信息化對民政檔案管理工作的影響探微

張貴珍

摘 要：隨著計算機技術的不斷發展，人們的信息傳輸方式和儲存方式也隨之發生改變。民政檔案是面向整個社會群體的，用于記錄各時期民政工作的文件和資料。隨著時間的推移，檔案的數量逐年增長，民政檔案的管理也變得更為科學和信息化，所以民政檔案的流程和管理制度也作出了相應的調整。民政部是我國政府部門重要的組成部分，也是跟我們日常生活密切相關的機構之一，所以民政部門應該與時俱進的，積極推動檔案管理的信息化建設，不斷提高檔案管理方面的技術水平和工作的效率。

關鍵詞：信息化;民政檔案;影響

民政工作，也就是面向社會廣大階層的工作，并與社會穩定和民生水平提升有著重要的聯系。如今互聯網科技技術越來越發達，人們的生活形態也逐漸發生變化，民政檔案的增加也給民政檔案管理工作提升了難度。所以傳統的檔案管理模式已經滿足不了如今社會的發展速度，因此實施檔案的信息化和數據化變得越來越重要。同時，檔案管理工作也應該引起各階層和民政部門管理層的重視，相關的工作人員也應該堅守崗位，盡快將工作落實，盡早取得實際性的進展。

1 民政檔案工作的現狀

1）民政檔案的信息化管理并未到位。如今民政檔案管理體系中存在的問題很多，比如結構上的不合理。檔案信息的來源，主要是本地行政地區的一級機構檔案，但是第二，三機構的檔案在存儲量上則相對較少。因為這種結構的不合理，很難反映我國社會多種經濟形式多元化的現狀。而且我國民政部門對于這一類的管理不太完善，大多都是反映宏觀民政管理的檔案資料，跟民眾關系密切的檔案內容卻很少。

2）民政檔案信息資源的共享效果相對較差。民政檔案的信息資源常存在共享資源差的問題，主要體現在以下幾個方面。一，當前綜合的民政檔案管理機構，對于專業檔案的收集與接收方面的工作力度不夠大。二，很多具有保密性的民政檔案資料，將不再遞交給綜合的民政檔案管理部門，以及一些隱私性較高的檔案，怕被泄密，所以嚴格按照規定做了把控。

3）檔案管理人員的業務素質不高。“輕檔案，重業務”的思想在民政部門十分常見，這種思想帶來了很深的消極性。由于檔案的管理意識不強，相關部門的資金投入不高，硬件設施也跟不上，導致了檔案的存放和管理制度很不完善。而且，對于檔案管理人員的培訓一直不受重視，所以管理人員的業務素質較低，管理知識也相對缺乏。檔案資料的殘缺和行文不規范，嚴重影響了民政檔案的發展和質量。民政檔案工作中，有時候會出現收集資料難度提高，歸檔不齊全的問題。管理人員在收集整理檔案的時候，常會出現歸檔不全的現象，這樣一來，那些有價值必須歸檔的資料就會被遺漏，這對民政檔案管理工作造成了很深的影響，也造成了嚴重的損失，甚至會讓檔案管理陷入被動的狀態。而且很多檔案管理人員綜合素質不高，沒有大局意識，只顧及個人的利益，看到有價值的檔案資料就會不按時移交，這樣也導致了檔案空缺的問題，所以檔案的完整性和日后的利用也就無法實施。

2 信息化的作用和影響

1）信息化對民政管理工作有何影響。民政工作主要面對廣大的社會群眾階層，為社會的穩定發展和人們的日常生活負責。在如今，民政工作已經成為社會中，為人民進行服務的重要工作之一。但是在開展工作的同時也會遇到很多問題。民政工作中的檔案管理工作，是非常重要的，容不得馬虎和敷衍，日常就是把民政單位的各個部門工作在檔案部門進行歸檔。由于民政管理工作的工作量很大，整理的資料也很多，所以就對工作人員的綜合素質有著較高的要求。隨著國家制度的完善和社會的改革，民政工作變得沒有區域的局限性，區域越大，指責也就越重。所以信息技術就顯得尤為重要，高科技信息技術可以幫民政企業在檔案管理中做有效的分檔，提高管理人員歸檔的速度和工作效率。

2）信息化對民政管理工作有何作用。在民政管理工作中，合理的信息化改變了檔案的載體[1]。我們都知道，傳統的檔案載體是紙質載體，隨著檔案的增多，紙質載體就顯得不太靈活，也不利于整理，而手工操作也提高了工作的難度和壓力。所以，存檔方式的信息化極大提高了工作人員的工作效率，虛擬的數字化形式，也就是電子文件存檔，讓整個工作流程變得更加便捷。常規紙質資源被電子數據所代替，不僅節約了空間，還讓人們的工作方式變得輕松，拋棄了傳統手工整理檔案的方式，不得不說是一種進步。其次，檔案的利用效能也隨之提高。眾所周知，民政部門是為民眾生活提供便利的部門，所以常會跟群眾打交道，而檔案整理工作也是為人民群眾提供便利。但是傳統的整理模式過程復雜，整理、利用、歸檔一系列流程走完所耗費的時間太長，但是信息化卻可以有效的縮短民政檔案從形成，再到提取的時間，從而為檔案管理效能帶來提升的捷徑。

3 信息化背景下提高民政檔案管理工作效率的措施

1）對原始資料進行電子化。隨著時間的流逝，曾經保存在民政領域的檔案數量龐大，將這些資料進行電子化也是一個繁重且艱巨的任務。年代久遠的原始材料與現代的材料格式不統一的問題，可以利用數字化進行解決，從而降低工作人員的工作難度。在進行電子信息的收集時，應該定時對資料進行備份工作，做到有備無患，防止不可抗拒的外來因素所導致的巨大工作量。

2）提高民政工作者的職業素養。雖然科學技術一直是第一生產力[2]，也需要有能力的人來進行操作，所以，只有熟練掌握檔案信息化才是我們要考慮的核心問題。隨著經濟的發展，民政部門所服務的對象也呈現多樣化，人們的衣食住行以及生活保障都與民政工作有關。但是民政檔案管理也因此存在大量技術性的問題，這就需要民政工作者對自己不斷地提高自身的知識儲備量和專業技能知識素養。加強職業素養的培養和獲得相關教育，深化保密意識和觀念，提高技術水平，積極的參加部門的培訓，以便應付工作中出現的問題。

3）提升部門的硬件配置。民政檔案管理的信息化，離不開與之相匹配的硬件設備。只有合適的硬件設備，才能實現工作的效率提升。例如掃描機，打印機，還有電腦等信息輸入設備，在工作中都起到了至關重要的作用，所以此類設備要注意及時更新換代，只有這樣，民政檔案的信息化才可以有效的實施。老舊的設備不應該參與到信息化建設中，以免出現不必要的麻煩，所以這需要民政部門加大資金扶持，堅定的選取性能優良方便快捷的設備。

4）加強民政檔案信息平臺的更新和維護。在這個信息開放的環境下，民政檔案信息平臺的安全性至關重要。民政部門必須引入安全系數高，且更加穩定的檔案數據管理系統，同時還要不斷的對其進行優化。工作人員也應該提高警惕性，不要隨意使用和接收外來的數據來源。要建立軟硬件的防火墻，以防被網絡黑客和木馬病毒的侵襲。數據的維護和更新也要引起重視，民政部門應該派專業的人員負責信息平臺的管理，為信息化的實施提供有利的保障。

4 結語

信息化技術在民政檔案管理中的廣泛應用，使得這個行業不斷的發生變化，也給檔案管理工作帶來很大的挑戰[3]。在面對這些挑戰的時候，民政檔案管理部門的管理階層和工作人員也應該發揮堅持不懈的精神，不斷地發現問題和解決問題，努力提高工作效率，提高民政檔案工作中資源的利用率[4]。并要不斷對平臺的數據進行維護和更新。只有充分利用網絡平臺和信息換技術，才能更好的提高民政檔案管理的工作效率，更加適應信息化時代的發展要求[5]。

參考文獻

[1]董栗彤，董丁碩.信息化對民政檔案管理工作的影響研究[J].現代國企研究，2018（16）：188+187.

[2]謝衛國.信息化對民政檔案管理工作的影響[J].辦公室業務，2017（19）：99.

[3]王海靖.信息化對民政檔案管理工作的影響研究[J].商，2016（27）：101.

[4]萬雪蓮.試論信息化對民政檔案管理工作的影響[J].黑龍江史志，2015（13）：155.

[5]雷立梅.信息化對民政檔案管理工作的影響分析[J].河南科技，2012（16）：10.