高校學生檔案管理信息化平臺的建設與發展

孫鵬

摘 要：加快建設高校學生檔案平臺，更有利于推動高校信息化發展，提高高校信息化應用與管理水平。而當代高校想要更好建設檔案平臺，那么就必須集中精力，加大資金投入，推動數字化發展，做好整體規劃工作，由遠及近，以更好的推動高校學生檔案管理信息化平臺的建設與發展，提高當代高校信息化應用能力與水平。本文重在探討高校學生檔案管理信息化平臺的建設與發展，就目前高校檔案管理信息化平臺建設必要性進行論述，在文章最后提出相關的解決對策。

關鍵詞：高校學生;檔案管理;信息

高校檔案信息化管理效率，反映著其自身信息化整合能力、水平。加強高校學生檔案管理信息化平臺建設，有助于推動高校信息化建設工作開展，使檔案信息化建設效率變得更高，實現與現代高校同步發展。由于高校并沒有建立完善的信息檔案管理標準，使高校信息化管理水平較低，管理標準缺失，無法更好管理學校檔案。因為建設高校學生檔案管理平臺，是一項長久攻堅戰，需要一定的時間，因此，必須有方法有計劃開展建設工作。針對這種情況，我們必須認真研究，結合現狀來做好分析，在文章的最后，在提出相關的解決方案。

1 高校檔案信息化管理平臺建設的必要性

從大環境下來看，加快高校檔案信息化管理建設，有力推進高校數字化應用能力，有利于建設數字化校園，幫助高校更好開展高校信息化建設工作，解決建設過程中所存在諸多問題與不便，例如：數值化應用技術及共享問題。由此，大力推進高校檔案建設意義重大，而這也是當前時代發展所提出的新要求。具體來說，則可參考下述幾點：

1.1 滿足高校檔案存量管理上的問題

由于現代高校檔案管理存量大，使得管理人員需承受極大管理壓力。如果沒有采用信息化管理手段來進行管理，那么就會導致管理效率低下，給檔案管理人員帶來巨大壓力[1]。

高校檔案管理工作比較復雜，每天都需要儲存許多當天發生的時間，這也給很多管理人員帶來不小的壓力，不解決這個問題，那么就會對管理帶來很大影響高校檔案管理內容眾多，其中主要就包括：行政、教學、產品生產、基本建設等。高校檔案管理人員如果單單只是依靠人工，靠單一信息系統來進行管理的話，那么就很難提高檔案管理效率，并且不利于校園數字信息共享效率。因此，進一步加快高校信息管理水平，技術應用能力，便能解決高校檔案管理存量急劇增加這一問題。

采用數字化錄入技術，能解決檔案錄入管理問題，便于信息的上傳和共享。而管理人員如果想要加快高校檔案管理效率，那么就必須加快信息化建設步伐，提高數字化應用能力，這也是改革的過程中所必須做好的改革與任務的原因之一。

1.2 是提高高校檔案管理與使用效率必然需求

由于高校檔案館內的館藏資料存量不斷增加，不管是整理，還是分類、編目等都需要耗費很多精力，導致檔案館管理人員常要承受很大壓力，工作強度增加，這對檔案館管理人員而言，就會帶來很大心理與精神壓力，很難以勝任這種變化。如此，就必須解決高校檔案管理創新問題，通過利用數字化處理技術來幫助管理人員工作，而通過加強該校檔案管理建設工作，相應的還能減少很多的用人成本產生，能大大的減輕他們的管理負擔，幫助他們更好的來管理高校學生信息檔案管理工作，提高數據資源利用效率，優化服務，降低高校檔案管理難度。這也是為什么必須加快建立信息化檔案管理平臺的主要原因之一，如弦上之箭不得不發，是改革的必經道路。因此，從中可見意義深遠[2]。

1.3 保護檔案安全與系統完整的需要

加快高校檔案信息管理與建設，將有助于推動高校檔案管理發展，解決高校改革過程中所存在的諸多問題，其中，最為突出的要數安全性問題。將館內珍貴資料經掃描后，上傳到計算機以后，便能方便管理、儲存，而這也是避免珍貴因長期被人翻閱而引起受損。其次，加快高校信息化管理工作之后，便能提高系統的安全性，如：可采用用戶分級授權，提高質量機密性，也不會引起失誤性操作。

2 高校檔案信息化管理平臺建設的基本方法

加快高校檔案信息管理工作，能解決信息平臺管理問題，解決當前管理所存在的諸多問題，而想要更好建設，就要加強技術開發、研究，以提高平臺運行能力、管理效率，充分維護平臺發展。鑒于此，就必需結合各地高校自身情況，來開展檔案信息化管理平臺的建設工作，從而能夠大大的提高檔案館管理效率與建設進度，進一步的提升信息化管理水平。

2.1 高校檔案信息管理平臺方法運用分析

高校檔案信息化管理平臺并不是一個單一的系統，其是由眾多不同的計算機設備、網絡、軟件、系統所組成的。檔案經過數字化處理之后的信息檔案，然后存儲于平臺里的數據庫里面。在查詢資料的過程中，用戶只有獲得了系統的認可之后，才能訪問平臺，就像是獲得了審閱批準之后才能得到進入權限，這樣便大大的方便了學生查詢，檢索想要的信心。

2.2 應投入更多專項資金，加快學生檔案管理平臺建設進度

近年來，隨著我國數字化處理技術不斷的發展，如今該技術已經廣泛應用于不同的領域當中，而將數字化處理技術運用到高校檔案信息管理平臺，能有效解決當前技術管理當中所存在的諸多問題，提高管理效率，為各大各校更好管理學生檔案提供更多便利，有助于推動這一方面發展。

1）計算機管理系統建設工作。高校檔案管理系統主要是由數碼攝影機、電腦掃描儀、音頻輸出設備、感應器、網絡服務器、打印機等所組成的。因此，加快高校學生檔案管理平臺的建設，那么就要就必須加大資金方面的投入，然后將更多資金用于購置各種專業設備，以進一步的加快信息平臺建設進度，并提供更多物質構建基礎，更有利于開展各項系統建設任務，提高建設效率。

2）應加快建立信息化管理規則與標準。為了更好的方便學生檢索與查詢資料，高校在建設的過程中必須優化系統檢索效率，做好資料分類，根據資料的不同劃分不同的編目，使學生能通過目錄來查找自己想要的資料，從而能進一步提高數據共享效率，方便學生查閱相關的信息資料，如：下載自己的學籍檔案資料等。

除此之外，高校也因建立起統一的信息管理制度，而當該制度建立起來以后則能方便檔案管理人員管理信息資料，如：歸類、編目等方法，規范他們的工作行為，使他們的工作更好的進行下去，將本職工作做好，服務好學生與社會各界人士。

2.3 加強檔案管理人員培訓，重視員工能力培養

自高校檔案信息化管理平臺建設構想，被我國教育部門提出之后，這一想法便在我國各大高校充分得到實踐。而想要更好開展檔案信息管理工作，那么就要加強高校內的檔案管理人員培訓工作，重視他們的技能運用能力與管理意識，重視他們的創新思維的培養工作。鑒于此，首先就要加強對他們的技能方面的考核工作，同時還應該重視他們專業能力的培養，使他們綜合應用能力得到更好提高，為日后更好開展工作提供做好充分的準備。而檔案管理人員的綜合技能水平，直接關系到數字化檔案館建設，以及日后的管理質量、水平，因此，做好對他們的培訓工作就變得十分重要，不可缺少，這就是加強對他們培訓的重要原因之一。

2.4 與校園網實現無縫對接，加快系統平臺特色服務的建設

隨著當前我國高校工作信息化程度不斷的提升，不少的高校都建立起了數字化檔案館，使校內信息化水平得到很大提高。將信息平臺與校園網對接起來，將更方便學生利用網絡來查詢檔案信息，提高數據共享、交流能力，強化平臺管理，而在這個過程中，適當的推出一些具有特色的服務項目，如：高校歷史事件檔案、校友錄等，這都能夠提高檔案管理利用效率與水平，對豐富高校信息化建設水平都能帶來很大幫助。

3 結語

綜上所述，高校信息化管理平臺是反應高效數據化應用能力的最直接的體現，加快這一方面的建設，則更有利于提高資源利用效率與管理水平，適應信息化社會發展，因此，加快高校信息化管理與建設工作都是十分有必要的，是具有長遠的信息化戰略意義的，也是不可阻擋的，更是信息化社會發展所帶來的必然結果。

參考文獻

[1]馮香婷.高校學生檔案信息系統建設的思考[J].蘭臺內外，2017（1）：31-31.

[2]李素萍.檔案管理中信息網絡平臺建設的幾點思考[J].河南工業大學學報（社會科學版），2009（03）：75-77.