企業電子文件檔案管理存在的問題和對策分析

張元科

摘 要：隨著時代的不斷發展，現代社會已經步入信息化社會，電子信息化技術的應用為人們的生活和工作帶來了極大的便利，通過計算機技術簡單的操作，就可以實現信息的采集分析，從而為社會各行各界資源有效高速度融合提供了良好的技術支持。數字化技術的發展為企業檔案管理工作帶來了發展機遇，同時也提出了新的挑戰，包括信息泄露風險、網絡安全防護等方面的工作內容，都應當成為企業檔案管理工作的新方向，所以本文就企業電子文件檔案管理存在的問題進行分析，并提出相關對策，以供參考。

關鍵詞：電子文件;檔案管理;問題;對策

檔案管理是企業基礎工作內容之一，通過總結企業發展歷程中的所有數據和信息，以科學化手段計算和規劃后，成為企業工作調整和決策的前提保障，所以為了能夠提高檔案管理工作效率與質量，推動檔案數字化、信息化的進程勢在必行，但由于檔案當中包括企業的經營資料，所以一旦發生泄漏勢必造成企業產生損失，針對于此，則需要工作人員加強問題防護、預警和應急能力。

1 企業電子文件檔案管理存在的問題

1.1 容易遭受篡改

由于電子文件檔案對于企業的工作安排和計劃具有決定性作用，所以在管理工作開展當中，首要目標則是保證檔案的真實性和有效性，但由于電子文件檔案管理工作依托于計算機技術與網絡技術所開展，而網絡技術具有開放性的特點，所以容易遭受非法篡改，或是由于工作人員自身工作能力薄弱而導致的誤操作情況發生，致使電子文件檔案的真實性受損。電子文件檔案的形式主要是由檔案管理人員利用計算機進行操作，將企業信息和數據不斷錄入，通過計算機的整合和分析功能，形成具有參考價值的結果，所以在操作當中，如果工作人員職業精神缺失，對數據的記錄與實際存在差異，勢必影響結果的精確程度，并且由于電子文件檔案與載體之間可以分離存在，所發生的修改和變動也不易被發現，所以檔案形成過程中極易遭受篡改。

1.2 存儲困難

從本質上來看，電子文件檔案的存儲明顯優于傳統檔案管理方式，主要體現在，傳統檔案存儲主要以紙質材料作為載體，所以在存儲期間勢必需要占據一定的企業空間，并且在保管過程中，為了保障資料的安全性，還需要不斷干擾外界環境所造成的影響，包括溫度、濕度以及災害防護，而現代電子化檔案的存儲工作僅需要以硬件形式或是云空間進行儲存，即可實現隨時調取和應用，相比于傳統檔案管理方式，明顯節約了大量的空間和工作內容，但由于電子文件所進行儲存的硬件載體容易受到外界環境變化而出現故障，所以在保存當中，依然存在大量難題，需要管理人員能夠做好防潮、防碰撞等工作。

1.3 網絡安全問題

電子文件檔案的管理工作在利用網絡技術進行共享或是存儲時，由于網絡虛擬世界當中包括大量病毒、木馬、黑客等安全問題，所以對企業的電子檔案難免造成威脅，并且隨著企業規模不斷擴大、經濟效益持續增長，其所面臨的競爭也會逐漸增加，而一旦競爭對手利用網絡攻擊企業的檔案資料，勢必產生信息泄露情況，進而危及企業的內部安全和商業機密。

2 企業電子文件檔案管理問題對策

2.1 建立電子文件檔案歸檔基本結構標準

隨著信息化技術與企業自身的不斷發展，電子文件檔案形式日益增多，所以為了確保電子文件檔案的真實性和可靠性，則需要企業能夠結合科學化手段，加強文件歸檔過程的管控和鑒定，確保檔案的內容和結果與原始資料相同。為了提高企業檔案管理工作的鑒定和判斷能力，企業可以對國內外市場進行調查分析，結合先進的經驗和技術，加強內部標準方案的制定，比如挪威國家所推行的“NOARK文件登記簿標準”能夠對電子文件檔案管理在ICA的檔案著錄規則的基礎上制定規范，所以企業則能夠進行參考后，對自身實際需求進行考量，形成從文件檔案形成、收集、整理、歸檔、利用、統計等全過程的規范化管理模式。

2.2 加強電子文件檔案管理工作水平

為了避免電子文件檔案在存儲過程中受到外界干擾而發生影響，則需要企業檔案管理工作人員加強自身工作水平，首先，電子文件檔案的存儲應當進行備份，通過多個硬件載體為電子文件檔案提供存儲空間，以便于當電子檔案被誤刪除或是硬件丟失時，能夠避免企業產生損失，其次，對于硬件載體的管理工作開展，工作人員應當明確其中隱患和風險，加強濕度的管控，并做好硬件設備的清潔，避免硬件設備遭受腐蝕而無法正常工作造成檔案丟失。用作處理和存儲電子文件檔案的計算機應當由專業化管理人員專用，通過系統加密和文件加密的方式，防止其余非專業人員的操作和干擾，并且還可以有效避免其他媒介信息入侵計算機而造成的威脅。由于電子文件檔案當中可能包括企業的重要信息和機密，所以一旦發生泄漏時，企業應當能夠積極利用法律手段進行應對，所以檔案管理工作人員還應當加強《檔案法》內容的學習。

2.3 加強網絡安全防護力度

就目前實際情況而言，網絡安全風險是每一個企業所應當面臨和應對的主要問題，但由于網絡當中威脅較多，所以企業則應當采取更加具有針對性的措施進行防范和治理。在日常工作當中，為了保障電子文件檔案的安全，企業應當加強與軟件開發公司的合作，通過軟件公司專業化的調查和分析，為企業量身定制具有針對性的防護措施，包括防火墻和殺毒軟件的應用，為企業網絡安全提供保障，一旦檔案遭受外界因素侵襲，企業還應當將所有信息和狀況進行記錄，為防護工作的進步與發展提供依據。除了外部防護措施外，企業還應當從內部管理入手，避免工作人員在日常工作當中對不良信息和非法網站的訪問，防止病毒入侵企業內網后，對所有工作信息所造成的竊取。

3 結語

信息化技術的發展為企業檔案管理工作帶來了全新的動力，極大程度的提高了企業檔案管理工作效率，所以為了能夠更好的應用信息化技術，則需要企業能夠在日常工作當中不斷發現問題和解決問題，完善檔案管理信息化系統，增強電子檔案的安全性和穩定性。

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