淺談電力企業檔案信息資源的開發與利用

鄭力立

摘 要：檔案是企業重要的財富，檔案信息利用如今受到了越來越多的關注。加強電力企業檔案的開發與利用，能夠為電力企業科學決策與生產經營等提供更為全面、準確與及時的信息服務。本文首先分析了電力企業檔案開發利用重要性，結合對電力企業檔案開發利用現狀審視，最后提出了幾點完善電力企業檔案開發利用的對策。

關鍵詞：電力企業;檔案管理;開發;利用

隨著社會不斷的進步、管理不斷的創新，電力企業需要不斷強化檔案管理創新，建立與新時代相適應的檔案管理體制機制，推動傳統檔案管理模式轉型，提高檔案管理科學化、信息化水平以及檔案管理人員的自身素質能力，充分發揮檔案管理的作用和效能，滿足企業快速發展的需要。

1 充分開發利用電力企業檔案的重要意義

檔案管理作為企業各項生產經營、過程管理中產生的基礎資料和憑證，是電力企業加強自身管理不可缺少的內容，具有很重要的現實意義和現實價值。一般來講，電力企業檔案管理涉及企業的多個方面，涉及面廣、項目繁多、信息量超大。檔案作為各項工作的現實寫照，蘊含著重要的資源和信息量。檔案管理是確保電力企業長期平穩健康發展現實需要，充分開發利用檔案有利于推動電力企業工作質量和效率提升。而當前的真實情況是電力企業檔案開發利用存在不能忽視的問題，作為電力企業管理者和管理部門，必須高度重視，拓寬思路，轉變思維，充分挖掘檔案的價值和內涵，不斷構建科學有效的方式方法，堅持問題導向，完善管理漏項，為電力企業的不斷壯大給予堅實的資源保證。

1.1 電力企業檔案工作的發展趨勢

1.1.1 文件檔案一體化

文件的整個運動過程可劃分為4個階段，即文件制作階段，文件現實使用階段、文件暫時保存階段和文件永久保存階段，文件按照這4個階段作線性運動。我國檔案管理通過歸檔口設置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案，而文件與檔案并未采取統一的標準和方法進行管理，這樣使文件運動的不同階段相對獨立，造成文檔分離，不利于文檔的有效利用。目前國際上主流的基本做法是將各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理，即實現文檔一體化 。

1.1.2 檔案信息電子化

隨著各行各業信息化程度的深人，特別是辦公自動化的普及，檔案的生成方式發生了很大變化。如文件的起草 、簽發 、催辦 、歸檔等過程都已納入了計算機管理，各種文字 、 圖片、影像等都以數字化的形式存在，這樣檔案的前身主要呈電子媒介形態，因此檔案也 自然以電子媒介形式存在，可以利用計算機對檔案文獻進行收集 、篩選和不同層次的加工，直至供人們利用。

1.1.3 檔案利用多層次化

檔案利用服務是檔案工作的一種動力機制。隨著檔案管理的全程化、規范化、集約化和現代化水平不斷提升，檔案利用呈現多層次化趨勢。一則可提供利用的檔案數量越來越多;二則利用群體不斷擴大。從公物利用、學術利用到個人利用，每個員工的工作和生活都 離不開檔案。檔案的利用價值也從單純的參考、憑證等方面向教育和宣傳等功能延伸。

1.1.4 檔案服務多元化

隨著檔案服務利用方式的擴展，除了提供紙質檔案閱覽的傳統方式之外，檔案展覽已經成為一種頗具特色的服務利用方式，網上檔案館也越來越成為提供檔案服務利用的重要 途徑。

2 電力企業檔案信息資源的開發利用策略

2.1 創新檔案服務模式

對于檔案管理人員，從前只是將有利用價值的檔案資料存放在檔案室即可，只起到一個保管的作用，相對檔案的利用少之又少。供電分公司加快行政管理體制的改革，將檔案管理職能重心從保管轉變到服務，從存放轉變到開發利用。利用檔案數字化技術成果有針對性地拓展有價值的檔案接收和征集范圍，優化檔案種類、數量，將門類齊全、內容豐富的檔案資料全部收集，并將其轉化為信息產品，服務于企業生產經營各項工作。公司擬結合工作重點，通過企業內網或工作簡報等形式，公開檔案目錄和檔案文件，提供給員工查閱，員工在工作、學習過程中通過網絡及時準確地獲得工作需要的更多信息。此外，公司檔案部門也可聯系業務部門，將頻繁利用的檔案編制成冊，以便于企業職工利用。

2.2 依法治檔

把檔案在企業基礎管理的層次上提高到依法管理的高度。公司應當重視檔案工作法律、法規的宣傳力度，多次利用國際檔案日、法制宣傳日等各種活動創造良好的檔案法治根基及氛圍，把學習《檔案法》列入企業工作議事日程。加強工作人員對《檔案法》及相關規定的培訓和學習。采取走出去請進來的方法，組織專職檔案員參加上級舉辦的檔案業務培訓班，保證專職檔案員的檔案業務培訓率達100%。對兼職檔案員，聘請當地檔案局業務專家舉辦培訓班，講解《檔案法》及檔案管理業務知識。此外，公司在組織培訓、業務指導的基礎上，還對收發、分送、傳遞、歸檔、利用等各個環節建立監督工作機制，從檔案負責人到專兼職檔案員實行崗位責任制，并按其職責和工作標準進行考核管理，要求員工在工作中做到流程嚴密、程序規范、服務到位，堅決維護檔案的完整與安全。

2.3 建立檔案信息數字化系統

統一使用協同辦公系統，在檔案管理模塊中對所保管的檔案資料的種類、數量、存放位置以及檔案資料的具體內容等進行信息系統化管理。將傳統的紙質文件及時形成電子文件上傳到檔案管理模塊中，第一時間進行分類歸檔，保證信息數據的全面性、準確性。

2.4 合理開發檔案信息

合理開發檔案信息資源，對電力企業生產經營活動能夠起到很大的推動作用。公司建立了檔案開發利用領導機制，負責協調、研究、指導、規劃和監督整個檔案信息資源的開發利用過程，并由各級檔案管理者負責定期匯報其信息需求情況，并對利用工作提出合理化、建設性意見并形成反饋，這樣不僅可以弄清楚各級單位需要哪些信息，而且可以根據自己有哪些資源，有針對性地開發。從而進一步提高檔案信息資源開發利用的科學化、合理化、制度化 。

2.5 正確處理保密與開發利用的關系

利用檔案能夠為企業創造更大的經濟效益和社會效益，但有些檔案信息在一定時期內是處于保密期的，在開發利用的過程中就要正確處理好保密與利用之間的關系。公司建立了檔案數字化系統、網站安全運行、數據庫管理檔案借閱制度等，根據嚴格的審批手續，使檔案利用工作有章可循、有據可查。在對外在項目實施期間，要求相關人員履行相應的保密職責，簽訂保密協議，保證檔案原件安全、信息保密。

3 結束語

加強電力企業檔案管理的開發利用，是電力企業提升管理工作的現實需要，也是充分挖掘檔案價值的有效途徑。電力企業檔案管理工作者，必須清晰站位，開拓視野，用心謀事，推動檔案工作不斷上升水平。

參考文獻

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