物聯網環境下高校檔案智能管理與服務體系研究

董秀銳 馬峰濤

摘 要：高校檔案管理是高校教育管理中的重要組成部分，其中涉及的內容比較多，涵蓋的領域也比較廣，在物聯網發展的時代背景下，高校要加強對檔案智能管理的重視，提升檔案管理的安全性與科學性。本文分析了高校檔案管理智能化發展的重要性，并研究了智能管理中存在的問題，提出了相關的解決對策，以便提升高校檔案管理的效率。

關鍵詞：物聯網;高校檔案管理;智能化;重要性

基金項目：河北省高等學校人文社會科學研究項目（項目編號：SQ191131）。

隨著信息技術的高速發展，物聯網逐漸被應用到多個領域，將物聯網使用到高校檔案管理中具有十分重要的作用與意義，極大的提升了高校檔案管理的質量，保證了高校檔案管理的實時性與安全化;但是目前在物聯網發展的過程中，對其研究的成果仍然有限，缺少健全的理論體系，探究效果不明顯，所以將其應用在高校檔案管理中還存在一定的問題，需要高校全面解決。

1 物聯網技術在高校檔案智能管理中應用的必要性

隨著高校教育與管理體制改革的不斷深入，傳統的高校檔案管理方式已經不能與時代發展的特征相匹配，在新形勢下，高校檔案管理必須要朝著智能化以及科學化方向發展，因此將物聯網使用在高校檔案管理中符合時代發展的特征以及高校檔案管理的需求。其次，物聯網技術為高校檔案管理提供了技術支撐，能夠快速的將檔案信息對接到物聯網中，同時也轉變了線上與線下管理的局限性，為用戶提供了更大的便利，使得檔案管理的效率更高。此外，將物聯網技術應用到高校檔案管理中實現了檔案搜集、查詢、風險控制等方面的智能化，極大的節省了人員的投入，還在很大的程度上避免了檔案管理的失誤。總而言之，物聯網與高校檔案管理的相融合具有十分重要的價值與意義。

2 物聯網環境下高校檔案實現智能化管理面臨的問題

目前，高校檔案管理在應用物聯網時還存在一定的問題，首先，物聯網技術需要較大的投入，其中引進RFID 電子標簽，需要配置閱讀器以及計算機等設備，投入的經費比較大，同時其還需要專業的管理與維護人員，但是很多高校在資金以及人才的投入方面不足。其次，由于物聯網與高校檔案管理相融合的方式還處于初步的探索階段，因此在運行的過程中缺少統一的標準，使得各院校之間、各部門以及教育行業之間難以實現資源的共享，導致檔案管理的智能化水平難以提升。此外，物聯網在運行中還存在一定的安全隱患，極有可能導致重要信息的泄露，或者不法分子的侵入，造成管理系統的崩潰。

3 構建給予物聯網的高校檔案智能管理系統

智能管理系統是高校檔案管理中的關鍵，其主要是通過RFID 以及WSN等相關的技術來全面的獲取信息，然后對獲取的信息進行識別、入庫以及查詢等。首先需要使用物聯網以及校園網的優勢，布置傳感器節點，然后將采集到的數據傳送到數據庫中，經過服務器的處理，最終傳送到檔案管理系統中，以便管理人員的查詢與維護;同時通過物聯網技術的支持，用戶也可以在遠程服務器中完成檔案的查閱以及使用，進而極大的突破了傳統檔案管理在時間以及空間上的限制，為用戶的查詢以及應用提供了更大的便捷性。

其次，構建操作程序，其主要是借助RFID生成電子標簽，然后利用電子標簽進行分類以及編號，最終將其固定到某個架位中，在查詢或者閱讀時就可以使用RFID進行識別;同時其也能對檔案信息識別或者銷毀。如果需要檔案出庫，那么系統就會將信息全面的登記并備份下來，電子標簽也會對其設置實時的定位;當檔案需要入庫時，就可以使用RFID 閱讀器對信息進行審核，直至全部進行確認之后才能入庫，這樣就會極大的提升檔案的出庫以及入庫的安全性，同時也減輕了檔案管理人員在出庫以及入庫工作中繁瑣的流程，避免了失誤。

此外，就是安全系統的建立，主要涵蓋了安全維護、防毀以及防盜等方面的內容，庫房設置了煙霧感應、紅外感應、濕度控制等設備，使用移動終端就可以對檔案進行全面的監控，如果出現監測數據異常，就會發出報警提示，檔案管理人員就可以根據預警的相關數據對檔案管理中存在的安全隱患進行排除，保證通風、溫度以及濕度等能夠在正常的范圍之內。另外，在防盜管理系統中，如果檔案信息并沒有從數據庫中發出離庫的指令，那么系統就會為管理人員發送檔案異常的提醒，也會激活報警，這樣就能夠極大的確保檔案的安全性。

4 完善基于物聯網的高校檔案智能管理與服務體系

檔案管理和服務體系的構建首先應該秉持“以人為本”的觀念，站在用戶的角度思考問題，切實為用戶解決問題，加強與用戶的溝通與交流，及時明確用戶在檔案查詢或者閱讀中的需求，進而提升服務質量，讓用戶能夠獲得更高的體驗度。在新時期下，檔案管理還應該將知識管理作為理念指導，進而保證物聯網時代下檔案信息更加多元化與精品化，比如：使用檔案信息的數據分析技術，為用戶打造出物聯網與檔案資源相結合的信息搜集引擎，搭建出全面的信息共享和交流系統，還應該加強在物聯網技術支撐下的創新意識，轉變陳舊的檔案管理思路與管理方式等，同時還應該拓展檔案管理的其他服務類型，如：咨詢參考服務、信息定制與推送服務等。

其次，高校還應該積極引進先進的物聯網及時，有效的將檔案管理與物聯網相結合，其不僅提升了檔案管理的智能化，同時還減少了檔案管理的難度，避免在檔案管理中出現遺漏或者丟失的情況。高校還應該根據學校的辦學特色，搭建具有個性化的檔案管理體系，采集人事、教研、后勤、財務等方面的信息，使用大數據或者云計算等方式，對數據進行加工與整合，設置出專項檔案庫或者特色知識庫等，還應該加強與其他院校的合作交流，構建信息交流平臺，提升檔案的共享率。此外，學校還應該積極補充以及完善網絡管理與安全管理系統，不僅要強化線上智能管理，同時還應該完善線下智能服務體系，通過利用線下宣傳以及線上指導的方式，讓師生能夠全面的了解并掌握，最終靈活應用檔案管理系統，進而提升檔案信息的利用率。

5 結束語

在新時期下，高校檔案管理不能僅僅停留在傳統觀念與模式中，應該與時俱進，開拓新思路，使用物聯網技術提升高校檔案管理的智能化水平，為高校師生提供更加優質的服務。首先，高校應該明確物聯網在檔案管理中的重要性，并結合高校的實際情況制定出適合的管理體系。其次，高校還應該分析目前在檔案管理中存在的不足，并尋找最佳的方式進行解決。此外，高校還應該不斷優化檔案管理與服務的制度，保證檔案管理的高效性與安全性。

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