國有企業人事檔案管理信息化發展趨勢研究

程相惠

摘 要：隨著時代的變遷，新的科技大量涌現，給各行各業賦予了新的動能。國有企業的檔案管理工作也有了更多的可能性，其中信息化技術成為檔案管理工作的重要推動力量，在人事檔案管理工作中發揮出不容忽視的作用。本文圍繞國有企業人事檔案管理信息化發展的議題進行了探討，概述了人事檔案管理信息化的涵義，分析了當前我國國有企業人事檔案管理的狀況，最后論述了新形勢下國有企業人事檔案管理信息化發展的趨勢，供相關人士參考。

關鍵詞：國有企業;檔案管理;人事檔案;檔案信息化;人力資源

1 引言

新時代內，我國的檔案管理事業有了很大的發展，據檔案部門統計，自黨的十八大以來，我國的檔案館建筑面積已經達到八百萬平方米，檔案館藏數量也有了大幅度增加。這一成績的取得很大因素是由于網絡信息技術和設備的應用，使檔案管理事業邁入了新的發展階段。對于國有企業來說，不僅規模大，而且工作人員少，人事檔案管理工作難度較大。借助于信息網絡技術，人事檔案管理工作模式和工作手段有了變化，對于推動檔案管理工作，提高人力資源工作效率有十分積極的效用。

2 人事檔案管理信息化概要

如今，國家檔案管理事業進入到快速發展階段，信息化建設進程正在加快。對于國有企業而言，人事檔案管理工作必須以更加科技高效的管理理念和管理方式來滿足當前的企業發展和行業發展需求。檔案信息化是以提高檔案管理的便捷性和準確性為主要目標的一種管理模式升級，以技術的優勢來消除人為管理模式的更多失誤，提高人事檔案管理的質量。

一方面，檔案管理信息化體現在便利性上。信息化管理模式是基于新的技術手段，通過技術來實現隨時隨地的檔案管理工作。利用移動通信技術和設備可以在更大范圍的時間和空間來進行人事檔案的管理工作，對于人力資源部門、對于企業員工來說都是十分便利的。同時，信息化的管理方式在人事檔案搜索和查閱的環節十分便利高效，不僅大幅度減少工作人員勞動量，而且檔案搜索的準確性更高，耗時更少，在提高檔案管理效率的同時，也降低了檔案管理的成本。

另一方面，檔案管理信息化為檔案開發和利用創建了更有利的條件。傳統紙質檔案管理模式下，關于檔案資源的開發和利用需要很多的工作人員、時間和精力，所以傳統的紙質檔案管理模式有不易丟失，保存時間也比較久的特點。在保存原有紙質檔案管理模式的同時，信息化管理模式可以減少員工數量，提高檔案管理時效性，檔案資源查閱速度更快，為檔案資源的開發和利用提供了便利條件。所以兩種模式相輔相成，相得益彰，能更全面的做好檔案管理工作。

3 目前國有企業人事檔案管理狀況分析

對于國有企業的人力資源部門來說，人事檔案管理的事項和內容隨著企業業務類型的擴大和員工數量的增加而增加，這無疑對人力資源管理部門提出了更高的要求，必須采取更加科學高效的管理方式和管理手段，才能滿足人事檔案管理的實際需求。以往的人事檔案管理工作相對粗放，在很多管理環節上存在短板，阻礙了人事檔案管理水平的大幅度提升。

一是檔案管理的技術水平不高。近年來，國有企業的人事檔案管理開始走上信息化管理的道路，但這并不能僅僅看檔案管理設備設施是否采用了信息化技術，更需要從檔案管理的軟件等軟性實力方面來進行綜合評價。目前，國有企業的人事檔案管理基本完成了硬件設施的配備和升級，為檔案管理工作的開展創建了有利條件，但是在信息化技術的知識和應用方面還相對欠缺。傳統的人事檔案管理人員積累的經驗是傳統管理模式下的經驗，與信息化管理方式有區別，如果故步自封，不加快學習的步伐，那么也難以推動人事檔案管理技術水平的提升。

二是檔案管理的精細化程度不高。人事檔案的管理內容已經今非昔比。傳統人事檔案管理流程中有些環節是不夠精細的，各部門協作鏈條不夠緊密，檔案管理效率低下，這些都制約著管理水平的較快提升。在陳舊的管理理念影響下，國有企業人力資源管理部門不能在較短的時間內完成對員工檔案資料的收集，導致后續檔案的收集難度增大，人事檔案不完整的問題仍舊存在，這樣就使人事檔案內容不能反映出員工較全面的信息。由于檔案管理的精細化程度不高，企業對于員工個人潛能的挖掘和人力資源價值的發揮是十分不利的。

三是檔案管理工作制度的實際操作性不強。檔案管理制度中雖然對于人力資源部門的相關工作人員進行了職責權限的確定，但是人事檔案管理工作與企業的全體員工有直接關系，僅僅依靠有限的檔案管理人員來實現精細化和高效化的人事檔案管理目標是較難的，還需要企業相關部門的協同配合。當前，人事檔案的工作制度中缺乏對檔案提交環節的具體標準和操作規范，員工對檔案的提交流程不熟悉不了解，導致提交的檔案格式不統一，內容不完整等問題出現，這些問題都會降低人事檔案管理的效率，因而在人事檔案管理工作制度方面應進一步優化和完善。

4 新形勢下國有企業人事檔案管理信息化發展趨勢

一是人事檔案信息化管理工作的階段方案明確化。對于國有企業人事檔案信息化建設而言，不是一蹴而就一步到位的，而是需要長期的工作積累和總結，不斷優化的系統性工作。為此，人事檔案管理人員必須結合企業人力資源的工作實況制定好人事檔案信息化管理工作的短中長期方案，分步驟有條理地實施完成。進一步鞏固軟件和硬件設施，同時加快對原有紙質人事檔案信息的數據化轉換，在工作開展中優化工作流程，加快構建人事檔案數據庫，推動人事檔案研究和利用，為國有企業人事檔案管理信息化發展提供路徑參考和方向指導。

二是人事檔案信息化管理制度日益完善。檔案信息化管理制度完善具體包括管理流程、崗位工作職責、檔案格式和要求、工作人員績效考核等方面進行優化和完善。信息化管理制度的完善不僅需要人力資源管理部門及檔案工作人員具備較強的學習能力，不斷提高信息化知識和應用技術水平，而且要在國有企業全體員工中加大宣傳，通過統一要求、制定標準，指導和規范國有企業全體員工的檔案操作行為，發揮出人事檔案信息化管理制度的實效性。

三是人事檔案信息化管理過程中，隨著電子檔案的日益增多，對于電子檔案的風險防控水平將逐漸提高。電子檔案管理過程面臨多種風險，如在檔案信息的產生、信息的傳輸、信息的保存、信息的查閱和利用等環節均有一定的風險，這些風險給檔案信息化管理增加了新的挑戰。為了提高電子檔案的安全性，一方面可采取人事檔案安全管理制度、責任問究制度、監督考核制度等相關條例提醒和規范相關工作人員的意識和行為。另一方面，在信息網絡的安全防控方面會有越來越多的安全防御技術得到應用。在現實環境中，監控裝置和報警裝置也會有越來越多的應用。

四是人事檔案管理工作人員隊伍素質，尤其是在信息化技術水平方面會有大幅度提升。隨著檔案信息化改革和建設工作的推進，國有企業將會越來越重視相關人員的技術技能水平，企業的人力資源部門將針對檔案信息化業務操作流程等內容進行專業指導和訓練，幫助提升人事檔案人員的信息化技術應用技能，推動檔案信息化管理目標的實現。

5 結語

新的時代背景下，國有企業的人事檔案管理工作也要調整好姿態，以新的理念、新的策略、新的方法、新的手段，推動企業人力資源管理工作的加快發展，為國有企業的人才管理和人才隊伍建設貢獻更多的積極力量。

參考文獻

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