淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理

劉斌

摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ畈豢苫蛉钡闹匾ぞ撸祟愐搽S之進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)已經(jīng)嵌入到人們生活的方方面面，深刻地改變了人們的生活方式。在檔案管理領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，使得信息的傳播方式與傳播速度發(fā)生巨變，電子檔案已經(jīng)成為主流的文件管理模式。這無疑給檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。因此，本文從大數(shù)據(jù)給企事業(yè)檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)切入，有的放矢的分析了企事業(yè)有效利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的途徑，希望能為企事業(yè)檔案管理工作的快速發(fā)展提供參考，幫助企事業(yè)進(jìn)一步建立競爭優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;方法與途徑

信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶領(lǐng)人們進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的傳播方式和傳播速度隨之發(fā)生了巨大變化，同時(shí)也對檔案管理提出了新的要求。檔案是個(gè)人或組織信息的重要載體，檔案管理的質(zhì)量與效率關(guān)系著個(gè)人與組織的發(fā)展。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)幫助實(shí)現(xiàn)了海量文件的有效管理，使得檔案的批量管理成為可能。同時(shí)，它也優(yōu)化了檔案結(jié)構(gòu)，形成了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，有利于突破組織知識邊界，實(shí)現(xiàn)檔案的全方位發(fā)展。但是，大數(shù)據(jù)也對檔案管理帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)，如泄密或者惡意篡改的危險(xiǎn)等。因此，本文針對如何有效規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)、充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢來開展研究，是十分緊迫而有意義的。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的優(yōu)勢

1）提升檔案管理的工作效率。隨著信息更新速度的加快，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。而以電子檔案為主要載體的大數(shù)據(jù)檔案管理無疑為檔案管理注入了新的活力。利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，可以擺脫過去冗雜的紙質(zhì)建檔工作和復(fù)雜的檔案更新工作。首先，大數(shù)據(jù)檔案管理大大節(jié)省了存儲空間。一方面，它不僅省去了過去紙質(zhì)檔案管理的物理空間;另一方面，大數(shù)據(jù)所要求的文件整合管理也節(jié)省了電子檔案的存儲空間，避免了大量重復(fù)文件和空閑文件的使用。其次，大數(shù)據(jù)提升了檔案管理效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理是建立在一個(gè)統(tǒng)一的整合平臺（或系統(tǒng)）之上的，方便了數(shù)據(jù)的整合和更新，不同訪問者以不同的權(quán)限命令對檔案進(jìn)行讀寫，既避免了數(shù)據(jù)泄露，也避免了不同主體間的數(shù)據(jù)壁壘帶來的信息不通或資源浪費(fèi)[1]。

2）提升檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案修改增添難度大，文件建檔質(zhì)量直接關(guān)系到隨后的更新與利用。而現(xiàn)有的電子檔案管理雖然更新方便，但存在大量重復(fù)文件，不同建檔者或訪問者之間存在信息壁壘，導(dǎo)致同一組織內(nèi)建立了大量重復(fù)冗余文件。另外，同一單位內(nèi)，不同部門之間存在關(guān)聯(lián)性很大的文件，但由于缺乏綜合管理平臺，導(dǎo)致檔案管理及業(yè)務(wù)開展受限。利用大數(shù)據(jù)構(gòu)建統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)則可以避免這些問題，提升檔案管理的效率，有利于企事業(yè)個(gè)各個(gè)部門形成合力，推動業(yè)務(wù)發(fā)展。大數(shù)據(jù)還可以幫助企事業(yè)檔案管理突破組織邊界，吸收外界數(shù)據(jù)，促進(jìn)企事業(yè)競爭力提升[2]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的調(diào)整

1）檔案安全受到威脅。企事業(yè)利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的使用不可或缺。這些互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)給信息傳輸帶來極大便利的同時(shí)，也給不法分子提供了作案渠道。在統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)平臺內(nèi)，數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)中的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件，同時(shí)，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。另外，沒用檔案查閱權(quán)限的人，可能通過網(wǎng)絡(luò)、他人擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)等，獲取到相關(guān)檔案，給那些有保密權(quán)限要求的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容造成泄密威脅的[3]。

2）缺乏應(yīng)用大數(shù)據(jù)的配套設(shè)施。首先，很多企事業(yè)缺乏建立大數(shù)據(jù)的硬件設(shè)施。電腦老舊，訪問速度慢，存儲空間有限，這些都阻礙了企事業(yè)利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理。其次，想在企事業(yè)內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，必須具備覆蓋所有使用者的局域網(wǎng)絡(luò)以及有效的檔案管理系統(tǒng)。這些工作都需要專業(yè)技術(shù)人才予以實(shí)現(xiàn)，沒有相關(guān)專業(yè)人才的企事業(yè)只能選擇外包，成本和難度較大。這也是企事業(yè)缺乏建立大數(shù)據(jù)平臺的動力的主要原因[4]。

3）相關(guān)專業(yè)人才短缺。當(dāng)下，企事業(yè)內(nèi)的檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，對于大數(shù)據(jù)也僅僅是知其然而不知其所以然，對于大數(shù)據(jù)平臺的利用維護(hù)一知半解。另外，很多檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理僅僅是工作的一部分，而且大多數(shù)企事業(yè)沒有聘用檔案專業(yè)的員工或者安排相關(guān)培訓(xùn)，都是依賴于相關(guān)人員的自行學(xué)習(xí)摸索。這也就導(dǎo)致了檔案管理缺乏系統(tǒng)完善的管理機(jī)制，發(fā)生人員變動或者檔案更新時(shí)，易出現(xiàn)紕漏，效率低下。這都導(dǎo)致了企事業(yè)難以適應(yīng)新技術(shù)、新形勢，嚴(yán)重影響電子檔案管理的整體效用[5]。

3 利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的有效途徑

1）強(qiáng)化檔案管理意識，建立規(guī)章制度。一方面，企事業(yè)要提升檔案管理意識，認(rèn)識到檔案管理的重要意義，從戰(zhàn)略層面重視檔案管理。另一方面，企事業(yè)也需要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，權(quán)衡利弊，正確選擇利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的策略，不可盲目跟風(fēng)或者遇難而退，錯(cuò)失發(fā)展機(jī)遇。更重要的是，企事業(yè)要制定完善的檔案管理制度，明確責(zé)任清單，規(guī)避大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)給檔案管理帶來的風(fēng)險(xiǎn)。制定應(yīng)急處理方案，既要針對大數(shù)據(jù)帶來的檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)建立相應(yīng)處理機(jī)制，也要防范系統(tǒng)漏洞、平臺崩潰等情況。最后，員工也要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)檔案管理的重要性與潛在風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，其他人員對于涉及自身的檔案要有足夠的責(zé)任意識，遵守各項(xiàng)保密制度。

2）完善配套設(shè)施，建立大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。首先，購置能夠支持大數(shù)據(jù)平臺運(yùn)行的硬件設(shè)施。工欲善其事必先利其器，只有硬件設(shè)施完備，大數(shù)據(jù)管理平臺才能順利運(yùn)行，才能支持海量數(shù)據(jù)的有效管理和眾多員工的不同權(quán)限訪問。其次，建立覆蓋所有使用者的局域網(wǎng)絡(luò)以及有效的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。該管理平臺既需要合理高效的操作流程，又需要具備較高的穩(wěn)定性，支持海量數(shù)據(jù)管理和不同訪問者的不同需求。

3）組建專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)，注重管理培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)作為新興事物，很多人對其缺乏足夠的認(rèn)識，更遑論利用其進(jìn)行檔案管理。很多企事業(yè)的現(xiàn)有管理人員對于電子檔案都不夠熟悉，阻礙了企事業(yè)建立大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)。因此，企事業(yè)要重視并組建高素質(zhì)的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，提高管理人員素質(zhì)，以便實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。首先，要聘用相關(guān)專業(yè)人員負(fù)責(zé)大數(shù)據(jù)平臺建立，也可以綜合考慮，選取可靠性強(qiáng)的外包公司來完成平臺構(gòu)建。其次，對平臺管理人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。一方面，幫助其熟悉大數(shù)據(jù)檔案管理的相關(guān)流程與操作，充分認(rèn)識檔案管理的重要性;另一方面，督促其掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，以身作則，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化。

4 結(jié)束語

進(jìn)入信息爆炸的大數(shù)據(jù)時(shí)代，對于企事業(yè)來說，將大數(shù)據(jù)運(yùn)用到檔案管理中，既有機(jī)遇又有挑戰(zhàn)。企事業(yè)如果想要充分地利用大數(shù)據(jù)，提升檔案管理工作，必須組建起高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)，強(qiáng)化檔案管理意識，完善相關(guān)規(guī)章制度，建立起高效的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。只有這樣，才能將檔案管理與大數(shù)據(jù)時(shí)代充分融合，促進(jìn)企事業(yè)長久發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李莉.基于大數(shù)據(jù)的檔案管理問題研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（16）：77.

[2]劉洪霞.淺議大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化[J].長江叢刊，2019（7）：106-107.

[3]陳足英.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化分析[J].科學(xué)與信息化，2017（6）.

[4]郎松枝.對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].科學(xué)中國人，2017（14）：352-353.

[5]侯麗娟.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作分析[J].人才資源開發(fā)，2016（20）.