工程的投資規(guī)模及成果。因而只有準(zhǔn)確的市政檔案才能實(shí)現(xiàn)城市的可持續(xù)發(fā)展。

2 市政檔案管理規(guī)范化思考

市政檔案管理的規(guī)范化是提升市政檔案管理水平和質(zhì)量的基礎(chǔ)，通過規(guī)范化的市政檔案管理能夠最大化的發(fā)揮檔案的歷史憑證作用和決策參考作用。在市政檔案管理規(guī)范化建設(shè)與實(shí)施過程中，應(yīng)從以下幾個(gè)方面提升規(guī)范化程度，實(shí)現(xiàn)市政檔案管理規(guī)范化。一是市政檔案管理規(guī)范化應(yīng)在市政檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)執(zhí)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。市政檔案管理規(guī)范化首先應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)市政檔案管理的合法合規(guī)。在遵守國(guó)家法律法規(guī)的具體內(nèi)容上，一方面是市政檔案管理應(yīng)遵守檔案管理的國(guó)家法律法規(guī)，另一方面是遵守市政管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度，應(yīng)做到同時(shí)滿足遵守市政管理與檔案管理的法律法規(guī)才能夠真正合法合規(guī)的開展市政檔案管理規(guī)范化工作。二是市政檔案管理規(guī)范化應(yīng)在市政檔案管理的橫向與縱向管理上建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系。市政檔案有其自身的特點(diǎn)，同時(shí)市政檔案有區(qū)域之間的憑證作用與參考作用，同時(shí)也有上下級(jí)之間的決策參考支持作用。因此，在市政檔案管理規(guī)范化工作中，應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案收集、檔案鑒定、檔案整理、檔案保管、檔案使用等標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的指標(biāo)體系，便于橫向和縱向的使用，提升市政檔案管理的效率和質(zhì)量。三是市政檔案管理規(guī)范化應(yīng)在市政檔案管理的檔案信息保密與公開方面嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。市政檔案信息內(nèi)容是城市發(fā)展的重要文獻(xiàn)，其中有涉密檔案信息和可公開檔案信息。因此，在市政檔案管理工作中應(yīng)明確崗位職責(zé)和管理權(quán)限，保證市政檔案信息安全，特別是涉密及規(guī)定不公開的信息應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范化管理，保障市政檔案信息安全。四是市政檔案管理規(guī)范化應(yīng)在市政檔案管理的信息化建設(shè)方面提升管理的效率和管理的質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案管理服務(wù)的信息技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展。因此，市政檔案管理服務(wù)工作中應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，不只是基礎(chǔ)設(shè)施及軟硬件環(huán)境的建設(shè)，更為重要的是在使用環(huán)節(jié)，將信息技術(shù)與市政檔案管理工作進(jìn)行深度的融合，從而提升市政檔案管理的效率和質(zhì)量。五是市政檔案管理規(guī)范化應(yīng)不斷提升市政檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)能力和綜合素養(yǎng)。規(guī)范化建設(shè)不單是制度規(guī)范化、管理規(guī)范化，同時(shí)也要將人員規(guī)范化作為市政檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重點(diǎn)，同時(shí)也是市政管理規(guī)范化建設(shè)的難點(diǎn)。在市政檔案管理人員規(guī)范化建設(shè)中，要通過學(xué)習(xí)不斷深化的檔案管理理論與檔案管理實(shí)踐工作相結(jié)合的新理念、新方式、新方法，同時(shí)也要將市政檔案管理人員的專業(yè)化作為市政檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重點(diǎn)，通過人才引進(jìn)、專業(yè)培訓(xùn)等提升市政檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和綜合素養(yǎng)，更好的服務(wù)于市政建設(shè)，為城市建設(shè)提供有力的決策和文獻(xiàn)支撐。

3 市政檔案管理規(guī)范化建議

市政檔案管理能夠?yàn)槌鞘懈玫慕ㄔO(shè)提供相應(yīng)的文獻(xiàn)參考與決策支持，在高質(zhì)量發(fā)展導(dǎo)向下的市政建設(shè)中需要更多的決策文獻(xiàn)和數(shù)據(jù)支撐，提升市政建設(shè)和服務(wù)的高質(zhì)量、精準(zhǔn)化、細(xì)致化。在具體市政檔案管理規(guī)范化的推行與實(shí)施工作中，提出以下三個(gè)方面的建議。一是市政檔案管理的制度規(guī)范化。制度是保證規(guī)范的前提和基礎(chǔ)，在市政檔案管理規(guī)范化的建設(shè)與實(shí)施過程中，應(yīng)按照市政管理的特點(diǎn)進(jìn)行市政檔案管理相關(guān)制度的建立和健全。二是市政檔案管理的體系規(guī)范化。市政檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工作，呈現(xiàn)出體系化的特征。因此，在市政檔案管理的過程中應(yīng)構(gòu)建市政檔案管理的體系，使之能夠促進(jìn)和提高市政檔案管理的水平和質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)不斷加強(qiáng)市政管理檔案體系的規(guī)范化管理，以規(guī)范化不斷完善市政管理檔案的管理。三是市政檔案管理的人員規(guī)范化。市政檔案管理工作是市政管理的組成部分，但是對(duì)于市政檔案管理工作的重視程度存在認(rèn)識(shí)不足的情況，導(dǎo)致市政檔案管理工作人員多為兼職管理檔案，使市政檔案管理的水平和質(zhì)量不高，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)技術(shù)能力的專職檔案管理人員。因此，實(shí)現(xiàn)市政檔案管理規(guī)劃化重要的內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)市政檔案管理人員的規(guī)范化建設(shè)，包括人員專業(yè)化、人員培訓(xùn)、人員績(jī)效考核等方面的內(nèi)容。

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