公共資源交易項目檔案管理模式構(gòu)建分析

齊健

摘 要：隨著我國公共資源交易項目的增多，項目檔案數(shù)量也隨之增加，這使得項目檔案管理在公共資源交易項目管理中的作用和價值逐步凸顯。公共資源交易中心必須加強項目檔案管理工作，創(chuàng)新項目檔案管理模式，以保證檔案資料的完整性、安全性和利用價值。本文從概述公共資源交易項目檔案入手，論述了公共資源交易項目檔案管理模式的構(gòu)建策略，期望對提高項目檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：公共資源交易中心 項目檔案管理 電子化檔案

在我國深入推進公共資源交易市場化改革的背景下，逐步建立起了集成各種公共資源交易活動的交易平臺，實現(xiàn)了對公共資源交易項目的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理。在此形勢下，各地區(qū)公共資源交易中心要加強項目檔案管理工作，使項目檔案資料能夠如實反映交易項目的完整過程，為監(jiān)督和調(diào)研公共資源交易項目的實施提供可靠依據(jù)，以確保項目檔案管理適應(yīng)公共資源交易平臺的建設(shè)與發(fā)展需要。

一、公共資源交易項目檔案概述

公共資源交易項目檔案是指在工程建設(shè)項目招標(biāo)投標(biāo)、政府采購、建設(shè)用地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、國有產(chǎn)權(quán)交易等公共資源交易活動中形成的多種形式的資料。在項目檔案管理中，嚴(yán)格遵循“一事一卷”原則，按照公共資源交易活動發(fā)生地以及交易活動發(fā)生的先后順序，由各地區(qū)的公共資源交易中心進行歸檔處理，檔案資料包括紙質(zhì)文件、設(shè)計圖、音視頻、U盤、電子光盤等多種形式。一般情況下，公共資源交易項目檔案的保管期限必須在15年以上，同時還要按照相關(guān)法律法規(guī)細化項目檔案資料的不同類別和不同的保管期限，如開標(biāo)現(xiàn)場的音視頻材料保管不得少于8個月，參與投標(biāo)的未中標(biāo)人文件資料保管期限不得少于1年。公共資源交易中心擁有項目檔案立檔權(quán)，中介代理機構(gòu)可以輔助公共資源交易中心完成交易項目文件的收集、整理和立卷工作，并將全部的檔案資料移交給公共資源交易中心，嚴(yán)禁中介代理機構(gòu)擅自復(fù)制或留存資料，以保證項目檔案資料的安全性。

二、公共資源交易項目檔案管理模式的構(gòu)建策略

（一）構(gòu)建項目檔案精細化管理模式

公共資源交易中心要積極引入精細化管理理念，彌補以往項目檔案管理中的不足，通過構(gòu)建起精細化的項目檔案管理模式，不斷提高項目檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。項目檔案精細化管理模式的構(gòu)建策略如下。

1.規(guī)范檔案整理工作。公共資源交易中心在項目檔案管理中要強化檔案資料的收集整理工作，夯實項目檔案管理基礎(chǔ)。具體做法如下：檔案工作人員要及時收集與項目有關(guān)的資料，如圖紙、紙質(zhì)和電子文件等，并對這些資料進行整理，按順序依次排列，編寫頁碼。在對案卷的頁碼進行編寫時，要保證字跡清晰，易于識別，單獨組卷的封面無須重新編寫頁碼;檔案工作人員要正確填寫案卷的檔案號、保管期限、秘密等級等信息，采用三孔一線的方法，對案卷進行裝訂;檔案管理人員要將封條粘貼在案卷的脊背中段，并保證封條的大小適宜，不得遮蓋字跡;在組卷時，如果資料的厚度過大，可采用單獨組卷的方法，另加封面和封條進行裝訂，不需要額外增加卷內(nèi)目錄，當(dāng)完整的項目組成一卷時，只要有一個封面和目錄即可。

2.加強檔案資料審核。公共資源交易中心項目檔案室要做好檔案資料真實性、完整性、有效性的審核工作，辦理好檔案資料接收手續(xù)，避免在項目檔案管理中出現(xiàn)違法亂紀(jì)行為，為交易項目審查提供重要證據(jù)。具體的審核內(nèi)容如下：項目檔案室要對項目開標(biāo)過程中各項資料原件的有效性進行審核，包括招標(biāo)代理合同、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等;項目檔案室要對項目檔案資料的完整性進行審核，包括簽字蓋章、填寫日期的位置、字跡、圖樣等;項目檔案室要對項目檔案中交易信息的真實性進行審核，看招標(biāo)、中標(biāo)等信息是否依法在指定的媒體上公開;項目檔案室要對項目檔案的歸檔情況進行檢查，看有無修改、偽造和拒不歸檔等情況;項目檔案室要對卷內(nèi)招標(biāo)資料進行審核，看資料是否齊全完整，確認真實有效后，審核人應(yīng)當(dāng)簽字，并按照相關(guān)程序辦理檔案接收手續(xù)，完成檔案接收。

3.規(guī)范檔案保管期限。公共資源交易中心要按照《招投標(biāo)法》《招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》以及《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)做好項目檔案保管工作，針對不同的項目類型細化規(guī)定項目檔案的保管期限。具體如下：可將政府采購類大于等于100萬元、建設(shè)工程類大于等于200萬元和國有建設(shè)用地使用權(quán)、礦產(chǎn)權(quán)出讓以及國有產(chǎn)權(quán)交易等項目的檔案資料，歸入到永久保管之列;可將政府采購類10～100萬元和建設(shè)工程類20～200萬元項目的檔案資料，歸入到30年保管期限之列;可將政府采購類10萬元以下、建設(shè)工程類20萬元以下項目的檔案資料，歸入到15年保管期限之列。通過對不同類型檔案保管期限的規(guī)范，能夠提高檔案管理的工作效率。

4.加強檔案保密工作。公共資源交易中心要建立起項目檔案保密制度體系，避免項目檔案資料出現(xiàn)丟失、損毀等問題。具體做法如下：公共資源交易中心要與檔案工作人員簽訂安全保密協(xié)議，增強檔案工作人員的安全意識;項目檔案室要執(zhí)行檔案資料調(diào)閱利用審批制度，對檔案資料的調(diào)閱進行登記記錄，及時收回逾期調(diào)閱的資料;項目檔案室要在檔案庫房安裝防火防盜報警裝置、溫控濕控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等，完善技防基礎(chǔ)設(shè)施，形成人防、物防和技防于一體的安全防護體系。

（二）構(gòu)建項目檔案電子化管理模式

在全國深化公共資源交易平臺整合共享的背景下，電子化招標(biāo)形式得以普及應(yīng)用，這給項目檔案管理帶來了新的考驗，要求各地區(qū)公共資源交易中心積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”項目檔案管理模式建設(shè)，逐步實現(xiàn)項目檔案無紙化管理。項目檔案電子化管理模式構(gòu)建策略如下。

1.完善電子化管理的基礎(chǔ)設(shè)施。公共資源交易中心要統(tǒng)籌規(guī)劃各項資源，建立起項目檔案管理信息系統(tǒng)，主動接受同級檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，順利完成紙質(zhì)化檔案管理向電子化檔案管理的過渡。中心應(yīng)加大對項目檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的資金投入，購置電腦、掃描儀、刻錄機等硬件設(shè)備，開發(fā)建設(shè)適用于項目檔案管理的專用軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)項目檔案資料的電子化處理。

2.實施紙質(zhì)與電子并軌管理。公共資源交易項目檔案管理應(yīng)實施紙質(zhì)檔案與電子檔案并軌管理模式，充分發(fā)揮出兩者的優(yōu)勢，彌補兩者的不足。在紙質(zhì)檔案管理中，要嚴(yán)格遵循精細化管理的要求開展工作，保證紙質(zhì)檔案資料的安全完整;在電子檔案管理中，檔案工作人員要對紙質(zhì)檔案資料進行掃描存檔，同時還可以借助互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理信息系統(tǒng)上開展檔案工作，及時辦理檔案業(yè)務(wù)，降低檔案管理成本，為檔案資料使用者提供便捷的資料查詢服務(wù)。

3.加強電子檔案備份管理。在項目檔案電子化管理模式下，要將電子檔案備份管理作為管理重點，以保證電子檔案信息安全。具體管理方法如下：項目檔案部要對歸檔的存儲載體進行妥善保管，確保存儲介質(zhì)遠離強磁場、強熱源的區(qū)域，并將存儲介質(zhì)進行獨立存放，控制好存儲空間的環(huán)境溫度和濕度;項目檔案部要根據(jù)電子檔案的重要性進行分級管理，對于普通級的電子檔案存儲介質(zhì)，要采用一式三份的管理方式，分別用于日常查閱、封存保管和異地保存。對于重要級的電子檔案存儲介質(zhì)，要采用一式四份的管理方式，保證其中兩份用于日常查閱，以滿足檔案資料頻繁調(diào)閱的使用需求。

4.加強系統(tǒng)安全管理。公共資源交易中心要加強項目檔案管理系統(tǒng)的安全防范，在計算機設(shè)備上安裝防火墻，并采用入侵檢測技術(shù)、身份認證技術(shù)等技術(shù)，防范非法用戶入侵系統(tǒng)。同時，項目檔案室還要每兩年對電子檔案的有效性進行全面檢查，如果發(fā)現(xiàn)電子檔案存在安全性隱患，則要立即進行處理。

（三）建設(shè)高素質(zhì)項目檔案工作隊伍

在項目檔案管理中，要組建一支責(zé)任心強、業(yè)務(wù)水平高的高素質(zhì)檔案工作隊伍，為提高公共資源交易中心的項目檔案管理水平提供堅實的人力保障。具體措施如下：其一，實施檔案人員委派制度。公共資源交易中心要在招標(biāo)代理機構(gòu)中下派一名檔案人員，由該名檔案人員負責(zé)收集整理招投標(biāo)過程中生成的檔案資料，并負責(zé)與項目檔案室進行溝通聯(lián)系，按照項目檔案室的指示開展工作。下派的檔案人員要盡量穩(wěn)定本職崗位，減少崗位輪換，以免因頻繁的崗位交接影響項目檔案資料的完整性。其二，加強培訓(xùn)。公共資源交易中心要定期安排檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案工作人員掌握有關(guān)公共資源交易的最新法律法規(guī)，豐富檔案工作人員的專業(yè)理論知識，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和實踐能力。其三，強化交流學(xué)習(xí)。項目檔案室要建立起檔案管理交流溝通平臺，如利用互聯(lián)網(wǎng)社交工具建立QQ群、微信群等，方便項目檔案室工作人員交流工作心得和工作經(jīng)驗。同時，項目檔案室還要加強與其他地區(qū)公共資源交易項目檔案室的交流，學(xué)習(xí)先進的檔案管理經(jīng)驗成果，提升本地區(qū)公共資源交易項目檔案管理水平。

三、結(jié)語

總而言之，項目檔案管理是公共資源交易中心的一項重要工作，公共資源交易中心要結(jié)合實際工作需要，構(gòu)建起精細化、電子化的項目檔案管理模式，推進項目檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展。在項目檔案管理中，公共資源交易中心要投入充足資源，完善項目檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)以及人才隊伍建設(shè)，從而實現(xiàn)公共資源交易項目檔案的最大化利用價值。

參考文獻

[1]張宏斌.提升公共資源交易標(biāo)書檔案管理能力的思考[J].城建檔案，2017，（10）：84—86.

[2]劉毅.淺談公共資源交易項目檔案的管理[J].招標(biāo)與投標(biāo)，2018，（4）：104—105.

[3]李佩英.公共資源交易項目檔案的管理與發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（8）：120—121.

[4]汪杰.加快平臺整合步伐切莫存有“戀權(quán)心理”——以公共資源交易項目檔案管理為例[J].招標(biāo)與投標(biāo)，2016，（11）：122—123.

[5]汪杰.談加強公共資源交易項目檔案管理的必要性[J].中國政府采購，2016，（9）：47—48.

[6]汪杰.公共資源交易項目檔案的管理與發(fā)展[J].招標(biāo)與投標(biāo)，2016，（8）：90—91.

[7]周兆瓊.淺談公共資源交易項目檔案的管理[J].卷宗，2018，（36）：45—46.