行政事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

郭莉

摘 要：隨著我國科學技術的進步，行政事業單位檔案管理不斷得到發展和壯大。行政事業單位在信息時代里必須對檔案進行有效管理，明確各個檔案管理階段的期限，組織合理檔案管理，確保檔案管理各階段協同合作，互相配合，把加強管理效率和優化管理成本結合起來。合理安排各階段檔案管理工作，既不要造成浪費又避免檔案管理的混亂。本文簡單介紹了幾點提高檔案管理水平的措施以供參考。

關鍵詞：事業單位;行政;問題;檔案管理;對策

檔案管理作為一項需耗費眾多人力物力的工作，根據時代的發展而逐漸更新管理方式、簡化管理程序是其獲得持續發展的重要方向。

1 行政事業單位檔案管理存在的問題

1.1 行政事業單位科技檔案集中統一管理比較滯后

當前，行政事業單位檔案管理的一個突出特點就是集中統一管理比較滯后。沒有一套完備合適的制度來規定確切的歸檔時間，檔案收集工作很難完成。同時，當前許多行政事業單位檔案管理過于分散，這在科技檔案的使用過程中，存在較大風險。行政事業單位一般有若干部門，每個部門都相當于一個檔案存儲主體，檔案管理投入不足，忽視行政事業單位科技檔案的建設和技術裝備的更新，無法保障科技檔案工作的正常發展。

1.2 行政事業單位檔案管理人員專業素養較低

行政事業單位沒能形成基于國情而發展的特殊檔案管理形式，與歐美各國仍然存在很大的差距。由于國外現代檔案管理發展較早，已經具備基礎的分析能力與研究系統，在基礎建設和人員培訓上都有一套系統的管理標準。但是我國行政事業單位任何一個檔案管理項目所需要的材料都要成百上千種，由于檔案管理人員自身文化水平的限制，無法了解掌握新時代檔案管理的相關技能，更不必說將其融入“互聯網”時代后的檔案管理環境。新時代檔案管理環境更加復雜多變，這對行政事業單位檔案管理人員的專業素養提出更高要求，檔案管理人員貴精不貴多。作為檔案管理的一部分，編制好包括檔案管理人員的工資支出在內的管理費用計劃也是節約管理成本的重要手段。

1.3 行政事業單位檔案管理的先進技術水平較低

行政事業單位沒有很好地將先進技術手段與自身檔案管理相結合，導致先進技術手段在行政事業單位檔案管理中不能發揮其獨特的作用。同時，行政事業單位沒有配備相應的先進技術設備，硬件設施跟不上，軟件建設也處于落后狀態，這也歸因于上級主管部門及政府部門對此重視程度不夠，給予的財力和人力支持不足。

2 提高行政事業單位檔案管理水平的措施

2.1 提升檔案管理水平，促進科技檔案集中管理

在行政事業單位中，前端控制是行政事業單位信息管理系統能夠獲取檔案信息必經途徑，從而為相關檔案管理決策的制定提供依據支持。一方面，能夠科學評估不同檔案歸檔渠道，選擇合理的檔案歸檔渠道以滿足行政事業單位發展需求，保障行政事業單位健康發展;另一方面，單位領導層根據詳細的檔案信息，對如何科學地使用檔案有所了解，能夠制定合理的檔案使用方式，提升檔案使用效率，從而為行政事業單位創造更多的價值。在科技檔案共享服務中心模式下，可利用信息技術手段建立數據倉庫和數據分析平臺，能夠將行政事業單位檔案集中管理，實時監控檔案狀態。此外，在行政事業單位信息管理系統模式下，行政事業單位建立檔案管理平臺，統一收入和整理檔案，實現檔案的集中管控。采取收支兩條線的檔案管理方式，保證了行政事業單位檔案使用的透明度，確保了每一份檔案的收入和支出都是經過授權和公開的。通過采用該模式，行政事業單位的檔案管理流程得到了最大程度的優化，其檔案工作效率得到了顯著提升，這也有利于集中管控檔案，解決了傳統管理方式下檔案控制力弱、透明度低的問題。

2.2 完善行政事業單位檔案管理的制度

發揮行政事業單位檔案管理制度自身的特點將使檔案管理更加方便和有效，但同時也需要加強行政事業單位檔案管理的監督和管理系統。為了整合多媒體和行政事業單位檔案管理機構，需要建立相關系統，確保多媒體在行政事業單位檔案管理中的應用。行政事業單位應至少每年一次安排員工參加教授、學者的講座，不斷學習知識，制定適宜的政策。每周開會，以小組的形式交流、討論，豐富行政事業單位文化。檔案數據庫的管理由各行政事業單位牽頭，政策扶持組織，吸收不同學科加入，面向政府、社會科研機構，依托自身學術水平解決學科實際問題，在得到社會科研資源支持的同時，提升檔案數據庫的管理能力，加強檔案數據庫的管理對網絡和信息系統有很強的依賴性。

2.3 吸引和培養檔案管理專業技術人才

為了更好地發展檔案管理信息化，將其技術優勢最大程度地展現出來，就需要各類專業人士提供幫助。要集中科技人才、管理人才、計算機人才和檔案專業人才，保障檔案管理信息化發展，制定專項戰略。行政事業單位應當拓展檔案培訓課程，及時更新培訓觀念，因為檔案管理人員道德觀、世界觀、人生觀的形成由其所在行政事業單位決定。檔案管理的職業道德素質就在于他自身把所工作單位的命運和自身發展結合的程度如何。加強政治教育，提高思想認識，是檔案管理人員做好工作的前提，行政事業單位的發展動力首先就是在于檔案管理人員的職業道德素質高低。要重視發展檔案管理職業道德素質教育，要嚴格執行檔案管理培訓制度，即使是檔案管理專業的畢業生也必須通過檔案管理和道德考試才能取得資格，從源頭上保證檔案管理人員的水平。人才是所有行業的主要生產力，也是行政事業單位檔案管理與信息化相結合的推動力。因此，要實現行政事業單位檔案管理與信息化的有效融合，行政事業單位檔案管理崗位應提高準入門檻，全面招聘能力優秀的人才，加強對檔案管理人員的招聘和考核流程，從性格測驗、面試、筆試、復試中全面考核應聘人員綜合條件，采用優勝劣汰制度，提高行政事業單位檔案管理人員的起點水平，促進行政事業單位檔案管理人員熟練掌握業務技能，杜絕任人唯親現象發生。

2.4 建立科學的檔案信息化管理體系

實施檔案信息管理的行政事業單位應當建立健全有關規章制度。行政事業單位檔案管理一般應由單獨部門負責檔案信息化建設工作。行政事業單位需要建立檔案核對制度，定期制定檔案信息化分析表，針對這些檔案進行定期監控，以不同的檔案特點制定不同的策略，做到任務落實到人，檔案信息及時更新。

3 結束語

行政事業單位的檔案作為保存政府或者公民信息的重要載體，其管理工作是事業單位的重要職能之一，行政事業單位檔案管理建設需要投入大量的人力、財力。與傳統檔案管理相比，行政事業單位檔案管理建設的進程必然是更加先進、有效的，信息檔案具有許多優勢，符合未來發展的趨勢是公共管理的一部分，因此研究當前事業單位檔案管理情況具有重要的意義。

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