試論高校檔案管理存在的問題及對策

摘要：檔案管理工作對于任何一個單位來說都是至關重要的任務，高校作為教書育人的基地，且有著為社會培養(yǎng)高精尖人才的責任，檔案的管理工作更是重中之重。本文基于檔案管理的基本概念及其特點，分析了當下其面臨的種種問題，并且分析了能夠有效解決問題的對策。

關鍵詞：高校;檔案管理;問題;對策

一、高校檔案管理的特點

（一）社會性

對于高校學生檔案的屬性認定，多從服務社會的角度進行考慮。由于高校學生最終要從校園進入社會，因此需要保存和錄入關于高校學生畢業(yè)信息、體能水平、道德素養(yǎng)、學習成績等方面的檔案信息。社會直接索取高校科研成果及技術服務產(chǎn)品，因此，高校檔案最終應用于社會服務與社會發(fā)展，具備鮮明的社會屬性。

（二）綜合性

高校檔案信息包含了學生的學習及在校活動情況，也包括了教學成果及技術產(chǎn)品，還包括財務數(shù)據(jù)及人事檔案信息等，具備較強的綜合性特征。高校在培養(yǎng)人才的過程中，還經(jīng)常帶領學生去工廠、研究所等地實習，這類信息也被納入高校檔案管理系統(tǒng)。

（三）系統(tǒng)性

高校檔案信息涉及到的種類多樣，包括學生數(shù)據(jù)、行政資料、財務數(shù)據(jù)、黨群建設、教研科研等等，共有11個類型。形式上包括紙質(zhì)的檔案資料，也包括電子文檔及表格數(shù)據(jù)等，這些儲存在高校檔案信息系統(tǒng)的材料，被統(tǒng)一管理，使用時也需要憑借一定資格權限才能自由查看，具備較強的系統(tǒng)性特征。

二、新時期對高校檔案管理的要求

（一）管理體系集約化

在日新月異的檔案系統(tǒng)管理趨勢下，要實現(xiàn)高校檔案管理的科學化與合理化，必須將高校檔案管理推向集約化改革。對原有的檔案管理體制進行創(chuàng)新，實現(xiàn)業(yè)務與方法上的統(tǒng)一，合理配置檔案管理資源，實現(xiàn)資料收集、保存與管理的規(guī)范化，更好服務于高校發(fā)展。

（二）管理方式模塊化

當前，伴隨信息技術的高速發(fā)展，高校檔案管理也有必要借助管理軟件對高校檔案信息實施模塊化管理。在模塊化技術軟件的幫助下，高校檔案能得到細化和分解，這不但明確了高校檔案管理人員的職責，還將人力及物理資源的投入合理化，最終提升高校檔案管理的精細化效果。

（三）高程度信息化

在信息化時代，高校檔案管理必須跟上信息化要求，憑借最新的信息化處理軟件，保存與管理高校檔案信息，這種高程度的信息化處理要求為高校管理帶來了許多便捷。此外，隨著圖像、文本、音像、軟件和科學數(shù)據(jù)等各種檔案資料載體形式的廣泛使用，對于高校檔案管理信息化水平同樣提出了較高的要求。

三、高校檔案管理概述

所謂高校檔案管理，是高校檔案管理部門對學生學習活動、教師科研、學校管理等資料的保存與管理過程。以上這些資料在高校檔案管理系統(tǒng)中具有較高的保存與使用價值。一般來講，高校對檔案管理分為實體與信息兩部分的管理。前者是對實體檔案材料的管理。后者則是對高校檔案的信息材料實施保存與管理。在信息化時代背景下，高校檔案管理會經(jīng)過保管、整理、鑒定、收集等步驟，檔案資料的實體性逐漸向信息化演進，實現(xiàn)充分的信息管理現(xiàn)代化與合理化，為構建統(tǒng)一和規(guī)范的現(xiàn)代館藏體系提供保障。

四、高校檔案管理中的一系列問題

（一）檔案管理缺少健全制度

著眼于我國高校檔案管理工作現(xiàn)狀，不少高校沒能將檔案的科學化管理引起重視，導致日常檔案管理的不規(guī)范。這其中一個重要原因便是缺失足夠健全的檔案管理制度。多數(shù)學校沒有按照規(guī)章制度存放和保管檔案材料，例如未能使用專用封面進行檔案材料裝訂，未在檔案封裝處增加檔案管理印章。還有一些學校沒有將封面的材料內(nèi)容備注完整，導致檔案的查找與使用效率降低。同時，不少學校未按規(guī)定裝訂保管檔案以及將檔案各類文檔收集、整理、管理和利用，造成檔案資料因管理不當而缺失或不完整，不能保證檔案信息的連續(xù)性。此外，對于檔案的節(jié)約與使用，沒有設立嚴格的權限認定制度，一些學校對外借閱檔案材料，任憑領導一句話或者借助私人關系就可實現(xiàn)。這對于檔案的秘密性保管沒有益處。對于借出的檔案材料，檔案管理部門也未能設立實時性的認證與跟蹤制度，導致檔案丟失等不良結(jié)果。由于當前高校檔案管理人員對檔案管理的安全與保密意識不全，加之高校檔案監(jiān)管人員的失職，導致檔案管理與保密工作實效降低，影響了高校檔案管理的規(guī)范化進程。

（二）檔案管理人員素養(yǎng)較低

對于當前高校檔案管理人員隊伍的素養(yǎng)來講，由于不少高校招聘的專職檔案人員沒有經(jīng)過具體的入職培訓和業(yè)務提升，因此，多數(shù)檔案管理人員在從事檔案管理時，沒有系統(tǒng)性的職業(yè)思維與科學的檔案管理方法，一些學校甚至內(nèi)部隨意調(diào)崗，以此填充檔案管理崗位人員。長此以往，缺少專業(yè)實務能力的檔案管理人員素養(yǎng)便會參差不齊，由于缺少基本的檔案資料研究與理論能力，在這一崗位上，檔案管理人員開始思想松懈、玩忽職守，導致工作效率大大降低，離職率也直線上升。因此，導致檔案部門招聘人才很困難，再加上學校重視程度不夠，導致各級檔案管理人員很少有接受培訓或者急需教育的機會。檔案管理本身是高校一線工作，對于日漸缺少專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員隊伍現(xiàn)狀來說，高校因為沒能提供日常性的業(yè)務培訓與職業(yè)學習機會，檔案管理人員思想懈怠與意識形態(tài)不足的情況，不利于高校檔案管理。

（三）設備落后跟不上發(fā)展需求

當前，盡管信息化技術在不少高校教學管理中得到應用，但是目前多數(shù)高校在檔案管理活動中，沒有更換傳統(tǒng)的設備與系統(tǒng)，仍然沿用舊式的設備系統(tǒng)進行檔案保存與管理。檔案柜、巨大的檔案保存房間等，都是目前許多高校放置與保存檔案管理的主要辦法。伴隨高校檔案管理環(huán)境的開放化與技術的發(fā)展，陳舊的檔案管理設備已經(jīng)跟不上時代的要求，因此，檔案管理對設備的要求越來越高，包括計算機系統(tǒng)、移動儲存設備等，都將成為高校檔案管理的新型必備設備。但是很多學校由于過于重視教學科研，忽視了對檔案管理部門的投入，導致很多學校的檔案管理部門連基本的數(shù)據(jù)存儲設備都不足。高校檔案管理室的計算機、光盤等系統(tǒng)設備大多老化，難以滿足檔案管理的技術要求，影響了檔案資料的正常儲存與保管。此外，計算機設備若缺少足夠先進的殺毒軟件，那么計算機中毒后將對檔案資料的安全性造成致命影響。

（四）檔案管理意識淡薄

當前，高校檔案管理部門及工作人員由于缺乏意識上對檔案管理的重視，疲于應付上級的檢查，導致檔案管理工作效率跟不上高校發(fā)展的要求。一些高校在檔案管理工作中存在嚴重過的形式主義思想，認為主要過了上級的檢查關口，日常檔案的更新與管理都不那么重要。這種對檔案管理工作的淡默態(tài)度與檔案管理工作自身的性質(zhì)有著一定關聯(lián)。眾所周知，作為一項投資回報不成正比的工作，檔案管理不但經(jīng)濟效益低，投資到收益的周期還很長。高校在學校事務的管理上，常常將這項不能為學校帶來經(jīng)濟效益的工作放在不重要的位置，認為檔案是社會各界不太關注的一類內(nèi)容。同時，高校將管理工作的重心一直以來都放在學生的教學活動中，不重視檔案管理，自然而然使得檔案管理工作質(zhì)量與效率得不到顯著提高。此外，考慮到多數(shù)高校從事檔案管理的人員在業(yè)務素質(zhì)上都水平不高，缺乏檔案管理的基礎性理論知識，工作態(tài)度不積極，導致檔案管理工作出現(xiàn)各類問題。

（五）檔案管理工作考核不科學

對于教學職責的評定來講，多數(shù)從事教師職業(yè)的工作者有論文、專利、教學獎勵等渠道可以考核和量化其工作成果。而對于檔案管理工作人員來說，他們從事的大部分還是以提供服務為主的工作，如果我們將他們與常年從事專職教學與科研的教職工放在同樣一個平臺上去競爭，顯然這對于檔案管理人員來說是顯失公平的。由于檔案管理人員與教師的工作考核有著本質(zhì)上的區(qū)別，在考核檔案管理人員的工作成果時，不可能按照考核教師工作那樣，以發(fā)表職稱論文、研究教學科研成果來恒定其工作職責的好壞，因此，缺乏足夠?qū)嶋H和科學的考核機制，是阻礙檔案管理工作者工作積極性提高的重要原因。

五、能夠有效解決問題的應對策略

（一）提升檔案管理服務意識

作為高校組織教學活動、管理綜合事務的一項重要工作，全校及檔案工作部門有必要從思想上提高對檔案管理的服務意識。通過舉辦會議、培訓、參觀等活動增強員工及教師對檔案管理的重要性的認識。尤其是針對檔案管理人員，要采取培訓、激勵措施激發(fā)他們對于檔案管理崗位的信心與興趣。作為學校信息管理的中心環(huán)節(jié)，學校要動員檔案管理工作人員提升對檔案作用、利用效果及價值宣傳的重視，激勵部門爭相學習檔案管理知識，營造人性化的工作氛圍，為學校檔案管理工作水平的提升奠定基礎。

（二）健全檔案管理制度

有了制度的保障，檔案管理工作才能有條不紊的開展。高校應當為檔案管理部門設定健全的審批、工作職責、安全保衛(wèi)、指標考核等制度，讓檔案管理人員了解工作規(guī)章制度，借助考試、培訓、比賽等活動，激勵員工主動學習檔案管理相關制度內(nèi)容，加深人員對檔案管理制度內(nèi)容的印象，同時，要建立定期檢查的考核制度，不定時為檔案管理部門實施工作質(zhì)量考核，將指標細化到人，細化到制度條例，讓員工在嚴格的考核中充分重視檔案管理工作，自覺提升檔案管理工作的積極性與創(chuàng)造性。

（三）提升檔案管理的現(xiàn)代化

在信息化時代，高校檔案管理工作面臨著來自社會和同行的諸多挑戰(zhàn)。因此，高校應當主動適應時代的需要，加快知識經(jīng)濟時代檔案管理的現(xiàn)代化改革。一是建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，利用計算機網(wǎng)絡技術，將各類新型網(wǎng)絡技術應用到檔案管理中，提升檔案管理的技術水平。例如，對于高校學生的檔案信息管理，可借助網(wǎng)絡檢索的功能，快速核對和查找關鍵詞，并為班級、教師建立對應的數(shù)據(jù)庫，方便一體化管理。二是擴大檔案管理信息資源，將網(wǎng)絡資源應用到檔案收集與管理中，擴大高校在網(wǎng)絡環(huán)境的影響力。同時，在我國高校網(wǎng)絡科研教育領域，應聯(lián)合檔案系統(tǒng)，整合網(wǎng)絡學校資源，提升過網(wǎng)絡環(huán)境高校的品牌與口碑。三是為了更好地為高校檔案信息網(wǎng)的建設服務，高校可以建立國家教育科研網(wǎng)、高校校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)學校信息網(wǎng)等網(wǎng)站，融合檔案管理需求，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境高校檔案管理的互通與共享。

（四）強化檔案管理現(xiàn)代化理念

當前，網(wǎng)絡環(huán)境下，高校檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境更加開放和自由。對此，高校檔案管理工作應該從內(nèi)容到人員，都應更新傳統(tǒng)的工作理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)封閉式的管理思想，讓檔案管理人員接受開放式的檔案管理理念，提升管理的時代性與責任意識，變被動為主動，學習檔案管理現(xiàn)代知識與技術，科學地認識到檔案管理是服務學校未來發(fā)展，服務學校科研事業(yè)的一項必不可少的管理活動。同時，在同行競爭日漸激烈的形勢下，作為檔案管理工作人員，也要與時俱進，提升自身業(yè)務素養(yǎng)，主動學習檔案管理現(xiàn)代化技術與知識，用知識武裝自己，同時加強與其他院校的交流，吸取其他院校良好的檔案管理經(jīng)驗，補齊短板，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（五）提升檔案管理工作者素質(zhì)

作為檔案管理的主要主體，檔案管理工作者必須要適應現(xiàn)代化時代需求，從以下方面提升自身的業(yè)務素養(yǎng)，主動適應新的工作環(huán)境與要求：一是要參與系統(tǒng)化的職業(yè)教育。為了提升檔案管理工作基礎，檔案管理人員必須通過專業(yè)技能學習與職業(yè)訓練來接觸有關高校檔案管理的各類圖書及資料的管理實務，在系統(tǒng)學習下，有專門教師指導，有系統(tǒng)的考核認定，進而提高職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)品德，勝任本職工作。二是持續(xù)不斷的接受繼續(xù)教育。在知識更新日漸加快的今天，檔案管理工作人員要樹立終身學習的理念，在學習新知識的同時，不忘鍛煉操作各種技術軟件的能力，更新陳舊的工作理念，促使傳統(tǒng)檔案學知識架構向現(xiàn)代化開放性檔案學知識架構的轉(zhuǎn)變。所以，知識經(jīng)濟時代，從事檔案管理的工作人員要不斷以繼續(xù)教育深化自己的知識系統(tǒng)，為解決新時代檔案管理出現(xiàn)的各種問題打好基礎。

六、在實踐中進一步優(yōu)化的戰(zhàn)略實施

（一）優(yōu)化檔案管理體系

當前，首先要對檔案管理部門進行改革。要單獨設立專門的檔案管理部門，從傳統(tǒng)的綜合管理部門脫離出來，對部門現(xiàn)有人員進行職責劃分，分工合作，明確各自的職責與責任，并出臺細化工作任務的制度。其次，要健全高校檔案管理工作制度，包括檔案資料的收集、保管、儲存及維護等，由專人負責檔案管理的各項工作，確保檔案紙質(zhì)與電子資料分類保管，安全保存，促使檔案管理在健全的制度基礎上有序展開。

（二）增加檔案管理資金投入

要確保高校檔案管理邁上新的臺階，各項工作有序開展，必須要投入足夠的資金，確保硬件與軟件到位，為檔案管理工作提供物質(zhì)保障。尤其是信息化時代下，高校檔案管理離不開各類計算機儲存與打印設備，高校檔案管理部門應具備足夠的服務設備，才能開展多樣的檔案管理工作。同時，要投入資金招納專業(yè)的技術維護人員，確保日常檔案管理設備的正常運轉(zhuǎn)，為檔案管理工作室配備足夠的消防設施設備與防火防盜設備，提升檔案管理的安全性與保密性，避免檔案管理工作出現(xiàn)差池。

（三）規(guī)范檔案管理工作流程

要提升高校檔案管理效率，應首先從細化和規(guī)范工作流程開始，為檔案管理工作建立完善的規(guī)章制度，尤其是法律法規(guī)這一塊，高校應切實依據(jù)《檔案法》的規(guī)定，對現(xiàn)有的工作流程進行細化和梳理，從檔案的收集與保管等方面，嚴格按照法律要求，規(guī)范工作程序，提升檔案管理品質(zhì)。

（四）提升數(shù)字化檔案管理水平

在信息化時代下，圖像、文本、音像、軟件和科學數(shù)據(jù)等檔案資料替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料，成為數(shù)字化檔案管理的最主要類型。高校應當借助數(shù)字化建設需要，從檔案的歸檔到保存，都應嚴格將數(shù)據(jù)錄入計算機系統(tǒng)，確保信息的時效性與準確性，并定期更新高校檔案數(shù)據(jù)庫，便于及時服務高校檔案發(fā)展。

結(jié)語

綜上，高校管理活動中，檔案管理極為重要。對于一名從事后高校檔案管理的工作者，面對現(xiàn)代化的工作形勢，我們不僅認識到檔案管理的重要性，也有了更大的壓力與責任做好檔案工作。但唯有主動適應現(xiàn)代化檔案管理要求，從思想到行動，優(yōu)化檔案管理工作的理念與流程，調(diào)整檔案管理工作思路，將檔案管理作為學校工作的關鍵環(huán)節(jié)，轉(zhuǎn)變工作思想，提升檔案管理知識水平與業(yè)務素質(zhì)，為提高高校檔案管理工作質(zhì)量提供保障，使檔案管理能更好服務于學校的教學與科研工作。

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作者簡介：胡苗（1977.1-），女，湖南汨羅人，民族漢，碩士學位，講師，研究方向：高校建設及檔案管理與利用。

（作者單位：湖南環(huán)境生物職業(yè)技術學院）