淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策

田徑

摘 要：在政府機關的采購工作之中，采購檔案是作為非常重要的文件形式存在的，主要是記錄了在政府采購的過程之中各項重要的信息和內容，除了單純的記錄之外，采購檔案還可以為未來政府采購工作及國家其它工作起參考作用，發揮它的實證作用，證明采購過程的合法性和規范性。一方面可以幫助政府對真實的采購活動進行明確，另一方面也是為了促進政府采購資金使用效率水平的提高，推進廉政建設發展。因此，采購檔案在某種程度上來說是有比較高的應用性的。但是在具體的實際工作過程之中，介于各種因素的影響，政府對于采購檔案的實際管理存在許多的問題，例如人們關于政府采購的質疑和投訴、采購檔案內部的泄密問題、檔案管理意識淡薄、管理人員素質水平不高等一系列的問題，而這些問題的存在會大大的降低采購檔案的管理效率，從而進一步影響政府采購工作的開展。

關鍵詞：政府采購檔案;文件管理;問題;方法和對策

本文通過認真分析政府采購檔案管理中所暴露出來的問題，深入研究之后提出了對應的有效解決措施。政府采購制度的全面推行需要不斷的完善采購中的各項環節，特別是需要做好采購檔案管理的實際工作[1]。因為政府的采購工作比較復雜和繁瑣的，采購主要是針對貨物、服務、工程，同時還要結合具體的法律和方法，所以政府的采購檔案就顯得尤為重要。如果做好政府采購檔案的管理工作就可以如實的記錄和反應政府的采購活動，進而可以提高政府采購工作的效率。

1 政府采購檔案管理工作的概述

在我們國家，政府采購檔案是指在采購活動中，政府采購管理部采購人員的活動記錄，而且這些文件和資料會記錄政府工作人員們的各項采購活動。除此之外，做好采購檔案的管理工作可以促進其它工作從而提高采效率，更重要的是能夠節省一大筆的政府財政支出。能形成完善的政府采購檔案管理的工作機制，有利于政府廉政建設的進一步推進，發揮檔案的倡廉作用，只有在比較完整的記錄政府采購行為的全部面貌下，才能有效促進防腐倡廉工作，從而使有關的政府部門更快和更好的樹立良好的社會形象，從而推動社會整體的穩定和國家的安定。

2 解析政府采購檔案管理工作中存在的問題

在實際過程中我們發現某些時候政府采購會存在著檔案管理工作量大、管理周期長、形式多樣等的實際問題。截止目前，科學技術的水平已經取得了非常大的進步，而我們的采購檔案管理工作的思想認識需要緊跟步伐，然實際操作中認識到新型管理方式并與之結合還存在一定距離，有的地區、單位并沒有設置專門的檔案管理室進行采購檔案的保管或沒統一口徑保管的內容，導致后期需要查看以及調取資料困難，從而影響其他工作。同時采購檔案管理硬件設施的不足嚴重影響了政府采購檔案管理工作的發展，而且進一步影響了從紙質檔案到電子檔案的順利轉變，這是我國政府今后需要加強的一個環節[2]。除了這個因素之外，人數匱乏的專業人員也會導致采購檔案管理的效率低下，一方面是采購檔案管理人員數量的不足，另一方面是工作人員沒有具備高水平的檔案管理專業素質及管理經驗。此外，采購檔案管理工作的過程中，沒有針對具體的檔案管理情況制定有效的管理策略，導致政府采購檔案管理中出現了許多問題，而這些問題在某種程度上會極大的影響政府相關工作的順利進行。

3 提高政府采購檔案管理工作質量的方法和措施

如果是從目前階段政府采購檔案管理中出現的問題出發，我們會發現解決問題的措施可以從人員、管理和制度等多方面考慮，從而促進政府采購檔案管理工作規范化的提高。針對采購工作中出現的不足之處，政府首先需要做到的就是要提高采購檔案管理人員的素質水平加強認識，提高業務水平的方法就是對檔案的管理人員進行職業的培訓，使得工作人員們建立起責任意識，同時也要明確自己的工作職責，掌握基本的專業知識[3]。要想使政府采購檔案管理的工作能夠順利的進行，除了對工作人員工作的完善之外，還需要建立完善的政府采購檔案管理部門及長效機制等促進改善采購檔案。總之，要做好政府采購檔案管理的工作，首先必須保證采購檔案的真實性、健全性、安全性問題，從而努力推進采購檔案的規范化進程的發展。

4 結語

綜上所述，政府采購檔案管理工作尤為重要，只有從根本上認識到采購檔案管理工作的必要性和重要性，通過培養和使用高素質型的人才，規范政府采購檔案的管理，建立健全長效機制等手段來保障檔案管理工作的開展及健全問題，從而促進監督部門對采購工作的監督，有效杜絕違法亂紀行為發生，有效促進其它工作發展，進一步維護政府的正面形象，規范市場行為。

參考文獻

[1]宋斌玉，崔敏，馬中青.淺談檔案管理工作中存在的問題與對策[J].現代國企研究，2016（04）.

[2]孫麗萍.淺析機關檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016（13）.

[3]金國輝.如何建設規范化的政府采購檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（18）.