大數據時代背景下檔案管理工作探析

谷直霖

摘 要：大數據時代的到來，解決了檔案管理中的很多問題。大數據技術不但保證了數據的來源渠道，也為檔案管理提供了技術保障，促使檔案管理工作能更好地開展下去。為此，筆者針對大數據條件下檔案管理工作進行了分析，希望能為相關工作者提供一些參考依據。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;工作策略

大數據時代，信息技術越來越先進，所以也對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理者必須具備豐富的經驗和知識，能對計算機軟件硬件熟練操作，而且具備高度的服務意識，這樣才能適應時代的發展趨勢和崗位的要求。

1 大數據背景下檔案工作面臨的問題

1.1 受到傳統管理模式的影響

盡管如今的信息技術已經非常發達，但檔案工作仍然受到傳統管理模式的影響。因為一些工作人員的思想較保守，或者對計算機信息技術的操作不熟練，所以寧愿采用傳統管理模式，也不愿使用先進的信息技術。這種傳統管理模式具有很多弊端，不但降低了檔案管理的效率，同時也不利于檔案工作的開展。

1.2 硬件設施落后

一些單位和企業的檔案管理設施設備非常落后，甚至無法得到完善。而且未建立專業的檔案管理庫，辦公、閱檔及倉庫合一，沒有引進檔案室專用存儲設備和計算機信息設備。所以只能采取傳統的手工操作法，效率非常低。此外，也因為企業和單位經費不夠而導致信息化電子進展程度慢，消耗工作人員的時間和精力，甚至無法保證檔案的完整性、保密性，產生安全風險問題。

1.3 對檔案管理的認識不夠

很多人都沒有意識到檔案的重要性，僅僅將檔案看作是記錄單位情況的載體，而且檔案具有一定的保密性，僅僅只是由內部人員進行管理，來源渠道非常單一化，使用起來也具有一定的局限性。因為不注重檔案管理工作，沒有按照制度和要求來完成工作，甚至無專職人員進行管理。這也導致檔案工作非常隨意，降低了檔案利用的效率。

2 大數據時代背景下檔案管理工作策略

2.1 加強檔案工作人員的技能培訓

為了保證檔案管理工作的有效性與科學性，必須要引進專業的檔案管理人才，我們正處于信息化的時代，要想合理科學地利用大數據時代實施管理，那么就必須加強對檔案管理工作人員的各方面培養，使檔案管理工作人員具備專業的技能以及操作水平。以往的檔案管理工作人員都是人工進行檔案管理操作，對相關的大數據技術并不是很了解，不能熟悉掌握大數據技術相關方面的專業知識，在一定程度上影響檔案信息化管理的發展。所以政府以及相關部門必須要著重加強技術人員的培養，不斷鼓勵各大高校開辦大數據技術應用課程，大力培養檔案信息化管理人才，同時還應該引進國外一些先進的技術與資源，政府要給予一定的資金支持與政治扶持。對于企業部門來說，則應該積極舉辦一些培訓學習活動，可以利用公共課、網絡會議、視頻教學等各種手段，不斷提高檔案工作人員的專業化、服務意識以及信息化水平，加強檔案管理工作人員之間的溝通與交流，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素養。同時還需要提高管理人員的聘用門檻，要引進一些具有專業素養的人才，這樣才能夠積極推進檔案信息化管理工作有效開展。

2.2 實現檔案管理數字化，完善電子檔案歸檔工作

為了有效提高檔案管理的效率、資源的利用率，各單位必須要著重注意對現有的檔案管理模式以及服務模式進行具體的改革與創新，使檔案管理工作不斷朝著數字化信息化的方向發展。首先應該在紙質資料的基礎上，有效結合大數據時代技術優勢，對具體的紙質資料進行相應的整理、編號以及儲存，之后還應該加大信息資料進行數字化的處理，同時建立信息化數據庫，從而不斷方便檔案查詢與利用工作，實施數字化與信息化的檔案管理可以節省大量的時間，數字化與網絡化的不斷引入，會改變傳統檔案管理工作存在的弊端，將繁瑣的步驟簡單化，這樣既能夠提高工作效率，同時也能夠減輕工作人員的負擔，加強檔案資料的利用率。在大數據背景下，還應該不斷完善電子規范歸檔工作：首先，要保證與辦公系統不斷深度融合，不斷完善電子公文流轉系統的全程控制，具體按照公文起草、簽字以及擬辦等實際過程完成電子檔案的儲存，以保證公文類電子檔案的內容齊全。其次，應該結合國家制定的專業類電子檔案具體標準，有效管理分類專業電子檔案，不斷完善專業電子檔案的系統與標準。再次，詳細制定檔案數字化相關計劃，要著眼于檔案信息化未來發展的實際需求，結合企業的實際發展狀況，制定詳細的檔案數字化計劃;同時還需要結合具體的技術規范，不斷統一相關的數據標準。最后，要結合大數據時代電子檔案歸檔工作的實際要求，不斷研究數據信息的采集、管理、分析、利用、發布等各種數據平臺，以期滿足檔案歸檔與管理的實際應用。

2.3 做好檔案管理保密工作

在檔案管理工作中，大數據技術的應用有效促進了檔案管理工作的發展與進步，給企業檔案管理工作帶來了新的機遇，大數據的有效應用能夠促進檔案管理事業的不斷發展，能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時還能夠在一定程度上節約人工成本。大數據在實際應用過程中也存在著一定的問題，對檔案管理保密工作提出了更高的要求。在大數據時代，使得檔案信息比較容易丟失、損壞或者泄漏，因此工作人員必須要認識到檔案信息的重要性，提高檔案信息保存的安全意識，在工作中不斷規范自己的行為操作，從而保證檔案信息的安全性與保密性。除此之外，企業還應該加強管理軟件與硬件的建設，為了能夠使檔案信息化管理工作適應大數據時代的發展與實際需求，一定要主動加強相關基礎設施的投入，要對現有的設施進行更換以及升級，保證網絡信息平臺的建設，滿足網絡搜索引擎的實際需求。

3 結語

隨著信息技術的大力發展，大數據時代也悄然來臨，這對于檔案管理工作而言，不僅是機遇，同時也是挑戰。所以在如今的時代，檔案管理工作更要順應時代發展趨勢，充分利用大數據信息技術，解決檔案管理中存在的問題，提高檔案管理的效率。

參考文獻

[1]王晨加.大數據背景下的檔案信息服務探析[J].遵義師范學院學報，2019，21（02）：167-168.

[2]李燁.淺談大數據時代下檔案管理的優勢與弊端[J].蘭臺內外，2019（09）：22-23.

[3]王毅，周霞.大數據在檔案管理中的應用前景[J].現代商貿工業，2019，40（10）：55.