會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理問題及對(duì)策探討

中審亞太會(huì)計(jì)師事務(wù)所(特殊普通合伙)山東分所 劉延麗

合伙制逐漸成為會(huì)計(jì)師事務(wù)所的主體形式，注冊(cè)會(huì)計(jì)師的職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)加速顯現(xiàn)。會(huì)計(jì)師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案是記錄注冊(cè)會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)的整個(gè)過程，是注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)過程中形成的工作底稿和獲取的資料，同時(shí)業(yè)務(wù)檔案也是會(huì)計(jì)師事務(wù)所面對(duì)法律訴訟免責(zé)的最直接有效證據(jù)，然而由于各方面原因，目前大多數(shù)會(huì)計(jì)師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理還存在諸多問題亟需改善。

1 會(huì)計(jì)師事務(wù)所面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)

近年來，會(huì)計(jì)師事務(wù)所成為被告陷入訴訟案件更是有增無減。其中審計(jì)業(yè)務(wù)和驗(yàn)資業(yè)務(wù)都有可能會(huì)給會(huì)計(jì)師事務(wù)所帶來訴訟風(fēng)險(xiǎn)。比如說某企業(yè)想騙取銀行貸款，這時(shí)銀行通常會(huì)要求貸款人提供資信報(bào)告，會(huì)計(jì)師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)往往成為出具審計(jì)報(bào)告的提供者。貸款，自然需要有很好的業(yè)績(jī)才行，業(yè)績(jī)?cè)胶茫谛乓簿驮蕉唷榱说玫揭环輧?yōu)質(zhì)的資信報(bào)告，企業(yè)就會(huì)利用較高的審計(jì)費(fèi)誘惑會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具虛假的審計(jì)報(bào)告。我國(guó)國(guó)度最大的優(yōu)點(diǎn)在于哪里有需求，哪里就有服務(wù)，好的、壞的均如此。等到貸款到期，企業(yè)無力償還，銀行就會(huì)將企業(yè)和會(huì)計(jì)師事務(wù)一并告上法庭，要求其承擔(dān)民事賠償責(zé)任，比如山東萬寶集團(tuán)案，日照某會(huì)計(jì)師事務(wù)所因此作為第二被告要求承擔(dān)民事賠償責(zé)任。

除了騙取銀行貸款外，還可能會(huì)為了誘導(dǎo)投資者購買股票出具不實(shí)審計(jì)報(bào)告，結(jié)果因股票暴跌而被股民索賠，為其承擔(dān)審計(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所除了要承擔(dān)民事賠償責(zé)任外還會(huì)被證監(jiān)會(huì)處以高額的罰款。比如早期的山登事件，安永會(huì)計(jì)師事務(wù)所因綜合利用舞弊伎倆，編造虛假會(huì)計(jì)信息，給山登公司股東造成嚴(yán)重?fù)p失，最終向其支付高額賠款，損失極其慘重；再比如近期的佳電股份、康美藥業(yè)等。

驗(yàn)資業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)也是不可忽視的，有一些不軌之徒為了騙取錢財(cái)，通過成立虛假公司，進(jìn)行虛假交易。在進(jìn)行公司注冊(cè)時(shí)，實(shí)收資本通過聯(lián)營(yíng)企業(yè)拆借，然而拆借來的商品并沒有實(shí)際進(jìn)入企業(yè)，采取無本經(jīng)營(yíng)，然后再找一家會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具驗(yàn)資報(bào)告，并給予較高的驗(yàn)資費(fèi)用。一旦皮包公司詐騙成功，被騙者找不到對(duì)方，就會(huì)將出具驗(yàn)資報(bào)告的會(huì)計(jì)師事務(wù)所告上法庭要求其承擔(dān)民事賠償責(zé)任，這種案例時(shí)有發(fā)生。比如20世紀(jì)90年代的四川德陽驗(yàn)資案，四川德陽會(huì)計(jì)師事務(wù)所就被作為第二被告要求承擔(dān)民事賠償責(zé)任，最終，德陽市中級(jí)人民法院判決德陽會(huì)計(jì)師事務(wù)所賠償原告4.6萬元。

注冊(cè)會(huì)計(jì)師在職業(yè)活動(dòng)中獲知的涉密信息負(fù)有保密義務(wù)，比如說被審計(jì)單位的客戶名單、貨源情報(bào)、產(chǎn)銷策略、生產(chǎn)配方、工藝流程、設(shè)計(jì)圖紙以及管理模式等，在會(huì)計(jì)師事務(wù)所工作的注冊(cè)會(huì)計(jì)師沒有取得被審計(jì)單位同意的情況下不得泄露客戶的涉密信息，一旦涉密信息被泄露或者被利用，就會(huì)給被審計(jì)單位造成嚴(yán)重的損失，再找出泄露源頭后，被審計(jì)單位就會(huì)向會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行索賠。

由此可見，當(dāng)財(cái)務(wù)舞弊事件被發(fā)現(xiàn)時(shí)，會(huì)計(jì)師事務(wù)所必然會(huì)被牽涉其中，影響其發(fā)展前景。會(huì)計(jì)師事務(wù)所多數(shù)不能免責(zé)的主要原因是關(guān)鍵審計(jì)程序執(zhí)行不到位，沒有獲取足夠的證據(jù)支持其審計(jì)或驗(yàn)資結(jié)論。因此，事務(wù)所務(wù)必要做到關(guān)鍵審計(jì)程序執(zhí)行到位，保持應(yīng)有的職業(yè)謹(jǐn)慎和良好的職業(yè)操守。其中，需要特別關(guān)注的審計(jì)程序至少包括以下幾項(xiàng)：函證、監(jiān)盤、貨幣資金檢查、小心預(yù)付賬款和在建工程陷阱、關(guān)注主要資產(chǎn)減值跡象、關(guān)注擔(dān)保訴訟等或有負(fù)債情況、關(guān)注收入如何確認(rèn)等。當(dāng)審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后將審計(jì)資料完整、有序地進(jìn)行整理歸檔，一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，如果業(yè)務(wù)檔案中記載的關(guān)鍵審計(jì)程序執(zhí)行到位，并獲取了足夠的資料驗(yàn)證審計(jì)結(jié)論，在訴論過程中就會(huì)為會(huì)計(jì)師事務(wù)所減輕責(zé)任。

2 會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理中存在的問題

我國(guó)自第一家會(huì)計(jì)師事務(wù)所成立到現(xiàn)在將近40年時(shí)間，會(huì)計(jì)師事務(wù)所業(yè)務(wù)日益復(fù)雜，檔案管理制度日益進(jìn)步，但是還存在著一些不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 對(duì)于檔案管理不夠重視，投入不足

注冊(cè)會(huì)計(jì)師在職業(yè)活動(dòng)中，往往更注重經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)耗時(shí)耗力的檔案管理不夠重視，比如一些規(guī)模較小的會(huì)計(jì)師事務(wù)所工作人員較少，更別說有專門的檔案管理人員看管，沒有專門的檔案室，檔案沒有編碼隨意存放在檔案柜里。隨著事務(wù)所業(yè)務(wù)日益增加，檔案柜不能滿足檔案存放的需求，檔案開始隨意堆放，有些事務(wù)所辦公室設(shè)施陳舊，防火、防潮、防腐、防蟲、防盜做的不到位，很容易造成會(huì)計(jì)檔案的毀損滅失，這就給檔案帶來了安全隱患，給后期的檢查是極為不利的。

2.2 檔案歸集不及時(shí)以及檔案管理內(nèi)控不規(guī)范

上半年通常是會(huì)計(jì)師事務(wù)所的繁忙季節(jié)，有些事務(wù)所只重視出具審計(jì)報(bào)告，而忽視了審計(jì)工作底稿的整理歸集工作，往往等到下半年業(yè)務(wù)不忙時(shí)才開始抽出時(shí)間整理工作底稿，由于時(shí)間相隔太長(zhǎng)，在整理歸集資料時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)缺少審計(jì)證據(jù)的情況，比如說關(guān)鍵詢證函、企業(yè)銀行開戶清單不見了，企業(yè)銀行對(duì)賬單不全，某重要資產(chǎn)的監(jiān)盤表找不到了，征信報(bào)告、重要的合同以及企業(yè)房屋土地產(chǎn)權(quán)證車輛行駛證等重要資料沒有復(fù)印，企業(yè)未申報(bào)表、管理層聲明書沒有加蓋被審計(jì)單位的公章，由于補(bǔ)得資料太多了，找被審計(jì)單位重新提供又覺得不太好意思，聽之任之，有多少就整理多少，沒有的也就算了。還有的會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理內(nèi)控也不健全，對(duì)檔案的借閱沒有進(jìn)行登記，檔案目錄中記載了具體檔案內(nèi)容，但是在隨后的借閱過程中有人忘記歸還，因?yàn)闆]有專人進(jìn)行檔案管理沒有借閱記錄，結(jié)果不知道什么時(shí)間哪個(gè)環(huán)節(jié)把檔案弄丟了。有時(shí)注冊(cè)會(huì)計(jì)師在整理工作底稿時(shí)會(huì)將一些自相矛盾的審計(jì)證據(jù)一同保存，比如被審計(jì)單位賬上有房屋建筑物，可是獲得的房屋建筑物權(quán)屬證上權(quán)屬人不是被審計(jì)單位，再比如，本期收入的確認(rèn)，可是出庫單之類的審計(jì)證據(jù)顯示的日期不是本期。這些無疑自己打自己嘴巴，存在著很大的隱患。

2.3 業(yè)務(wù)檔案管理模式傳統(tǒng)化

目前還是有很有的會(huì)計(jì)師事務(wù)所在業(yè)務(wù)檔案管理上比較傳統(tǒng)化，業(yè)務(wù)完成后將工作底稿、其他需要保存的相關(guān)資料一并收集、整理和裝訂成冊(cè)，然后再送到檔案管理部門進(jìn)行歸檔。日后進(jìn)行檔案查閱，往往還要經(jīng)過層層審批和授權(quán)，查閱人才能到檔案部查閱檔案，檔案管理人員還要通過檔案類別，歸檔年限，目錄才能找出要查詢的檔案，整個(gè)查詢過程相當(dāng)繁瑣，查詢效率非常低，這給檔案的查閱和利用帶來了很大的阻礙。業(yè)務(wù)檔案還可能會(huì)因管理不善造成檔案毀損而蒙受損失。隨著事務(wù)所業(yè)務(wù)日益增加，現(xiàn)有的檔案儲(chǔ)存空間難以滿足紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存需求，有些事務(wù)所在黃金地段，租金很高，為了滿足紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存需求，租賃偏遠(yuǎn)的倉庫或者讓當(dāng)?shù)氐谋９軝C(jī)構(gòu)代為保管，不但增加了事務(wù)所的儲(chǔ)存成本，還會(huì)給后期的查閱工作帶來更大的不便，甚至還有可能導(dǎo)致部分紙質(zhì)檔案缺失。

3 會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理問題的改善對(duì)策

注冊(cè)會(huì)計(jì)師如何在職業(yè)活動(dòng)中化解所遇到的風(fēng)險(xiǎn)，這除了要加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)以外，還要重視檔案管理，我們針對(duì)目前會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理存在的一些問題提出如下建議。

3.1 重視檔案管理

業(yè)務(wù)檔案關(guān)乎于會(huì)計(jì)師事務(wù)所的生死存亡，被業(yè)內(nèi)人士稱為“救命的稻草繩”，因此每個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所都應(yīng)該制定規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案內(nèi)控管理，設(shè)置專門的檔案室，做好防火防潮、防腐、防蟲、防盜等工作，比如檔案室里配有滅火器等安全設(shè)施。對(duì)檔案編目、分門別類的存放，整理、保管有專門的人負(fù)責(zé)，接收、移交、保管、查閱、銷毀等作出詳細(xì)的規(guī)定，防止檔案毀損或者泄露。

3.2 及時(shí)歸檔，加強(qiáng)檔案管理的工作規(guī)范

注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)過程中，往往會(huì)帶幾個(gè)助理人員一起進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，現(xiàn)場(chǎng)的搜集資料工作就交給助理去做，為了規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，注冊(cè)會(huì)計(jì)師在職業(yè)活動(dòng)中，對(duì)有些證據(jù)一定要親自獲取，比如詢證函，注冊(cè)會(huì)計(jì)師要親自郵寄，回函直接郵寄至?xí)?jì)師事務(wù)所，不得經(jīng)被審計(jì)單位之手，曾有家會(huì)計(jì)師事務(wù)所在做審計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，銀行詢證函由被審計(jì)單位去函，被審計(jì)單位與銀行串通舞弊，在詢證函上蓋假章，后來成為訴訟案件，在訴訟中會(huì)計(jì)師事務(wù)所承擔(dān)連帶責(zé)任。項(xiàng)目完成后，助理人員在現(xiàn)場(chǎng)把工作底稿打印出來，并將搜集的資料一并整理成冊(cè)，及時(shí)歸檔避免了相隔時(shí)間久遺漏一些重要資料，整個(gè)過程都需要注冊(cè)會(huì)計(jì)師指導(dǎo)檢查復(fù)核。其中對(duì)一些重要的資料，比如銀行詢證函、對(duì)賬單、房屋土地產(chǎn)權(quán)證、征信報(bào)告、應(yīng)收賬款詢證函以及對(duì)應(yīng)的重要客戶收入詢證函、大額購銷合同等，必須重點(diǎn)保存；對(duì)驗(yàn)資業(yè)務(wù)中資本投入單據(jù)，也必須重點(diǎn)保存。另外對(duì)一些自相矛盾的資料核實(shí)原因，甄別取舍，不要對(duì)自相矛盾的證據(jù)一并保存，以免自己打自己的臉。

3.3 建立實(shí)施信息化業(yè)務(wù)檔案管理模式

在信息技術(shù)快速發(fā)展的新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高度普及，信息化的檔案管理模式似乎更適合這個(gè)時(shí)代。查閱者想查閱以前的檔案卷宗，只要經(jīng)過授權(quán)隨時(shí)隨地在檔案管理信息平臺(tái)上輸入密碼，就可以查閱某項(xiàng)目的檔案卷宗，檔案利用和查找就變得高效快捷。信息化檔案管理還可避免了傳統(tǒng)管理模式下超大容量?jī)?chǔ)存空間的問題，大大節(jié)約了儲(chǔ)存成本。在信息化檔案管理模式下，隨著項(xiàng)目組對(duì)項(xiàng)目的開展，將搜集的資料錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)識(shí)別后對(duì)其進(jìn)行分類、匯總、快速歸檔，解決了傳統(tǒng)信息檔案管理模式下會(huì)計(jì)師事務(wù)所在上半年年審的忙季不能將業(yè)務(wù)底稿及時(shí)歸檔的問題。在保證了審計(jì)檔案真實(shí)性、完整性的基礎(chǔ)上還要保障審計(jì)檔案的保密性，這就對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性有了很高的要求，必然要借助于可靠的加密技術(shù)。在信息檔案管理模式的初期，可以將兩種模式共存，待條件成熟，徹底實(shí)現(xiàn)了無紙化的信息檔案管理模式。

4 結(jié)語

綜上所述，業(yè)務(wù)檔案記載了注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)過程中是否保持了其應(yīng)有的職業(yè)謹(jǐn)慎，關(guān)鍵審計(jì)程序執(zhí)行的是否到位，業(yè)務(wù)檔案管理也是非常重要的，其質(zhì)量直接影響了注冊(cè)會(huì)計(jì)師的命運(yùn)。會(huì)計(jì)師事務(wù)所應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)，加大對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理的投入，完善其內(nèi)控制度，引入信息化技術(shù)管理業(yè)務(wù)檔案。總之，注冊(cè)會(huì)計(jì)師在職業(yè)活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)檔案與會(huì)計(jì)師事務(wù)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)有很大的關(guān)系，除了要保證業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量外，還要重視業(yè)務(wù)檔案的保管工作，一旦遇到訴訟案件，會(huì)為會(huì)計(jì)師事務(wù)所減輕其責(zé)任，減少損失。