探析檔案管理工作的信息化建設(shè)

劉麗華

摘 要：要想做好信息化背景下的檔案人才培養(yǎng)工作，較大限度的提高我國(guó)檔案工作人員的各方面素質(zhì)，就必須轉(zhuǎn)變陳舊觀念，提高對(duì)檔案工作及檔案工作人員的認(rèn)識(shí)。更要重視對(duì)檔案人員的榮譽(yù)感等精神激勵(lì)。只有這樣才能更好的激發(fā)檔案工作人才隊(duì)伍的工作熱情和動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)

1 現(xiàn)階段我國(guó)檔案隊(duì)伍存在的問題

1）信息化檔案管理技術(shù)人員不足。為了提高我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，我國(guó)開始大規(guī)模的在檔案管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)，要想較大限度的發(fā)揮信息化技術(shù)在提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就必須有足夠數(shù)量的信息化檔案管理技術(shù)人員，目前而言，我國(guó)檔案管理人員主要是由初級(jí)職稱人員組成，因而導(dǎo)致現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，進(jìn)而也不利于我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2）檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理。檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方信息化背景下的檔案人才管理與培養(yǎng)：一是知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。在我國(guó)很多的檔案管理單位和部門中，管理人員要么只是熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，要么只是熟悉信息技術(shù)，這就導(dǎo)致缺乏既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)的全能人才;二是年齡結(jié)構(gòu)不合理。從年齡結(jié)構(gòu)上來(lái)看，由于部分單位和部門對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，從而導(dǎo)致我國(guó)從事檔案管理工作的人員多為40歲以上，30歲以下的人員較少，進(jìn)而使我國(guó)的檔案管理隊(duì)伍沒有形成一個(gè)合理的老、中、青年比例結(jié)構(gòu)。

3）檔案管理人員思想觀念滯。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域得到了大規(guī)模的運(yùn)用，信息技術(shù)在大規(guī)模得到運(yùn)用的同時(shí)，我國(guó)很多的檔案管理工作人員的思想觀念卻沒有跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，很多檔案管理工作人員仍然采用傳統(tǒng)的工作方式、工作方法、工作思想來(lái)開展檔案管理工作，從而導(dǎo)致信息技術(shù)沒有發(fā)揮其應(yīng)有的效果，更為嚴(yán)重的是由于很多的檔案管理工作人員都具有這種思想，長(zhǎng)此下去，必然會(huì)嚴(yán)重阻礙我國(guó)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

2 我國(guó)檔案隊(duì)伍存在問題的原因

1）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理人才培養(yǎng)和檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。主要體現(xiàn)在：一是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理人才培養(yǎng)認(rèn)識(shí)不足。在我國(guó)，管理者和領(lǐng)導(dǎo)者往往忽視了諸如檔案管理等不能為單位帶來(lái)直接效益的人才隊(duì)伍建設(shè)，這就導(dǎo)致我國(guó)檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)不高，難以適應(yīng)信息化背景下的檔案管理工作;二是不能正確認(rèn)識(shí)導(dǎo)致檔案管理工作的價(jià)值。我國(guó)很多單位的管理者往往認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的價(jià)值，使得很多的檔案管理者常常得不到重視，從而導(dǎo)致其工作積極性和主動(dòng)性受挫，就更不要談如何提高其綜合素質(zhì)了。

2）對(duì)檔案人才的選聘、培訓(xùn)、考核與激勵(lì)缺乏一套完善的機(jī)制。對(duì)檔案人才的選聘、培訓(xùn)、考核與激勵(lì)缺乏一套完善的機(jī)制也是造成我國(guó)檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)不高極為重要的制約因素。

第一，沒有嚴(yán)格把關(guān)選聘工作。部分檔案管理工作單位由于不太重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，沒有建立完善的選聘計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)以及機(jī)制，嚴(yán)重的影響了檔案管理人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

第二，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)。培訓(xùn)對(duì)提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)有著至關(guān)重要的影響和作用。目前，我國(guó)很多的檔案工作單位不太重視檔案人員的培訓(xùn)工作，從而使得檔案工作人員不能適應(yīng)未來(lái)檔案工作發(fā)展的需要。

第三，缺乏嚴(yán)格的考核機(jī)制。由于檔案管理工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視，很多的檔案管理人員認(rèn)為進(jìn)入檔案管理工作就是為了“混日子”，安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取。

第四，缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制。健全而有效的激勵(lì)機(jī)制不僅可以提高檔案管理人才隊(duì)伍的積極性和主動(dòng)性，而且可以保持檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性。目前，由于很多工作單位不太重視檔案管理工作，這不僅挫傷了檔案管理人才工作的積極性和主動(dòng)性，更影響了工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

3 信息化背景下加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)的對(duì)策

1）轉(zhuǎn)變陳舊觀念，提高對(duì)檔案工作及其人員的認(rèn)識(shí)。要想做好信息化背景下的檔案人才培養(yǎng)工作，較大限度的提高我國(guó)檔案工作人員的各方面素質(zhì)，首先就必須轉(zhuǎn)變陳舊觀念，提高對(duì)檔案工作及檔案工作人員的認(rèn)識(shí)。具體而言：

第一，提高管理者自身的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作雖然不能直接為單位帶來(lái)效益，但對(duì)完善單位的管理工作有著極為重要的影響，因此，單位管理者應(yīng)該將檔案管理工作與其他工作一視同仁，而不是厚此薄彼。

第二，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。做好信息化背景下的檔案人才培養(yǎng)工作，除了提高相關(guān)管理者的認(rèn)識(shí)還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須提高檔案工作人員的認(rèn)識(shí)，例如：針對(duì)信息化背景下，信息技術(shù)大量運(yùn)用到檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自身思想建設(shè)，積極主動(dòng)的接受信息化技術(shù)，并學(xué)習(xí)各種信息技術(shù)，只有這樣才能做好檔案管理工作。

第三，加強(qiáng)宣傳，提升檔案工作人員的地位。很多人之所以不愿意從事檔案工作，就是認(rèn)為檔案工作社會(huì)地位低，得不到應(yīng)有的尊重，針對(duì)這種情況，相關(guān)工作單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，提高檔案工作人員的歸屬感和榮譽(yù)感。

第四，為檔案工作的發(fā)展尤其是檔案人才隊(duì)伍的培養(yǎng)提供必要的人力、物力以及財(cái)力支持，從而為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的客觀環(huán)境，例如：為了培養(yǎng)出精通信息技術(shù)的檔案管理人才，相關(guān)工作單位可以為檔案人才培養(yǎng)提供必要的經(jīng)費(fèi)和培養(yǎng)設(shè)備的支持，保證其相關(guān)培養(yǎng)工作可以順利開展。

2）檔案工作部門要完善從人才選聘、培訓(xùn)、考核到激勵(lì)的一整套制度。信息化背景下，做好檔案人才的培養(yǎng)工作，相關(guān)檔案工作部門應(yīng)該要建立一套健全而有效的人才選聘、培訓(xùn)、考核以及激勵(lì)制度。

第一，嚴(yán)格選聘制度。選聘制度是選擇人才的第一關(guān)，檔案管理部門應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，不能有絲毫馬虎。為此：一是進(jìn)行需求分析，從而再確定檔案工作所需要的人才的數(shù)量和質(zhì)量。二是針對(duì)崗位需求進(jìn)行人員技能識(shí)別，避免不學(xué)無(wú)術(shù)之人混入檔案管理人才隊(duì)伍，保證檔案管理部門可以招聘到滿意的人才。

第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培訓(xùn)尤為重要。為此：一是加強(qiáng)對(duì)檔案人員的職業(yè)道德教育，提高其對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是一項(xiàng)崇高的工作，從而使其可以在平凡的工作崗位上做出不平凡的工作;二是加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技能培訓(xùn)。一方面是檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。時(shí)代的發(fā)展使得檔案專業(yè)知識(shí)也在不斷更新，為了使檔案人員可以適應(yīng)未來(lái)檔案工作崗位的需要，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專業(yè)技能培訓(xùn);另一方面是加強(qiáng)對(duì)檔案人員信息技術(shù)的培訓(xùn)。由于信息技術(shù)在檔案管理中得到大量運(yùn)用，提高檔案人員的信息技術(shù)水平就顯得尤為迫切。例如：針對(duì)部分年齡較大的員工不會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)的現(xiàn)狀，檔案部門應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行必要計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)技能知識(shí)培訓(xùn)。

第三，建立并完善考核評(píng)估制度。一是根據(jù)自身檔案部門的實(shí)際情況，針對(duì)檔案人員的工作表現(xiàn)、培訓(xùn)情況等進(jìn)行相應(yīng)的考核，并逐步完善并確立下來(lái);二是建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，保證考核評(píng)估制度可以得到落實(shí)和貫徹，而不是成為掛在墻上的一紙空文。

第四，健全激勵(lì)機(jī)制。一是堅(jiān)持以人為本，堅(jiān)持“能者上，庸者下”的原則，較大限度的提升檔案人員的工作積極性和主動(dòng)性;二是物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合。信息化背景下做好檔案人才培養(yǎng)工作，應(yīng)該健全激勵(lì)制度，把物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合，不僅重視對(duì)檔案人員的金錢等物質(zhì)激勵(lì)，更要重視對(duì)檔案人員的榮譽(yù)感等精神激勵(lì)。只有這樣才能更好的激發(fā)檔案工作人才隊(duì)伍的工作熱情和動(dòng)力。