信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

摘 要：信息技術的快速發(fā)展，為各個行業(yè)都帶來了很大的便利，檔案管理工作在這樣的情況下也有所變化，在信息化的環(huán)境下，檔案管理工作要進行創(chuàng)新，就要有效的結合信息技術進行管理工作的相應改革，使檔案管理工作能夠實現(xiàn)信息化。鑒于此，本文對信息化檔案管理的創(chuàng)新進行了研究，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;信息時代;創(chuàng)新

計算機信息技術的發(fā)展使人們的生產和生活都發(fā)生了較大的變化，在檔案管理工作中，需要有效的結合信息技術，使工作能夠得到創(chuàng)新，這樣對于管理工作高效的進行有很好的幫助。

1 信息化檔案管理的重要作用

以往的檔案管理工作都是紙質化辦公形式，在信息技術快速發(fā)展的過程中，檔案管理工作的方式發(fā)生了變化，檔案管理能夠以電子文件的形式進行收集、整理、存檔、服務等。這就打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的方式，結合計算機信息技術來進行檔案管理，需要相應的電子管理系統(tǒng)進行參與，檔案的一系列管理工作都能夠更加高效的進行，檔案管理人員的工作量也可以有所減輕。所以說，信息技術在檔案管理工作中的使用，能夠推動檔案管理工作得到較好的提升，對檔案管理進行創(chuàng)新就是做好與信息技術的結合，強化信息化檔案管理。對以往的工作方式進行改革，建立起信息化檔案管理的思想觀念，能夠通過數(shù)據庫的建立，使電子檔案管理工作的效率更高。因此，在信息技術快速發(fā)展的時代，檔案管理與信息技術的結合，是推動檔案管理效率提升的一種重要手段。

2 信息化檔案管理的內容

檔案管理其管理的對象主要是檔案資料，而服務的對象就是檔案資料使用者，計算機信息技術的使用，使檔案管理工作發(fā)生了一定的變化，工作方式的改變使其效率得到較大的提高。信息化檔案管理的內容需要按照有關管理規(guī)范進行，使用信息技術時要進行統(tǒng)一的規(guī)劃，檔案管理從實物管理向虛擬管理方向轉變，管理的理念、管理方式以及服務方式都相應的發(fā)生變化。

3 信息化檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 創(chuàng)新信息化檔案管理理念

信息技術的不斷發(fā)展使檔案的管理工作方式也有所改變，在信息時代，對檔案管理工作進行創(chuàng)新首先就要建立信息化檔案管理的理念，做好創(chuàng)新的第一步[1]。意識到信息技術使用的好處，不斷的增強信息化在檔案管理中的應用，才能夠使檔案管理工作的現(xiàn)代化水平得到有效的提高。從思想上認識到檔案管理所面臨的環(huán)境形勢，要想有效的提高檔案管理信息化質量，對檔案管理人員就要有全面的管理和正確的思想指導，具體工作的展開要有機的結合國家有關政策思想指引，正確的引導檔案管理人員開展信息化的管理工作。再者，有關工作人員要有創(chuàng)新工作的思想認識，對工作進行改進完善，管理好檔案，服務好檔案利用者。

3.2 優(yōu)化信息化檔案管理模式

在信息化的環(huán)境下，檔案管理工作的模式要進行優(yōu)化創(chuàng)新，信息技術的應用，使得管理工作在進行不斷的改革，以往檔案管理的方式是依據紙質化辦公的形式建立的，而將信息技術使用到其中，電子檔案管理工作的方式就要進行相應的改革。以往的檔案管理由于是紙質化辦公，需要分級管理，相對來說信息是分散的，在進行檔案服務時就不能夠全面的滿足各項需求，所以將信息技術使用到管理工作中，可以進行集中式的管理，對有關的檔案信息進行備份處理，實行模塊化管理，將不同類別的檔案分別設置到相應的目錄下，通過系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管理[2]。另外，在實行電子檔案管理時，仍然還要有紙質化的原始檔案作為參考依據，對檔案管理工作進一步規(guī)范，使用信息技術的相關軟件以及硬件設施都要進行安全處理，對各項工作的實施細節(jié)進行完善，使信息環(huán)境下的檔案管理工作方式能夠對管理水平提高起到很好的推動作用。

3.3 建立信息化檔案管理平臺

要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，可以建立相關的平臺，使有關的信息數(shù)據可以得到集中的收集和整理，這樣檔案管理工作的信息化才能夠更好的實現(xiàn)。在建立信息技術管理平臺時，要結合目前檔案管理工作的實際情況，從傳統(tǒng)工作方式向信息化工作方式轉變的過程中，要做好協(xié)調處理，使工作一步步進行推進，分綜合和分級進行平臺建設，對有關信息進行數(shù)據庫建立，并形成完善的體系[3]。通過平臺的建立，使內部實現(xiàn)信息的共享，檔案管理工作的效率就可以得到較大的提高。信息化平臺的建立，同時還實現(xiàn)了檔案管理工作的數(shù)字化，使用數(shù)字化信息技術可以實現(xiàn)數(shù)據信息的網絡連接，檔案信息能夠在平臺中進行綜合的管理。另外，在管理平臺中還要構建相應的信息反饋機制，對工作過程中的問題要及時的解決，并進行不斷的完善，使信息化檔案管理的質量可以得到優(yōu)化。

3.4 加強工作人員信息化檔案管理的能力

信息環(huán)境下對管理工作進行創(chuàng)新，還要加強工作人員信息化檔案管理的能力，讓工作人員有發(fā)展的態(tài)度。將信息技術引入到檔案管理工作中，相關的工作人員不只是要具備專業(yè)的檔案管理能力，還要對計算機信息技術進行掌握，這樣才能夠更好的推動檔案管理信息化的建設。因此，檔案管理工作人員要加強對信息技術的學習，有關部門也要進行統(tǒng)一的宣傳學習，讓工作人員在進行具體工作時可以更好的使用信息技術，這樣就可以提高信息化檔案管理的效率和質量。

3.5 服務方式的創(chuàng)新

對檔案進行管理還需要讓有關人員方便進行使用，所以在信息環(huán)境下，管理工作的信息化建設還要對服務進行創(chuàng)新。針對以往檔案管理服務的實際情況，對存在的問題進行科學的解決。使用信息技術可以為檔案資料使用者提供在線平臺服務，這樣就減少了檔案信息取得的空間限制，有關人員使用也能夠更加便捷，只要通過合理的方式取得就可以進行使用。

4 結束語

總而言之，在信息技術使用下，檔案管理工作要實現(xiàn)信息化，就要進行創(chuàng)新，通過建立信息化的理念、信息化的檔案管理方式、信息化管理平臺、加強工作人員信息技術使用、創(chuàng)新檔案管理服務這幾方面對管理工作進行改革，使信息技術與檔案管理工作更好的融合，對提高管理工作的水平有很好的幫助。

參考文獻

[1]馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].科學技術創(chuàng)新，2015（34）：129-129.

[2]宋珊珊，王慧.信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].卷宗，2014（07）：73-74.

[3]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2016（18）：126-126.

作者簡介

馮立明，男，山西省臨縣，大專，中級工程師，研究方向：檔案管理。