探究大數據時代下檔案管理的價值

施源源

摘 要：長期以來科技的迅速發展加快了互聯網在各個領域的運用。檔案管理是記錄社會發展的重要載體，同樣在交通科研方面的檔案管理能夠最大限度的保留相關研究資料。在大數據發展迅速的環境下，傳統的檔案管理方式已無法滿足社會發展，因此現在應依附于信息化時代建設完善檔案管理，最大程度提高檔案的利用率，實現其價值。本文就當下交通科研科技檔案管理存在的問題，分析論述了大數據時代下檔案管理的未來發展價值，并給出了相應措施。

關鍵詞：交通科研;檔案管理;大數據時代

科學技術的發展使檔案管理成為記錄研究資料的主要方式，無論是傳統式的紙質檔案管理或是現代化的電子信息檔案管理，都是產業發展的累積，對科學技術的進步具有重要的價值。如今，信息化技術不斷精進，若是可以利用現今的信息化技術，實現檔案管理的電子化，不僅可以使檔案保留時間更久，也便于對檔案進行查找。因此，利用網絡技術，加強檔案管理勢在必行。

1 大數據時代下檔案管理的現狀

近幾年，隨著互聯網技術的飛速發展，大數據被應用的范圍也越來越廣闊，在這個背景下，科研事業的檔案管理有望實現智能、精準的服務。利用大數據對現有的資料進行有效區分，把定制的、主題的服務給予服務對象，提供有效的數據支持。就是將曾經常年封存于資料架上的，未發揮過有效價值的資料重新利用，創造它們的發展空間。

國家規劃也曾指出要實施大數據的戰略，保證大數據可以在各行各業都發揮作用，檔案在這個過程中也面臨著信息量大，而組合方式多的問題，尤其是檔案服務對象對于信息的要求愈加精準、專業、個性，這使得傳統的檔案管理方式不得不應對時代，做出改變。通過云計算、云存儲等信息技術，使紙質檔案向電子檔案轉化，并配置恰當的分類，可以使檢索更加便捷，滿足對檔案的使用需求，提升信息的流轉，使檔案管理朝著專業化的方向發展。

2 科技檔案管理存在問題

現今的檔案管理工作存在著許多問題，一方面是管理思維陳舊落后。當前網絡發展迅速，大數據尤為突出，但并非所有檔案管理工作者都跟隨上了時代發展的腳步，他們通常對新技術帶有抵觸情緒，不主動學習新技術，導致檔案管理工作的發展充滿阻礙。另一方面是對檔案資料無法進行充分利用，很多檔案資料往往注重存儲，忽視使用，相關工作人員也認為將資料保存好就是完成工作，其實不然，且許多單位的檔案管理工作都未得到重視，從業人員也只有一定數量是專業對口的，更多的在崗人員是從其他崗位調過來，對檔案管理工作并不具備較強的專業素質，這也致使檔案管理工作始終難以從本質上得以提升。因此，對檔案資料深入研究，發揮其價值才是應該進行的工作。

3 大數據在檔案管理中的應用

交通科研方面的檔案管理工作與其他行業的檔案管理工作有所不同，其中包括許多科學研究的記錄與成果，因此對這一方面的檔案管理必須要做到技術與理論相結合，形成系統性較強的管理模式，才能夠充分發揮其實用價值。

首先，在檔案管理中充分利用大數據技術可以提高檔案資料的影響。檔案是部門合理建設發展的重要資料，在已有的記錄中發現問題，借鑒過去，可以使當前工作考慮更全面，得到更好的發展。由于各交通部門的工作都有一定的持續性，檔案留存是開展工作最有效的途徑，但大多管理部門對于檔案工作并未做到應有的重視，由于沒有系統的培訓，檔案管理工作人員無法有效管理檔案，造成檔案無用的現狀。對此，相關部門應充分利用大數據時代的良好發展前景，利用先進技術，對檔案進行分析，從科研、技術成果、后勤管理等多方面著手，進行研究分析，提供可靠的依據支持。

其次，根據使用群體不同，具體劃分，進行個性化服務。通常模式下，交通科研部門檔案室一般會根據來訪者需求查找相應資料，但這種模式下，往往效率不高。因此，利用信息化管理，改變工作方式尤為重要。檔案室可以根據使用者留下的使用痕跡，全面了解工作的需求。大數據的應用，使數據可以自行整合、分析、預測，這有利于對用戶需求進行分析研究，掌握其可能需要的資料信息，主動對用戶實現檔案資料介紹，提高服務效率。

最后，利用大數據可以實現檔案管理精準化、快速化。傳統模式下，檔案管理主要依靠人力，收集、整理、分類、存貯、統計、保管、檢索、匯編加工、開發利用等多數依靠手工，致使查找困難，錯誤率高，耗時較長。在大數據的加持下，不僅可以簡化檔案資料的整理工作，還可以提高檔案資料使用能力。

4 如何促進大數據時代下檔案管理的價值提升

1）創建新的檔案管理思維，打破固有思維。在傳統的檔案管理工作中，相關管理人員一般注意小數據的管理。但在大數據時代發展的今天，對于檔案數據的多元性與完整性的關注會更多，針對這一點，最好的方式便是從根本上改變傳統的觀念。檔案資料的價值并非在于其本身，而在于人們對它的使用，使用率高，檔案才會體現其價值。因此，檔案管理人員要適應新時代下的檔案管理，重視科技，善于利用大數據，掌握數據間的基本關系，促進檔案管理朝著智慧方向發展，明確現在的不足，并嚴格把控檔案管理的各個環節，為建構大數據的檔案管理制造有利條件。

2）加強檔案管理信息化與行業信息化的融合。由于大數據影響較大，對于檔案的信息化建設一定要重視專業。因為檔案資料多元化的特點，相關檔案管理工作人員一定要給出恰當的指導，配合協調部門之間的聯系，促進其多進行交流，以保證檔案管理建設的進行。而完備的檔案資料信息化建設，才可對促進檔案資料信息化與行業相融合進行有效發揮，這不僅可以加強相關部門管理工作的建設，還會在一定程度上提高其知名度。

3）加強人員培訓管理，提升素養。大數據時代下要使科研檔案得到有效管理，就要配以先進的技術支持，而實現其的途徑則是培養、吸納人才。檔案管理人員要精準了解大數據時代下信息建設的要求，相關部門也要針對此項工作展開培養計劃，強化相關工作人員對計算機的應用，促進高素質人才的培養提升。充分利用檔案館所配置的檔案管理系統、大數據分析等技術，發揮其優勢。

4）推動大數據庫建立。傳統的檔案管理方式不僅不利于檔案查找，而且存在安全性低的情況，大數據時代下的檔案管理一般占用空間少，并且網絡數據庫形式的管理能夠將相關信息搜集起來，形成統一化的管理模式，各部門也可根據自身的工作需求在數據庫中自行調取相關信息，通過網絡平臺來自主選擇數據來源，這對日常工作具有極強的便利性與統籌規劃意義。因此，加強檔案的安全性極為重要，多數資料會存儲在內存盤中，這極大的加強了檔案資料的安全性，但若沒有實行安全管理措施，極易被盜取，帶來嚴重的安全隱患。這就要求各部門需要配備專業人才，進行數據維護，保障檔案資料安全性。

5 結束語

隨著研究型、學習型的交通科研產業逐步轉型，社會對于科技檔案管理也有了新的要求。在大數據飛速發展的時代背景之下，檔案管理既面臨機會，又面臨挑戰。但能否抓住機會，利用信息化技術完善檔案管理，提高檔案管理工作的效率，發揮檔案利用價值，仍然是一個未知數。因此，加大對相關人員的訓練，增加交流互助，培養專業的檔案管理人才，改變固有思維，積極學習，鼓勵創新，建構完善的檔案管理機制，使檔案管理能夠緊跟大數據時代的腳步，充分發揮其自身價值。

參考文獻

[1]陳茹.大數據時代下檔案管理價值的提升[J].城建檔案，2018（01）：67-68.

[2]孫亞萍.淺析大數據時代檔案管理之價值提升[J].檔案與建設，2016（09）：85-86+84.

[3]韋耀寧.大數據時代的檔案管理“價值鏈”建設[J].蘭臺世界，2015（32）：92-93.