新時代背景下干部人事檔案管理工作研究

胡瀟瀟

（中共山東省委黨校【山東行政學(xué)院】國院交流學(xué)院，濟(jì)南 250014）

干部人事檔案管理就是對干部人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動［1］，它能最大限度、最完整地保存干部的學(xué)歷、社會關(guān)系、獲獎情況等一系列資料信息。對于黨政機(jī)關(guān)來說，干部人事檔案是考察干部的品行、能力、績效的最重要也是最可靠的工具［2，3］之一。在當(dāng)前強(qiáng)化清政廉政建設(shè)的新形勢下，要建設(shè)一支高素質(zhì)干部隊(duì)伍，干部人事檔案管理工作顯得尤為重要，社會和諧發(fā)展并大力建設(shè)中國特色社會主義事業(yè)，在用人選人上需要各級黨政部門嚴(yán)格核查干部的人事檔案，以免用人不當(dāng)，給國家和人民帶來負(fù)面影響。

一、關(guān)于干部人事檔案管理的研究梳理

干部人事檔案管理在人力資源管理中發(fā)揮著重要的作用，通過梳理文獻(xiàn)可以看出，不同學(xué)者基于不同的研究目的，從干部人事檔案制度及其變遷、干部人事檔案管理存在的問題、干部人事檔案改革的對策等角度對干部人事檔案的管理進(jìn)行了研究。宋丹（2016）、李靜（2017）、盧東慧（2018）等學(xué)者指出，干部人事檔案是政府處理公共事務(wù)的工具，干部人事檔案制度由國家頒布的人事檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)條例組成；從干部人事檔案制度的發(fā)展脈絡(luò)看，1939年～1949年是干部人事檔案發(fā)展的早期階段，1949年～1978年逐步開始對干部人事檔案進(jìn)行集中管理，改革開放至今，干部人事檔案的整理、轉(zhuǎn)遞等工作開始有了統(tǒng)一的規(guī)范要求。［4-6］王佳（2015）、趙驚濤（2017）、李興春和馬雁（2018）等學(xué)者指出干部人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、動態(tài)性、真實(shí)性等特征，長期以來，很多單位重視人事工作，輕視干部檔案管理，這導(dǎo)致干部人事檔案管理工作普遍滯后于人事工作；目前，存在干部人事檔案未實(shí)現(xiàn)專人管理、管理干部人事檔案的人員專業(yè)素質(zhì)不高、干部人事檔案內(nèi)容沒有與時俱進(jìn)、干部人事檔案信息化建設(shè)滯后等問題。［7-9］鐘明娟（2016）、梅雪松（2017）、楊秀紅（2018）、方德生（2018）等學(xué)者針對干部人事檔案管理過程中存在的問題，提出優(yōu)化檔案管理體制、健全檔案管理制度、提高相關(guān)人員整體檔案意識、加快推進(jìn)干部人事檔案工作信息化等改進(jìn)對策。［10-13］

從上述文獻(xiàn)梳理可以看出，已有研究成果對推進(jìn)干部人事檔案管理工作具有重要參考借鑒意義。但是，在中國特色社會主義進(jìn)入新時代的背景下，領(lǐng)導(dǎo)干部是中國共產(chǎn)黨執(zhí)政的領(lǐng)導(dǎo)者，是中國特色社會主義事業(yè)的建設(shè)者，是人民群眾的公仆，如此重要的角色，對于選人用人基礎(chǔ)工作之一的干部人事檔案工作就需要與時俱進(jìn)，滿足更高的要求和規(guī)范，為選拔符合時代發(fā)展要求的好干部做好輔助工作。基于此，本文擬對新形勢下干部人事檔案管理工作中尚存在的問題進(jìn)行一下梳理，并以問題為導(dǎo)向提出進(jìn)一步健全完善的建議。

二、當(dāng)前我國干部人事檔案管理工作中存在的不足和問題

在當(dāng)前全面建成小康社會進(jìn)入決勝階段、中國特色社會主義進(jìn)入新時代的關(guān)鍵時期，黨和國家的各級機(jī)關(guān)都需要選拔更多的優(yōu)秀干部勇挑重?fù)?dān)，擔(dān)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)人民群眾干事創(chuàng)業(yè)的責(zé)任。在選拔德才兼?zhèn)漕I(lǐng)導(dǎo)干部過程中，干部人事檔案的查閱、甄別、核實(shí)等發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。當(dāng)前我國的干部人事檔案管理工作獲得了長足的發(fā)展，檔案管理的規(guī)章制度日趨完善，管理方法和管理手段不斷現(xiàn)代化、信息化。但也必須看到，當(dāng)前的干部人事檔案管理工作還存在諸多不足和問題，需要引起高度重視，進(jìn)行理性思考，并對癥下藥尋求解決之道。

（一）干部人事檔案內(nèi)容不完整

干部人事檔案主要包括干部的履歷、自傳、品德記述、學(xué)習(xí)經(jīng)歷記載、學(xué)歷證明記載、社會經(jīng)驗(yàn)、實(shí)踐成就、獲獎經(jīng)歷、干部任免、工資變動情況等等一系列的內(nèi)容。與普通檔案不同，干部人事檔案是黨選拔、任用干部的重要依據(jù)，正因如此，干部人事檔案的內(nèi)容必須具有高度的完整性和真實(shí)性。但是據(jù)統(tǒng)計(jì)，很多干部人事檔案的內(nèi)容在經(jīng)過很多不同層面的部門管理后，檔案中許多細(xì)節(jié)性內(nèi)容或者需要新增進(jìn)去的內(nèi)容都沒有得到更新。這就無法了解這些干部的全部信息，尤其是最新信息，有的干部可能因此喪失競選優(yōu)勢，從而影響黨組織的選拔任用人才取向。

（二）存在虛假的檔案信息

在從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)治吏的時代背景下，我國又是一個擁有十三億人口的大國，這意味著不論做什么，想要什么工作或職位，都有無數(shù)的人競爭。在這樣大的競爭壓力下，干部人事檔案就成為證明干部優(yōu)勢的證據(jù)之一，干部人事檔案中優(yōu)秀方面的材料越豐富，干部的優(yōu)勢就越明顯。這就使得部分人捏造虛假檔案材料行為的發(fā)生，比如：虛報(bào)獲獎項(xiàng)目、隱瞞錯誤過失、捏造工作經(jīng)驗(yàn)以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷情況等，即便是被黨組織、政府所任用，時間久了也會原形畢露。在這種情況下，原來能力強(qiáng)的人因沒被挖掘而失去為國家效力的機(jī)會；而能力欠缺的人因在現(xiàn)有崗位上一直停滯不前，而給黨、國家和人民帶來損失。

（三）干部人事檔案管理制度不健全

時代在與時俱進(jìn)的發(fā)展，制度卻停滯不前，這是干部人事檔案管理的又一大弊端。隨著人員的增長與各種干部崗位調(diào)動，干部人事檔案的流動性也越來越大。每個單位的干部人事檔案材料基本都是采用紙質(zhì)版保存的，在隨著干部調(diào)動等人員流轉(zhuǎn)中極容易將干部的人事檔案丟失。另外，由于干部人事檔案管理制度的特殊化以及保存性流程的僵化體制，干部要想重新辦理檔案，程序會十分的繁瑣，加上原來的檔案管理方面政策內(nèi)容較少，多半為查閱、保密、轉(zhuǎn)存等一些簡單工作，而對于干部人事檔案材料中的各階段信息、干部任免情況、調(diào)動情況以及家庭狀況等都未做詳細(xì)的分類與記錄，導(dǎo)致有些材料無法補(bǔ)辦。因此，這種簡單不全面的管理制度給干部的審核帶來很大的困擾與困難。

（四）保存檔案的技術(shù)方法落后

上個世紀(jì)的中國，許多方面都十分落后，包括計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)。那時的干部人事檔案多是手抄或者油印的紙質(zhì)版，很少有電子版的材料保存下來，在這樣的情況下，很難用人工去對檔案材料進(jìn)行備份管理。沒有信息技術(shù)高效、及時、敏捷功能的幫助，干部人事檔案的管理人員在整理檔案的過程中效率低下，對于材料的分類或者內(nèi)容的歸檔、補(bǔ)充也容易出錯，這就容易給干部的任用、考核等帶來不便。另外，紙質(zhì)版一般很難進(jìn)行備份，如果需要備份一套文檔，所用時間長，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如電子版，短短幾分鐘就可以解決；紙質(zhì)版?zhèn)浞菁群臅r又耗力，并且在處理過程中還容易造成檔案材料損壞或丟失。從長遠(yuǎn)來講，信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用是必然的，以前的純手工人力整理干部人事檔案的方式已經(jīng)不現(xiàn)實(shí)，技術(shù)的發(fā)展要求檔案管理部門觀念的轉(zhuǎn)變。

（5）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不足

檔案管理中最重要的一個角色——檔案管理人員，是管理部門最需要關(guān)注的人。但管理部門都經(jīng)常忽略了對管理人員的培訓(xùn)，對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)都不太重視。很多檔案管理人員由于缺乏檔案管理的專業(yè)性知識，在管理檔案時對自己的工作不太熟悉，對于整理檔案的一系列流程容易混淆，在對檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)失誤。再則，由于干部人事檔案管理的保密性，很多檔案管理工作都是在保密情況下進(jìn)行的，不會公開、公布于人前。這就出現(xiàn)了一個新的問題，不專業(yè)的檔案管理人員對于檔案材料的重要性認(rèn)識不夠，甚至覺得檔案管理只要隨意收集材料進(jìn)行歸檔即可，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)十分簡單輕松的工作。對干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性認(rèn)識不足，檔案管理人員就會出現(xiàn)責(zé)任意識薄弱、專業(yè)素質(zhì)不高的行為。如果將干部人事檔案交由這樣的人員去管理，在檔案管理工作中將會出現(xiàn)非常大的安全隱患。

三、完善干部人事檔案管理工作的路徑

（一）及時做好檔案補(bǔ)充內(nèi)容的工作

針對因?yàn)楦刹咳耸聶n案內(nèi)容的不完整性及檔案材料缺失，給黨政機(jī)關(guān)選拔人才帶來困擾問題，檔案管理部門應(yīng)設(shè)專門的檔案內(nèi)容甄別機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)一批專業(yè)完善干部人事檔案材料內(nèi)容的專業(yè)管理人員。專業(yè)的人員配上專門的機(jī)構(gòu)，為檔案材料的完整性提供保證。同時，檔案內(nèi)容的補(bǔ)充要十分及時，不能出現(xiàn)拖拉、停滯的現(xiàn)象，這會使整理補(bǔ)充檔案材料的成效大大降低，達(dá)不到整頓的目的。因此，及時、專業(yè)地對干部人事檔案材料補(bǔ)充整理才會將檔案管理提高到更高層次的水平。

（二）做好嚴(yán)格審查、核實(shí)檔案內(nèi)容的工作

針對干部人事檔案材料存在虛假、捏造成分而可能導(dǎo)致用人不當(dāng)問題，需要進(jìn)一步加大對檔案材料的甄別及對涉事人員的處罰力度。管理部門要認(rèn)真檢查并核實(shí)所在機(jī)構(gòu)的每一位干部的每一份檔案材料。例如：材料中記載干部本人的學(xué)歷及學(xué)校，要證實(shí)它的真實(shí)性，需要有檔案管理部門的核查人員在相關(guān)審核網(wǎng)站中進(jìn)行核實(shí)，出具審核證明，并到該干部畢業(yè)的學(xué)校相關(guān)部門核查當(dāng)時入學(xué)時的信息即可。包括干部的獲獎及成就等也要派專員去進(jìn)行核實(shí)，而經(jīng)核實(shí)無誤，要備份文稿，并將檔案材料存入干部本人檔案，如有虛假，則需啟動后續(xù)程序進(jìn)行處理。在如此規(guī)范的人事檔案管理制度中，黨政機(jī)關(guān)在科學(xué)地選人用人時，也能將干部實(shí)際情況分析得更加透徹，從綜合方面考慮得更加清楚，從中甄選出更加賢能的干部，為國家為人民更好的服務(wù)。

（三）健全完善檔案管理的制度

要想根除人事檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，最基本的是要健全檔案管理制度，并不斷完善人事檔案管理?xiàng)l例。首先，收集、整理、歸類檔案材料方面的管理工作要隨著現(xiàn)實(shí)的需要不斷改進(jìn)完善。其次，檔案的保密工作要加強(qiáng)，不能隨意將檔案外借，如有必須外借查閱的情況，需借閱方出具相關(guān)的證明文件，并要在專門的借閱登記簿上對檔案的借出時間、場地、事由等做出詳細(xì)的記錄。最后，對于不同干部所屬的部門及職位的調(diào)動方向，檔案管理也應(yīng)做出不同的歸類，對于他們的檔案材料做出對應(yīng)的保護(hù)措施，做到精準(zhǔn)、嚴(yán)密、周全的管理，使在對干部審核時能快速地將最新、最完整的檔案提供核查。

（四）將干部人事檔案管理與最新的科學(xué)技術(shù)相結(jié)合

信息技術(shù)的高速發(fā)展對做好干部人事檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)也帶來了新機(jī)遇。一方面，作為一個檔案管理機(jī)構(gòu)，保存檔案如此重要的工作，必然要輔之以最好的保存手段。而信息技術(shù)的發(fā)展就為管理機(jī)構(gòu)保存檔案提供了一個革新的機(jī)會，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高效率、高準(zhǔn)確率、高靈活率都使檔案保存變得越來越省時、省力、便捷。再者，將最新的科學(xué)技術(shù)——計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理，能夠加快檔案材料整體從紙質(zhì)版向電子版的過渡。電子版不僅備份容易，保密性也更強(qiáng)（可在計(jì)算機(jī)中設(shè)置特殊密碼），在保存上也更安全，不容易丟失。另一方面，將檔案管理與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)結(jié)合也為管理檔案的工作人員提供了更多的時間與空間去研究檔案管理制度，在制度的改革與修正以及對檔案材料的完善上、真實(shí)性上、檔案材料整理的細(xì)節(jié)上投入更多的精力，從而把檔案管理工作做得更好。

（五）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對于直接接觸干部人事檔案的檔案管理工作人員來說，其品德、責(zé)任意識與專業(yè)管理水平是做好檔案管理工作的重要保證。因此，應(yīng)加大對檔案管理工作者的選拔、培養(yǎng)與培訓(xùn)力度，注重“信念堅(jiān)定、為民服務(wù)、勤政務(wù)實(shí)、敢于擔(dān)當(dāng)、清正廉潔”等方面的素質(zhì)，要強(qiáng)化檔案管理工作者的職業(yè)道德素養(yǎng)，因?yàn)楦刹康娜耸聶n案材料需要絕對的真實(shí)，而要保證這一點(diǎn)，就需要管理人員擁有公平公正、謹(jǐn)慎認(rèn)真的品格。因此，在選拔管理人員時一定要將考察他們個人的品格放在第一位，對工作的責(zé)任感與工作能力都要作為考察內(nèi)容。要重視和加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)工作力度，通過專題培訓(xùn)班、不定期的檔案管理講座等，不斷提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、優(yōu)良作風(fēng)。要做好檔案管理的傳幫帶工作，并請有經(jīng)驗(yàn)的、老練的、優(yōu)秀的檔案管理人員對新進(jìn)的人員做工作指導(dǎo)或者培訓(xùn)，從理論與實(shí)踐的結(jié)合上不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在注入新生動力的基礎(chǔ)上，鞏固和加強(qiáng)黨的執(zhí)政地位，為我們黨建設(shè)出一支高素質(zhì)的干部檔案管理隊(duì)伍。