淺談信息時代下檔案管理工作的創新

李宏

摘 要：創新是促進社會各項事業發展的重要力量，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本。目前，隨著信息化時代的發展，以往的檔案管理方法和模式已經過時。所以，應該對檔案管理工作進行改進、優化，充分運用信息技術，使得檔案管理工作能夠快速發展，信息技術的應用將給檔案管理工作帶來非常大的便利，比如，減少檔案管理工作人員的工作流程、節約工作時間等各個方面，由此可見，信息化檔案管理工作的建設對信息時代檔案管理工作創新有重要意義。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新

機關事業單位工作的正常運行主要環節在于檔案管理工作，隨著信息化網絡逐步覆蓋到社會各個方面，所以，信息技術應用到檔案管理工作也非常重要，檔案管理信息化通過計算機的電子形式對檔案內容進行保存、登記等，減少了紙質檔案存在的許多繁瑣的環節，提高檔案管理的工作質量和效率，為各個機關單位的發展有著積極的促進作用。

1 檔案管理的基本內容

檔案管理的工作內容是對檔案資料、內容的收集和保存，在國家檔案事業中，檔案管理工作是不可替代的，其具有與服務和政治相關的管理工作性質。所以，檔案管理工作不產生財富效益，而且檔案的管理是針對各個部門的歷史文件形成的。

2 信息化對檔案管理工作的影響

1）提升檔案儲存量。檔案管理信息化可以收集更多檔案信息，增加檔案內存儲備。傳統檔案材料往往是由聲像、文字資料等構成，在整理上花費時間長，保存上又非常麻煩占用空間，存儲的檔案還存在丟失、遺漏的想象，但是檔案管理通過運用信息技術可以通過一張優盤或者光盤進行記錄檔案的內容。

2）科學合理的整理與分類檔案。采用先進數字化技術對檔案進行編碼，不僅能夠保持原來紙質文檔的順序，還能夠對電子檔案進行整理與分類。信息化檔案管理減少了傳統檔案管理中一些繁瑣的環節，節省管理人員的工作時間和精力，提高了檔案利用率。

3）便于查詢檔案資料。通過信息化管理，將關鍵詞或者關鍵字輸入到計算機管理系統中，使用人員即可在短時間內查詢到需要的檔案信息，節省大量的人員精力和時間，并且可以在任何時間、地點對檔案信息內容進行查找，非常方便、快捷。

3 信息時代下檔案管理創新的路徑

1）部分紙質檔案的舍棄。由于紙質檔案存在一些安全問題，會出現被水淹、被火燒的可能，導致檔案的丟失，另外，紙質檔案的保存占用空間、需要大量的紙張、浪費時間和人員精力，不便于保存和環保，所以要采用保險的方式對檔案進行保存。在信息時代的發展背景下，檔案的管理可以運用信息化技術，通過電子形式將檔案保存，這樣不僅保證信息的內容完整性，而且不占用空間，節省時間，查找答案的途徑也便的快捷、簡單、方便。由此可見，電子形式的信息化檔單管理促進檔案管理工作的順利進行和不斷發展。

2）引入配置高的計算機。檔案管理部門需要引進高配置的計算機，開發新檔案管理軟件，保證硬件與軟件的相匹配的更新頻率一致。另外，由于軟件的功能比較復雜多樣，人類往往利用計算機對檔案信息的進行搜索和檢查的時候，經常會出現電腦卡頓、屏幕變黑、系統的硬件出現各種故障等現象，而引進高配置的計算機可以避免這些想象的發生，保障檔案信息的檢查、搜索的真確度和完整度，和提高信息的質量。

3）開發檔案管理軟件。檔案管理工作人員要針對實際的工作需求，選擇合適、合理的計算機軟件，并且，在工作過程中，對軟件的各項功能要全方面、系統的了解，同時，根據工作的性質進行開發與工作相匹配的檔案管理軟件，檔案管理工作人員要與各個軟件企業緊密聯系。檔案管理的軟件開發過程中，為使軟件達到最優質的效果，避免出現功能類似的設置，對于用不到的功能進行刪除。在軟件的功能合并、重置的過程，檔案管理人員要與軟件的開發人員及時溝通，將對軟件的功能需求、操作方法明確表達出來，這樣才能做出以人為準的優質軟件，更好的為管理人員的管理工作做好服務和基礎[1]。

4）大數據技術的引入。現階段的檔案管理軟件中存在諸多問題，比如，對于繁瑣、雜亂的信息沒有辦法得到完善的處理和解決，所以，要進行大數據技術的引入，發現和研究大數據技術對信息檔案的深遠意義，才能提高檔案信息的利用率。同時，大數據技術也要引入檔案管理的檢查、搜索系統中，使檔案管理的檢查、搜索的效率提高。

5）提升管理人員的信息素養。在信息時代的背景下，信息的交換方式也在不斷的更新和發展，與之前的交換方式相比，更加具有先進性。那么，檔案信息化也需要不斷的改進和創新，需要檔案信息管理人員要具備較強的信息素養和信息互聯網意識，才能滿足時代的發展需求。因為，如果檔案管理人員素質低下，即使引用高配置的計算機、開發新的檔案管理軟件也不能發揮到信息化管理的作用。所以，檔案管理人員信息素養的提高，具備使用各個信息化軟件、硬件較強的能力是非常重要的因素，對軟件的運行、維護成本，工作時間的節省也有非常重要的意義[2]。

6）創新服務機制的。合理化、科學化的管理模式是檔案管理工作關鍵，創建與自身發展條件相符的服務機制。目前的事業單位檔案管理領域的現實狀況不是很理想，一些單位的管理機制比較死板，不利于檔案管理工作順利進行，各個事業機關單位在檔案管理工作中，缺乏創新精神，對于改進檔案管理工作的機制不重視，不能正確認識到管理工作的服務價值，導致和其他部門脫軌。由此可見，必須要對檔案管理工作進行改進和更新，通過不同的渠道制定合理、有效的檔案管理機制，為更好的服務于社會，為各個事業單位的檔案管理工作提供便利、實用的條件，促進其快速發展，有著重要作用[3]。

4 信息化時代檔案管理的發展方向

隨著社會的進步，信息化的方式不斷更新、發展，人類需要處理的信息也隨之增加，在這樣的背景下，檔案管理人員的工作變得復雜，增加了檔案管理工作的內容。所以，應該運用信息技術的檔案管理工作才能有效的完成工作，保證工作的順利開展和質量，但是，檔案管理的信息化有利也有弊，其利在于信息存儲量增加，答案內容查找方便，其弊在于存在網絡安全問題，網絡的安全影響檔案的質量。對此，檔案的管理信息化不但減少了檔案管理工作人員的工作流程，還對檔案的安全性的系統有所保障。

檔案是各個單位開展工作的重要依據，是促進各個單位發展的關鍵因素，由此可見。檔案管理工作需要極其重視，改變檔案管理的方式，將以往的檔案管理模式將漸漸被摒棄，要對檔案管理工作的管理方法和管理制度進行改進和優化，制定合理的管理制度，促進管理人員順利開展檔案管理工作，將信息技術運用檔案管理工作中，實現檔案管理工作的簡單、方便的工作條件，為各個事業機關單位的檔案管理工作減少許多不必要的環節，促進企業的發展有非常積極的作用[4]。

5 總結

信息時代下信息技術對檔案管理工作有著非常重要的意義，所以，檔案管理工作的創新、改進是關鍵，對檔案管理工作創新需要增加運用電子形式保存檔案信息、摒棄死板的服務機制、開發新的檔案管理軟件、提高管理人員的信息素養、引入大數據技術等全方面進行改善，保證檔案信息內容的完整性與準確性，為查找、檢索檔案內容提供方便和快捷，節約時間、節省空間，才能讓檔案管理工作在信息時代下實現質的飛躍。為促進社會發展、國家發展起到積極的作用[5]。

參考文獻

[1]張慧林.信息時代檔案管理工作的創新研究[J].才智，2019（21）：212.

[2]徐雯.淺析信息時代下檔案管理工作的創新措施[J].江西電力，2019，43（05）：43-44.

[3]韓知霖.信息時代下檔案管理工作的創新措施分析[J].計算機產品與流通，2019（06）：108.

[4]譚明.試論信息時代檔案管理工作的創新策略[J].才智，2019（15）：214+216.