國(guó)企基層辦公室人員會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)技巧

【摘 要】 會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)加工、整理出來(lái)的一種記敘性和介紹性的文件。包括會(huì)議的基本情況、主要精神及中心內(nèi)容，便于向上級(jí)匯報(bào)或向有關(guān)人員傳達(dá)及分發(fā)。本文通過(guò)對(duì)比會(huì)議紀(jì)要與其它文體的區(qū)別，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作技巧進(jìn)行了簡(jiǎn)要探討。

【關(guān)鍵詞】 辦公室人員 會(huì)議紀(jì)要 技巧

作為記載和傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容的一種公文，會(huì)議紀(jì)要是對(duì)一場(chǎng)會(huì)議的高度概括和會(huì)議內(nèi)容的凝練，是三重一大等重要決策性會(huì)議的指導(dǎo)性文件，通常，會(huì)議紀(jì)要會(huì)以紅頭文件的形式進(jìn)行向上級(jí)抄送或是向下屬單位下發(fā)，同時(shí)也是年終審計(jì)等的重要參考性文件。因此會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)要言簡(jiǎn)意賅、中心突出、語(yǔ)言練達(dá)、層次分明，而基層辦公室人員在會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)時(shí)也應(yīng)該精心、精準(zhǔn)、精細(xì)、精密，全面、完整、準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況。

一、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別

1.性質(zhì)不同

會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議詳細(xì)情況的記錄，不是正式的公文，是會(huì)議的原始材料，作為會(huì)議資料留存;會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是正式的公文，需要會(huì)簽、印制、下發(fā)、傳閱、執(zhí)行。

2.對(duì)象不同

不論是一般性會(huì)議，常規(guī)會(huì)議還是重要會(huì)議，從資料留存的角度來(lái)講都需要有會(huì)議記錄，而會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是對(duì)三重一大型會(huì)議，如總經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)、職工代表大會(huì)等重大會(huì)議上的決策、決議、事項(xiàng)進(jìn)行概括或通報(bào)。

3.寫(xiě)法不同

會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議上的內(nèi)容進(jìn)行記錄，要求客觀、詳實(shí)、完整，而會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的高度凝練與概括，需要傳達(dá)會(huì)議精神、核心、實(shí)質(zhì)，需要有選擇性、提煉性、高度概括性。

二、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)

1.真實(shí)有效

會(huì)議紀(jì)要通常是基于完備的會(huì)議記錄、會(huì)議資料的基礎(chǔ)上起草的，會(huì)議紀(jì)要需真實(shí)可靠，需經(jīng)與會(huì)人批準(zhǔn)，經(jīng)相關(guān)園領(lǐng)導(dǎo)審核、會(huì)簽，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，反復(fù)校對(duì)后方能印發(fā)。

2.要點(diǎn)突出

會(huì)議紀(jì)要要圍繞會(huì)議議題進(jìn)行撰寫(xiě)，經(jīng)過(guò)分析、梳理，提煉出會(huì)議的精神、主要內(nèi)容、主要觀點(diǎn)，經(jīng)過(guò)刪繁提要，對(duì)每項(xiàng)議題進(jìn)行高度凝練。

3.條理清晰

鑒于會(huì)議記錄和會(huì)議材料的復(fù)雜性，會(huì)議紀(jì)要起草前要對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行歸納分類(lèi)，不能寫(xiě)成一鍋“大雜燴”，要有條有理，有綱有目。

三、會(huì)議紀(jì)要的起草方法

1.做好會(huì)前準(zhǔn)備

參會(huì)前，要對(duì)會(huì)議議程、會(huì)議議題、參會(huì)人員、匯報(bào)部門(mén)、會(huì)議材料有充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)照領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿等，對(duì)會(huì)議可能討論的事項(xiàng)有科學(xué)的預(yù)判。

2.做好會(huì)議記錄

對(duì)會(huì)議過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)的總結(jié)性發(fā)言、會(huì)議討論的核心內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)記錄;對(duì)匯報(bào)部門(mén)、牽頭部門(mén)所匯報(bào)的問(wèn)題，提出的建議、解決法案，分管領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度進(jìn)行有針對(duì)性記錄;對(duì)會(huì)議涉及到的人員安排、經(jīng)費(fèi)調(diào)配、工作部署以及會(huì)議主持人對(duì)某些舉措的贊成與反對(duì)意見(jiàn)進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

3.運(yùn)用第三人稱(chēng)寫(xiě)法

由于會(huì)議紀(jì)要反映的是參會(huì)人集體的決策、意志，因此，會(huì)議紀(jì)要要以整個(gè)會(huì)議的名義來(lái)表述，并且一般采用第三人稱(chēng)的寫(xiě)法來(lái)寫(xiě)，如“會(huì)議決定”“會(huì)議指出”“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議要求”“會(huì)議聽(tīng)取了”“會(huì)議討論了”“會(huì)議通過(guò)了”等對(duì)會(huì)議代表的共同決定進(jìn)行高度概括。

4.措辭精準(zhǔn)，言語(yǔ)實(shí)用

用詞準(zhǔn)確是起草會(huì)議紀(jì)要的關(guān)鍵。首先，用詞要準(zhǔn)確，如，“第XX次總經(jīng)理辦公會(huì)”和“第XX次總經(jīng)理辦公（擴(kuò)大）會(huì)”，多了擴(kuò)大二字，參會(huì)人的范圍就會(huì)有極大的不同，再如，會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人、記錄人、主持人以及會(huì)議中涉及到的數(shù)字、金額等都需要準(zhǔn)確、詳實(shí)。其次，用語(yǔ)要準(zhǔn)確，會(huì)議紀(jì)要需要如實(shí)的反映會(huì)議內(nèi)容，用語(yǔ)不能華麗、夸大，不能脫離實(shí)際再創(chuàng)作，不能增添個(gè)人主觀色彩。會(huì)議紀(jì)要作為貫徹執(zhí)行性文件，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要、清晰明了，對(duì)議題的目的、意義、結(jié)果等進(jìn)行概述，不矯揉造作，不模棱兩可、含糊不清。最后，細(xì)節(jié)要準(zhǔn)確，印發(fā)日期、份數(shù)、報(bào)送對(duì)象、抄送對(duì)象都要逐一完善，認(rèn)真校對(duì)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、格式等也需要特別注意。如，XX字〔2020〕XX號(hào)，要與之前的文件相連貫;日期要寫(xiě)XX年XX月XX日，或者大寫(xiě)的二〇二〇年二月二日;會(huì)議紀(jì)要不需要加蓋公章等。

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作者簡(jiǎn)介：郝超穎（1992年7月），女，漢，山西，工程師，碩士研究生，中國(guó)航天科技集團(tuán)公司第一研究院航天幼兒園，研究方向企業(yè)管理、辦公室工作。