電力系統數字化檔案管理的分析與探討

成豐

摘 要：隨著當前我國整體實力提升，科技不斷進步，電力事業的各項工作也得到了推廣應用，電力系統的檔案管理工作也更加精益求精，管理成效也愈發明顯。這是因為越來越多的管理者意識到加強檔案管理的重要性，檔案管理技術手段也愈發高明，很多電力企業已經開始減少傳統的紙質檔案，逐漸以數字化檔案為主。這種新型的檔案模式更能適應現今信息時代變遷，使得電力系統檔案資料更為準確，保存更加完好，檔案管理水平也得到了提高，對電力企業的發展有重要的促進作用。本文將首先分析電力系統數字化檔案管理的重要性及特點，并提出幾點有助于改善其管理效率的建議措施。

關鍵詞：電力系統;數字化;檔案管理;分析與探討

電力系統檔案記錄了各設備運行參數，各資源投入使用情況，體現了企業生產活動經營狀態，是所有電力工作人員的勞動成果反映;是電力行業管理工作的基礎。它見證了企業的歷史變遷，對企業的成長發展具有指導和借鑒作用。可保證企業的安全生產，對于電力企業站穩市場腳步有很大的支持作用。電子系統數字檔案化就是在科學技術的支持下，把各種工程數據、資料、文字、圖片、音頻等信息轉化為電子版檔案，提高數據存儲、處理效率，建立資源共享平臺，為電力企業的發展建設提供全面的信息支持力量。

1 電力系統數字化檔案管理的重要性

1.1 方便電力企業保存系統檔案

原有的檔案管理信息存檔方式基本以紙質為主，需要大面積庫房進行保存。并且經歷時代洗禮，很多紙質資料容易缺失或損壞，使得電力企業檔案保存不完善。而數字化檔案管理模式主要依賴于計算機和硬盤儲存裝置，可以儲存海量數據信息，即使再久遠的資料也能完整保存下來，并且可以進行備份，不易丟失。除此之外，還可以進行數據加密處理，保證機密文件的安全性，極大地提高了檔案儲存管理效率，推進了電力系統檔案數字化進程。

1.2 提高電力系統檔案利用率

因為數字檔案不易遭到氣候或人為翻閱破壞，很多珍貴檔案的查閱價值得以保存，也使得企業文化，企業生存經驗得以長久流傳。而且數字化檔案管理減少了人工投入，避免了人工操作誤差，使管理工作變得高效、便捷，并且基于數字化建立的檔案分類更加清楚，數據庫信息豐富，從而方便了員工查找資料，提高了工作效率。同時也極大地方便內部資源共享，使電力企業能及時快速地了解行業動態發展，加強各電力企業間的交流合作，實現企業共贏局面。

2 電力系統數字化檔案的特點

2.1 專業覆蓋面廣

電力系統數字化檔案內容不僅僅是單純的電力運行資料，與其相關的所有生產活動、乃至其相關行業工程建設都有涉獵。從前期的項目選址建設、相關資料審批留檔到電力行業、通信行業，建筑工程、消防工程，物資采購、人員招聘等各方面的有關資料，都進行了分項分類管理，使整個數字化檔案具有連續性和專業性，反映了電力企業的生產活動概況。

2.2 利用價值高

電力系統數字化檔案詳細記錄了實際電力生產活動中的各種情況，既有好的反映，也有壞的記錄，其工程質量報告、成本預算方案、事故原因分析、各糾紛瑣事處理方式。對于電力企業在后續發展中有很好的警示和參考借鑒意義，對于企業活動開展有很好的正面價值。

2.3 存儲期限靈活

很多電力設施、電力設備運行年限可達50至以上年限，在這個過程中，設備運行、檢查、維修、保養的數據會不斷增加，相關檔案資料會越來越多，成為了電力生產設備設施的工作履歷。一般沒有刻意要求，這些數據可以一直保存，但有時出于資料更迭淘汰考慮，在經過一段時間存儲后，其資料價值消失便可根據實際需要進行刪除，這種靈活存儲方式既可以保證資料的延續性，又可剔除無用信息的干擾，極大地方便了檔案管理工作。

3 提高電力系統數字化檔案管理效率的措施

3.1 提高數字化檔案管理人員素質

數字化檔案雖然減少了人員投入，但也不可完全忽視專業性人才在其管理中的重要作用，它需要信息技術科技人才對其系統進行維護及開發升級，這項工作專業性強，科技水平含量高。同時還要求檔案管理人員能結合當前企業發展形態和市場變化進行高效管理，這就要求檔案管理人員必須具備全面的綜合素質。

3.2 健全管理制度，落實責任制度

首先各單位、各部門應分配專人負責檔案資料的整理、歸納、輸入和存儲工作，檔案資料應做到分類清楚，查找方便，最后才錄入電力企業整體檔案系統。其次對于檔案時間、檔案類別、負責人員要做好記錄，建立清楚分明的數據庫，監督資料分享查閱情況，方便日后進行責任追查。最后要對重要檔案進行備份和加密處理，定期維護檔案運行系統，以免管理系統故障或者操作失誤丟失檔案。

3.3 提高系統安全性，加強檔案保密工作

數字化檔案管理是基于互聯網和計算機技術而建立的，在這樣的大數據背景下，其系統安全性，檔案保密性也面臨著挑戰。首先要保證系統運行網絡的安全性，禁止公共網絡和其他不安全網絡的連接，升級系統防火墻，安裝殺毒軟件，提高系統防護等級，阻止黑客入侵。其次在系統中安裝自動檢測和監控程序，記錄檔案被查閱和下載使用情況，對于網絡攻擊行為立即報警提示并作出應急處理。最后對進入機密檔案室的人員進行級別限制，安排安保人員陪同，并不允許攜帶手機、相機等可記錄、掃描的設備，避免資料外泄或更改，加強物理環境和硬件環境安全性。

3.4 科學利用網絡計算機技術

首先要加快信息收集速度，利用先進的掃描、音頻收錄設備快速轉化資料為數字化檔案。其次可建立一個公司內部運行網絡，允許員工在公司任何地點和時間進行檔案調閱、查詢，實現安全化、遠程化的資源共享。最后要根據企業發展需要，升級管理系統，按照電力系統工作崗位特點編程管理系統功能，使檔案搜索查詢方式多元化，以實現不同部門員工的實際需要，最大限度地利用檔案資料。

4 結語

綜上所述，信息技術的發展給電力系統檔案管理工作提供了新的機遇，使電力企業文化，工程信息資料得以完整保存，極大地提高了檔案管理效率。但是我們也應該意識到，機遇和挑戰從來都是并存的，電力工作人員首先要意識到實現規范的數字化檔案管理的重要性，正視其推廣應用中所面臨的各種問題，結合企業實際電力工程概況，制定合理的管理制度，科學規范執行，積極有效地解決各種難題，切實加強檔案管理，加快電力系統數字化檔案管理的發展進程。

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