數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的應(yīng)用探討

郭曉璇

摘 要：現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，對于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。科技水平快速提升的背景下，先進的信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中的應(yīng)用越來越廣泛。借助先進的信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，能夠極大的提升檔案管理效率及水平，確保檔案安全。基于此，本文首先分析了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢;其次著重探討了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;數(shù)字化檔案管理系統(tǒng);應(yīng)用分析

在過去的一段時間里，醫(yī)院所采用的傳統(tǒng)檔案管理方式方法缺乏完整性與統(tǒng)一性，降低了檔案管理水平。通過應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，具備了傳統(tǒng)管理模式所不具備的優(yōu)勢，為檔案管理工作的開展帶來了極大的便利。

1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢分析

1.1 能夠有效保存珍貴檔案原件

應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院檔案信息的信息化處理，安全保存檔案元件，最大限度的避免由于查閱、利用導(dǎo)致醫(yī)院重要檔案資料出現(xiàn)缺失、丟失的現(xiàn)象，確保信息資料安全。

1.2 可有效改進文件歸檔方式

通過構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)并實現(xiàn)有效應(yīng)用，能夠創(chuàng)新優(yōu)化檔案資料歸檔方式。在過去的一段時間里，文件歸檔主要以人工操作為主，需要付出大量的時間與精力，而使數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅降低了文件歸檔工作難度，工作效率得到了提升，而且有效避免了人力資源及時間的浪費。借助先進的計算機信息技術(shù)來展開檔案資料處理工作，解放了勞動力，實現(xiàn)了數(shù)字化工作，有效了避免了一系列差錯的出現(xiàn)。

1.3 便于檔案資源的整合與共享

醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展的過程當(dāng)中需要整合優(yōu)化檔案資料以便于實現(xiàn)最大化利用。當(dāng)前隨著我國科技水平的不斷提升，醫(yī)院檔案管理朝著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展成為必然趨勢。積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠有效擴大檔案資料的共享范圍，各部門充分結(jié)合自身需求能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的快速查閱、共享以及儲存，有效提升了檔案資料的利用率。

2 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用探討

2.1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理方面的運用

通過實際的調(diào)查分析我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前部分醫(yī)院在人事檔案管理的過程當(dāng)中，仍以人工操作為主，效率低下。醫(yī)院在發(fā)展的過程當(dāng)中，為了充分了解員工，需要借助人事檔案資料才能夠?qū)崿F(xiàn)。很多醫(yī)院在對人事檔案資料進行管理的過程當(dāng)中大多是人工操作的，不僅極易出現(xiàn)錯誤，而且工作效率并不高，并且還浪費了人力資源及大量的時間。不僅如此，人工操作在檔案查找的過程當(dāng)中也非常不方便，再加上部分檔案存在錯誤現(xiàn)象很難發(fā)現(xiàn)，影響到其有效利用。

然而將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)積極的應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理工作當(dāng)中，則能夠極大的提升醫(yī)院人事檔案管理效率，進而為接下來醫(yī)院接下來的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。當(dāng)前部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員及管理人員不注重對人事檔案的管理，沒有實現(xiàn)對檔案資料的充分利用。在這種情況下，要想實現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，首先就必須要切實提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員及管理人員的數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用意識，促使其充分意識到其重要性，并對全體員工展開積極的培訓(xùn)，并在此基礎(chǔ)之上構(gòu)建健全完善的管理體系，在接下來的有效應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。與此同時，醫(yī)院應(yīng)提倡員工積極參與到人事檔案管理工作當(dāng)中，充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事檔案管理工作當(dāng)中的價值作用，針對除保密檔案外的資料，應(yīng)及時進行公開管理。除此之外，為了實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的更有效應(yīng)用，應(yīng)重視起對人事檔案專業(yè)管理隊伍的組建，切實提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，促使其掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用技能，通過構(gòu)建一支具備高素質(zhì)、高水平、高能力的檔案管理隊伍，能夠更好的保障醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展。在組建人事檔案管理隊伍的整個過程當(dāng)中，應(yīng)定時定期的做好對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作，掌握最新技術(shù)，形成較高的綜合素質(zhì)，促進醫(yī)院人事檔案管理效率的提升。將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理工作當(dāng)中，工作效率將會得到明顯提升，便于檔案查找，更能保證人事檔案資料儲存的完整性。最后，通過對醫(yī)院人事檔案資料進行數(shù)字化處理，其儲存所占空間將會明顯縮小，進而實現(xiàn)對更多檔案資料的有效儲存。

2.2 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在患者數(shù)據(jù)管理方面的運用

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院患者數(shù)據(jù)管理中的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對患者數(shù)據(jù)管理工作流程的有效優(yōu)化。一般來說，醫(yī)院患者數(shù)據(jù)管理庫房和病案科兩者是存在一定距離的，隨著患者出院量的不斷增加，患者在查閱數(shù)據(jù)的時候往往需要取走原件，極易導(dǎo)致出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，并且浪費了人力資源。但是當(dāng)前隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，患者數(shù)據(jù)更加重要，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在患者數(shù)據(jù)資料管理中的應(yīng)用，借助計算機就能夠及時快速的查閱到患者病例，并為其提供復(fù)印等方面內(nèi)容，不僅提升了工作效率，而且實現(xiàn)了對患者數(shù)據(jù)的高效利用。

2.3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在重要數(shù)據(jù)安全方面的運用

互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)資料的安全問題引發(fā)了社會各界的關(guān)注。為了確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用成為必然。將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于重要數(shù)據(jù)管理當(dāng)中，通過數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案、照片等，并做好安全防護工作，避免出現(xiàn)丟失以及非法下載等現(xiàn)象。具體來說，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院重要數(shù)據(jù)安全防護中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）減少重要數(shù)據(jù)的安全隱患。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中通過設(shè)置防火墻、數(shù)字簽名等一系列安全工具，進而實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的分級管理。互聯(lián)網(wǎng)背景下，網(wǎng)絡(luò)具備虛擬化、開放化的特征，這給了病毒、黑客可乘之機，一些重要的數(shù)據(jù)信息極易遭受攻擊被泄露，甚至計算機程序被篡改導(dǎo)致信息泄露。在這種情況下，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)定時定期的做好對計算機系統(tǒng)漏洞的檢測及修復(fù)工作，并借助備份系統(tǒng)實現(xiàn)對重要檔案資料的拷貝、異地備份，以此來更好的保障醫(yī)院重要檔案資料安全。

2）加強醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保護。通過加強對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護，并做好數(shù)據(jù)加密工作，能夠有效的降低檔案資料的泄露記錄。眾所周知，醫(yī)院醫(yī)患人數(shù)眾多，大量的檔案信息一旦泄露將會帶來不可估量的影響。基于此，檔案管理工作人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用技巧及安全防范知識，促進檔案管理水平的提升。

3 結(jié)語

綜上所述，在計算機信息技術(shù)快速發(fā)展與應(yīng)用的背景下，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。將其應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，彌補了傳統(tǒng)檔案管理模式所存在的不足。文章探討了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理、患者數(shù)據(jù)管理、以及重要數(shù)據(jù)安全管理方面的應(yīng)用，表明其具備了非常明顯的應(yīng)用優(yōu)勢，因此醫(yī)院應(yīng)重視起對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，促進醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化水平的提升。

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