企業檔案管理前端控制問題分析及對策

楊國典 李春臨

摘 要：在知識經濟和信息化深入推進的新形勢下，檔案事后被動和滯后管理，已不適應新時代企業快速發展需要。把檔案管理標準和要求提前預制到文檔管理系統中，在文件形成和維護階段進行監督管理，建立企業檔案管理前端控制機制已成趨勢。本文通過分析檔案管理前端控制面臨的問題和產生原因，有針對性的提出對策，重點在檔案管理生命周期中，做好初期階段檔案工作，確保檔案的真實性、完整性和可靠性，實現檔案高質量保存和高效率利用的終極目標。

關鍵詞：檔案管理;前端控制;對策

傳統企業檔案工作管理對象主要是紙質實體檔案，處在文檔管理生命周期的后端。隨著知識經濟和信息技術高速發展，企業辦公環境呈現出自動化、網絡化和智能化等特點，產生了大量的電子文件，歸檔文件數量隨之增加且形式越來越復雜，以紙質實體檔案為主的傳統檔案管理已嚴重不適應新時代企業發展需要，且給檔案工作帶來了巨大難度。在大數據、云計算和“互聯網+”主導社會發展的新形勢下，需要運用前端控制理念強力推動現代企業檔案工作，確保企業檔案齊全完整、真實可靠，保證檔案管理工作系統化、標準化運行，進而有效提高檔案工作效率及質量。

1 前端控制面臨的問題

1.1 受傳統觀念束縛，認知不足，缺乏統籌規劃

企業員工對檔案的認知還停留在初級階段，認為檔案工作的本質就是庫房保管，檔案人員就是庫房保管員，就是“看門守攤”，檔案工作是檔案人員的職責，與別人無關;認為檔案管理就是資料管理，就是公務文件管理，文件歸檔后有人管、能找到就做到了檔案管理。雖然有高層領導意識到在“互聯網+”時代，企業發展離不開信息系統建設，檔案管理也要實現信息化，但由于缺乏整體規劃，業務系統各自為政，很少考慮業務系統產生電子文件將如何管理和歸檔利用，信息孤島現象嚴重。檔案信息化也是企業文檔流程再造，模仿傳統手工模式，在管理系統建設中沒有把檔案管理要求提前考慮到，文檔產生和歸檔兩張皮，難以落實前端控制要求。

1.2 現代化管理不到位，空喊口號，不注重實效

近年來，企業逐漸重視檔案管理，認識到檔案工作需要全過程管理及前端控制，但如何開展前端控制沒有找到合適的抓手。前端控制理念更多停留在表面，大會小會、文件通知和表態發言中都會講到檔案的重要性，但只是空喊口號，無法在實際工作中具體實施，典型的說起來重要，干起來次要的形式主義管檔態度。

1.3 管理機制不完善，標準滯后，未產生大成效

檔案管理是企業的一項基礎性管理工作，是企業管理體系中不可或缺的部分，應與企業其他業務管理同步規劃和提升。但在實際運行中，由于企業檔案管理機制不完善，以計算機技術模擬手工管理的方法“成就”檔案自動化管理，以其他行業的標準“推進”檔案標準化管理工作，以從業時間長短和經驗積累“評價”檔案人員管理水平，以檔案工作是一種事務性工作“決定”誰來做都可以;同時受全員檔案意識、檔案人員隊伍素質、檔案價值作用發揮等多種因素影響，再加上缺乏領導支持、前端文件管理人員匱乏和專業技能不足，前端控制缺失有效手段，制約著現代企業檔案管理前端控制推進。

2 原因分析

2.1 檔案管理體制落后

我國檔案管理體制較長時期停留在檔案后期保管與利用層面，對前期文件形成階段關注較少。企業檔案工作也停留在接收歸檔、入庫保管、提供利用這些傳統工作內容。受傳統職責分工的影響，文件管理、檔案管理、信息化建設分別由不同部門歸口管理，檔案部門缺少對文件管理的職責，信息部門也不關心管理系統中文件產生要求，文件產生部門也不重視檔案部門的具體要求。文件、檔案、信息技術分散的管理體制，制約前端控制理念在現代企業檔案管理中應用。

2.2 全員檔案管理意識不高

前端控制是全員參與、全程控制和全面管理的過程，協調機制的不完善，難以實現前端控制。企業高層領導、中層管理干部、基層員工和檔案管理人員的檔案管理意識不高，認為檔案工作就是檔案員的事或是檔案部門的事，與己無關，個人能把文件交給檔案員或檔案部門，已經盡力而為。在這樣的觀念指引下，實現前端控制舉步維艱。

2.3 檔案管理隊伍素質不高

企業檔案管理隊伍綜合素質不高是不二的事實。主要表現在角色定位不高，檔案部門在外界心目中，主要是看門守攤，崗位定級處在企業同類中較低位置，認為不需要太多專業知識，成為臨近退休、調崗、轉崗安置的中轉站;檔案人員知識結構較單一，信息技術薄弱，整體年齡偏高，對自身的要求較低，知識更新慢，尚未意識到前端控制的重要性;業務流程不熟悉，檔案管理人員存在對企業業務環節、工作流程不熟悉，無能力提前介入，無法落實前端控制措施。

2.4 價值作用未能有效發揮

有為才有位，檔案人員素質低、檔案工作邊緣化、檔案工作體現不了應有的價值，這些錯誤的認知更使檔案作用難以發揮。因此，企業沒把有限資源投入到檔案人員素質提升、檔案設備更新和檔案系統建設中。

3 對策措施

3.1 改進檔案管理體制

打破企業檔案工作由分管領導管理的陳舊觀念，成立企業檔案工作領導小組，組長應由企業主要領導兼任，成員包括各業務分管領導;工作領導小組下設企業檔案工作主管部門和企業檔案部門，負責指導、監督和考核各職能部門、各工程（業務）項目部和各分公司的檔案工作。這樣便于企業內各種要素統籌配置，有助于企業管理體制與檔案管理體制之間的協調、檔案管理體制與檔案制度標準體系之間的協調、文件材料形成與檔案管理之間的協調、各類檔案管理標準和管理細則之間的協調，更有助于改變將檔案工作當作檔案部門或檔案崗位“一家”之事的狹隘觀念，尊重了檔案信息資源產生、管理、利用過程的運動規律，為實現檔案管理的前端控制搭建工作平臺。

3.2 建立健全檔案工作制度體系

企業在執行國家檔案法規標準要求外，梳理檔案管理要求，編制公司級檔案管理制度體系，以內控管理為統領，分業務管理辦法、業務標準和操作細則。通過收集整理、檔案保管、檔案利用等不同模塊，從文件產生、接收、分發、歸檔、利用、銷毀等過程進行全面詳細的規定。業務管理辦法包括檔案工作考評管理辦法、檔案信息管理系統管理辦法、檔案管理應急預案、檔案工作數據統計分析管理辦法和檔案信息資源配置管理辦法;業務標準包括檔案工作術語、檔案分類方法及分類表、各類文件材料歸檔范圍及保管期限表、各種檔案工作表格及目錄等標準樣式或模板;操作細則包括文件材料登記細則、種類文件材料歸檔工作細則和特殊載體材料歸檔細則。每年企業在內控體系審核中，對檔案管理制度進行適應性評估，對不適宜制度進行升版，從制度上保障前端控制要求落

3.3 優化業務流程

文件材料生成業務流程，是企業數據產生和運行的基礎，將其有效地嵌入檔案信息管理系統之中，從而使檔案管理的每一項工作都有明確的要求，都有明確的目標，都有明確的檢驗標準，改變粗放式的管理方式，建成責任明確、標準詳細、指引清晰、流程受控、數據翔實、管理科學、利用高效、運行流暢的新型檔案工作模式。業務內容和業務流程要在各項檔案管理制度中予以體現，更要關注這些業務流程中的文件材料閉合結點，同時提出其與檔案業務環節銜接的要求。首先，要提前了解企業不同部門會產生哪些文件、是否在歸檔范圍內、每類文件保管期限是什么、是否從業務系統產生、是否為特殊歸檔格式等，再有針對性地開展前端控制，做到有的放矢;其次，加大業務系統原生電子文件自動歸檔功能。通過規則梳理、元數據管理、四性檢測等措施，將歸檔要求前置到業務系統中，實現業務系統原生電子文件自動歸檔，優化后期檔案工作;最后，加強與各部門的文檔交流與溝通。開展定期文檔監督檢查與文檔服務回訪，對存在的問題及時提出整改意見，將前端控制措施落到實處。

3.4 提高企業全員檔案管理意識

現代企業檔案工作發展離不開全員支持，全員檔案意識的培育，并非朝夕而成，依賴于高層領導重視和企業發展水平，檔案管理人員通過專業知識和檔案影響力，可以提升檔案管理人員自身和外界對檔案職業認同感。要求檔案人員必須解放思想，更新觀念，了解和掌握現代化管理環境下的檔案工作已由過去注重檔案實體管理轉變為檔案實體管理與檔案信息資源管理兼顧的這種時代特點，勇于探索，切忌固步自封和經驗主義，加快實現手工管理向自動化管理的過渡。建立企業檔案管理網絡，明確各職能部門檔案管理要求和考核指標，每年歸檔完成率納入年度績效考核指標，并作為企業級通用約束性指標，對各職能部門建立考核管理。通過開展檔案普法宣傳、檔案征文、檔案主題講座、檔案知識競賽、檔案官微宣傳等手段，提升文件檔案管理網絡職業認同感，激發文件檔案管理網絡工作熱情，以點帶面，推動各處檔案工作開展，提升全員檔案意識，助力檔案管理前端控制理念落實。

3.5 提升檔案隊伍綜合素質

提升檔案隊伍綜合素質，促使檔案人員著眼大局，更新觀念，注重協調配合，全面掌握有關知識和技能，從傳統的經驗式管理理念中解脫出來，將過去“事依附于人”改造成為“人依附于事”。一是加強檔案管理人員培訓。加大對檔案前沿知識與理論、聲像拍攝技巧、公文寫作等學習，還要學習先進的管理理念，掌握信息規劃與需求管理及項目管理知識。二是引入專業人才。在新一代信息技術環境中，現代企業檔案工作，需要一支既懂檔案專業知識，又懂企業業務，還掌握一定信息技術的復合型人才，以更高視角規劃企業檔案工作。三是檔案人員需要熟悉本企業的主要業務和流程，便于深入貫徹檔案管理前端控制。

3.6 提高項目文件全程管控

建設項目檔案在企業檔案中占比重較大，因涉及承包商等外部單位，經常性造成歸檔工作滯后，是企業檔案管理的一個難點。應采取兩個措施進行管理前端控制。一是強化監督手段，進行全程管控。規范和加強工程項目部和承包商文件檔案管理人員配備，監督項目文件管理程序的編制、執行及工作文件的分發、使用、收集、整理等情況。檔案部門編制監督檢查計劃，通過獨立及聯合文檔監督檢查，對工程項目部及承包商文件檔案管理業務進行監督和指導，定期總結和分析，對監督結果進行趨勢分析和統計對比，針對監督檢查中經常出現的問題督促相關單位整改，召開文件檔案管理網絡的文檔專題培訓會，向參建單位宣貫常見問題和注意事項，通過事前控制，避免問題重復發生，提升文檔全過程管理水平，確保歸檔文件的真實性、完整性、可靠性、可用性。二是通過合同條款約定，規范文檔提交。合同管理部門通過制定標準文檔管理合同條款，加強對項目文件規范化提交。檔案管理人員依照合同條款和文件檔案管理程序，審查文件移交的完整性，參加購置設備文件驗收、施工文件審查、項目結算和合同支付會簽，規范文檔移交質量，牢牢抓住項目檔案前端控制有效手段。

總之，現代企業檔案管理任重道遠，需要企業各級管理者和檔案人員轉變工作思路，正確認訓檔案管理工作的“起點”或“實際開端”，把管理的觸角延伸到文件的產生和形成階段，利用新時代“互聯網+”發展機遇，借助新型信息技術，創新檔案管理前端控制措施，提高企業檔案管理人員地位，提升企業檔案管理水平，更好地服務現代企業高質量發展。

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